Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku

Zmiany przepisów ustawy z dnia 7 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19 obowiązują od 9 października 2020 i pozwalają na przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku.

Niniejszy artykuł „Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku”, to już #10 artykuł, który powstał w ramach serii ,,Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym” dzięki współpracy z iPersonel.

Z treści artykułu dowiesz się:

na czym polega przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku
w jaki sposób ustalić wysokość zasiłku
czy konieczne jest złożenie wniosku do pracodawcy

Na mocy tych przepisów podstawa wymiaru świadczeń przysługujących osobom spełniającym opisane poniżej warunki za okres przed dniem 9 października 2020 r. podlega ponownemu przeliczeniu podstawy wymiaru zasiłku na wniosek świadczeniobiorcy, czyli pracownika albo zleceniobiorcy o ile świadczenie wypłacone w wysokości obliczonej z uwzględnieniem art. 40 ustawy zasiłkowej jest niższe niż świadczenie ustalone z wyłączeniem stosowania tego przepisu.

Art. 40 ustawy zasiłkowej stanowi, że w razie zmiany wymiaru czasu pracy:
– w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy
albo
– w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy
podstawę wymiaru zasiłku
ustala się wyłącznie na podstawie wynagrodzenia ustalonego dla nowego wymiaru czasu pracy.

Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku

Nowe przepisy dotyczą osób, którym pracodawca:

obniżył wymiar czasu pracy na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zwanej dalej „ustawą o COVID-19”
wprowadził na podstawie ustawy o COVID-19 mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

Gdy tym osobom ustala się podstawę wymiaru świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, przyjmuje się podstawę wymiaru zasiłku sprzed zmiany czasu pracy, jeżeli:

pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia w okresie wcześniej pobieranego zasiłku

oraz

między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

Wobec tych osób nie stosuje się art. 40 ustawy zasiłkowej, czyli dla tych osób podstawa wymiaru zasiłku nie jest ustalana się na nowo. Przyjmuje się dla nich podstawę wymiaru obliczoną dla wcześniejszego zasiłku.

Wysokość zasiłku

Osoby, wobec których pracodawcy zastosowali ww. przepisy ustawy o COVID-19 mogą wystąpić o przeliczenie już wypłaconych zasiłków. Mają do tego prawo, jeżeli świadczenia te obliczono na podstawie nowego wynagrodzenia, obniżonego w związku z COVID-19, i wypłacono zasiłek na podstawie dotychczasowych przepisów niższy niż zasiłek ustalony zgodnie z nowymi przepisami.

W praktyce, w przypadku, gdy zatrudnionym zmieniono wymiaru czasu pracy na podstawie ustawy antykryzysowej, podstawę wymiaru należnego im wynagrodzenia chorobowego/zasiłku wylicza się tak, jakby tej zmiany nie było.

Przykład

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy od 15.03.2020 r. do 31.08.2020 przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca wypłacał pracownicy zasiłek chorobowy. Od dnia 15.05.2020 do dnia 31.07.2020, na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19 został obniżony wymiar czasu pracy dla wszystkich pracowników do wymiaru 0,8 etatu. W dniu 16.06.2020 pracownica urodziła dziecko. Pracodawca za okres od 15.03.2020 do 15.06.2020 wypłacał pracownicy zasiłek chorobowy obliczony z pełnego wymiaru etatu. Od dnia 16.06.2020, czyli od dnia urodzenia dziecka zmienia się wprawdzie rodzaj wypłacanego świadczenia, ale z uwagi na art. 31zy13 ustawy o COVID-19 nie dokonuje się przeliczenia podstawy zasiłku i nadal od 16.06.2020 r. zasiłek powinien być wypłacany z pełnego wymiaru etatu.

Art. 31zy13.  Ustawy o COVID-19
[Ustalanie podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w przypadku osób, którym obniżono wymiar czasu pracy lub którym wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia]
1.  Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przysługujących osobom, którym obniżono wymiar czasu pracy na podstawie art. 15g, oraz osobom, którym na podstawie art. 15zf wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, nie stosuje się przepisu art. 40 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, jeżeli:
1) obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło w okresie wcześniej pobieranego zasiłku oraz
2) między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.
2.  Przepis ust. 1 stosuje się również do osób, którym obniżono wymiar czasu pracy na podstawie art. 15gb.
3.  Przepis ust. 1 stosuje się również do osób, którym na podstawie art. 15zzzzzo ust. 2 obniżono wymiar czasu pracy lub wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z podstawy nawiązania stosunku pracy.
4.  Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przypadającego w okresie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, o których mowa w ust. 1-3:
1) warunku, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się;
2) nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy lub mniej korzystnych warunków zatrudnienia, o których mowa w ust. 1-3.

Wniosek świadczeniobiorcy

Aby można było przeliczyć podstawę wymiaru świadczeń, świadczeniobiorca musi złożyć wniosek.

Wniosek powinien złożyć do:

pracodawcy – jeśli jest on uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom,
ZUS – jeśli zasiłek wypłacał ZUS, gdyż pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom.

Nie ma sformalizowanego wzoru wniosku. Wystarczy, żeby świadczeniobiorca napisał, że występuje o przeliczenie wcześniej wypłaconego zasiłku, niższego w związku z obniżonym wymiarem czasu pracy.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek taki może być złożony na portalu PUE ZUS przy wykorzystaniu wniosku ZAS-58 Skarga/Wniosek świadczeniobiorcy/ płatnika składek w sprawie świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego. Instrukcja ZUS.

Potrzebne będzie także potwierdzenie od pracodawcy, że obniżenie wymiaru czasu pracy nastąpiło na podstawie przepisów ustawy o COVID-19.

Wniosek może być także złożony do pracodawcy, który powinien niezwłocznie przekazać ten wniosek do ZUS. W tym celu na portalu PUE ZUS może również skorzystać z formularza ZAS-58, dołączając do niego skan wniosku.

Przykład

Pracownica była zatrudniona na ¾ etatu do 26.10.2020. Od 27.10.2020 wymiar czasu pracy uległ zmianie na ½ etatu. Pracownica chorowała od 18.10.2020 do 31.10.2020 (była do pierwsza niezdolność do pracy w 2020).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego:

1) przypadającego od 18.10.2020 do 26.10.2020, stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2019 do września 2020:

2) przypadającego od 27.10.2020 do 31.10.2020, stanowiło po uzupełnieniu wynagrodzenie za październik, przysługujące z tytułu zatrudnienia w wymiarze ½ etatu.

Nawet gdyby zmiana wymiaru etatu został wprowadzona na podstawie przepisów ustawy z 2.03.2020 COVID-19, przepis art. 31zy(13) nie znajduje tutaj zastosowania ze względu na to, że obniżenie wymiaru etatu nie nastąpiło w okresie wcześniej pobieranego zasiłku.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownicy uległ zmianie na podstawie przepisów o COVID-19. Porozumienie zawarte z pracownikami dotyczyło okresu od 1.05.2020 do 31.07.2020.

Od 1.05.2020 wymiar etatu został obniżony do 39/40 etatu.

Od 1.08.2020 pracownica wróciła do pracy w pełnym wymiarze etatu.

Pracownica zachorowała od 30.03.2020(kod B) zatem podstawę wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne wynagrodzenie obliczone z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Wysokość wynagrodzenia pracownicy wynosiła 3000 zł brutto. Dodatkowo pracownica otrzymywała wysokie premie w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed rozpoczęciem niezdolności do pracy spowodowanej chorobą w ciąży.

Od 3.09.2020 pracownica rozpoczęła korzystanie z urlopu macierzyńskiego. W związku ze zmianą etatu i zmianą rodzaju zasiłku podstawa zasiłku została przeliczona ponownie z podstawy wynagrodzenia za wrzesień (3000 brutto), bez uwzględnienia premii, w wyniku czego podstawa zasiłku bardzo się obniżyła.

Przykład

Pracownica w ciąży chorowała nieprzerwanie od 30.03.2020 do 2.09.2020. Dnia 3.09.2020 pracownica urodziła nabywając prawo do zasiłku macierzyńskiego.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 30.03.2020 do 2.09.2020 stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od marca 2019 do lutego 2020.

Natomiast podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego stanowiło po uzupełnieniu wynagrodzenie za wrzesień 2020.

Jeśli wypłacony zasiłek macierzyński jest niższy niż zasiłek macierzyński ustalony zgodnie z art. 31zy(13) ustawy z 2.03.2020, (np. z powodu nieuwzględnienia premii), podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego, na wniosek pracownicy podlega ponownemu przeliczeniu, zgodnie z przepisami art. 25 ustawy z 7.09.2020 o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom Covid-19. W przedstawionym przypadku obniżenie wymiaru etatu lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło w trakcie pobierania zasiłku chorobowego, a ponadto pomiędzy okresem pobierania zasiłku chorobowego i zasiłku macierzyńskiego nie było przerwy.

Kadry w pigułce & iPersonel

Czy znasz nasz cykl artykułów ,,Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym”? Tworzymy dla Ciebie treści, które pozwolą Ci uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami w dziale HR – zwłaszcza w trakcie naliczania wynagrodzenia. W artykułach znajdziesz rady, wyjaśnienia, przykłady, przydatne narzędzia oraz informacje na temat zmian prawnych. Sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy.

Zachęcamy również do obejrzenia filmiku na YouTube ,,Podstawa wymiaru zasiłku a zmiana etatu – nowe przepisy”

Jakie zagadnienia chciałbyś zobaczyć w kolejnych artykułach?
Jeśli masz propozycję tematów i chcesz poznać daną problematykę nieco bliżej – napisz.

Jesteśmy po to, by pomóc Ci w dziale HR. Chcemy sprawić, by Twoja praca nie kojarzyła się z nerwowym naliczaniem listy płac każdego miesiąca.

iPersonel to oprogramowanie HR, które wspomaga kompleksowe zarządzanie kadrami i płacami. Z rozwiązania korzyści czerpią pracodawcy, działy HR, jak i sami pracownicy. Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego zapewnia automatyzację wszelkich procesów i sprawia, że pracownicy nie wyobrażają sobie powrotu do poprzednich praktyk, związanych z ręcznych przepisywaniem danych, szukaniem dokumentów w archiwum, czy ich bezpośrednim przepisywaniem. Oprogramowanie HR ułatwia także proces naliczania wynagrodzenia. W dziale HR zawsze znajdą się przypadki, którym poświęca się więcej czasu, by pracownicy otrzymali odpowiednią pensję, prawda? Choroby, nadgodziny, delegacje, godziny nocne, składki PPK – występuje cała gama składników, mających wpływ na wysokość wynagrodzenia. W iPersonel wystarczy, że raz zdefiniujesz składniki płacowe, by w kolejnych miesiącach pensje naliczały się praktycznie automatycznie. Korzyści? Nie tracisz czasu na analizę konkretnych przypadków i masz pewność, że pracownik otrzymał takie wynagrodzenie, jakie powinien.