Podróż służbowa w czasie epidemii
Podróż służbowa w czasie epidemii to #18 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym. Razem z iPersonel zabierzemy Cię w podróż po przepisach prawnych z przystankami na praktyczne przykłady i wyliczenia. Zaczynajmy!
Czy podróż służbowa w czasie epidemii jest konieczna?
Cechą charakterystyczną wyjazdu służbowego, zwanego potocznie podróżą służbową jest jego incydentalność. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy czy też zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Stan epidemii i zagrożenie zarażeniem COVID-19 powoduje, że ilość podróży służbowych gwałtownie spada. Jednak zdarza się, że ze względu na obejmowane stanowisko, pracownik jest zmuszony do jej odbycia choćby w celu wzięcia udziału w spotkaniu biznesowym.
Podróż służbowa w czasie epidemii
Pracodawca jest organizatorem pracy w zakładzie pracy. Na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek wywiązania się z wydanego polecenia służbowego, jeśli nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy. Jednym z takich poleceń może być odbycie przez pracownika podróży służbowej. W trakcie pandemii przemieszczanie się i korzystanie z noclegu czy posiłków, np. w hotelu jest utrudnione, ale nie jest zabronione. Podróż służbowa w czasie epidemii to podróż, która powinna odbywać się zachowaniem wszelkich norm i zasad bezpieczeństwa, które mają służyć ochronie siebie, ale także personelu i jego rodzin.
Zgoda pracownika na podróż służbową w czasie epidemii
Obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń pracodawcy, jeśli nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy. Co do zasady pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika, jeśli chce zobowiązać go do odbycia podróży służbowej.
Istnieją jednak dwa wyjątki od tej reguły.
W stosunku do:
- pracownic w ciąży oraz
- pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4
pracodawca musi uzyskać zgodę na odbycie podróży służbowej.
Należności z tytułu podróży służbowej w czasie epidemii
Podróż służbowa składa się z dwóch elementów:
- czasu przejazdu z miejsca stałego wykonywania pracy do miejsca wykonania zadań służbowych,
- czasu wykonywania tych zadań, który jest zaliczany do czasu pracy.
W zakresie czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań w podróży służbowej i powrotu z tej podróży, do czasu pracy należy zaliczyć tylko czas pokrywający się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy pracownika.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie podróży służbowej zgodnie z przepisami. Sprawdź, w jaki sposób rozliczyć dietę oraz składki ZUS w przypadku podróży służbowej.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej muszą zostać zwrócone pracownikowi. Dotyczy to zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej.
Więcej informacji:
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podroży służbowej
W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca może wskazać korzystniejsze aniżeli wynikające z przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi. Pracodawca ma obowiązek określić je w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Przykłady rozliczania podróży służbowej
Jeśli w trakcie podróży służbowej wykonywanie zadania przekroczy rozkładowe godziny pracownika, to wystąpi praca nadliczbowa opłacana normalnym wynagrodzeniem i stosownymi dodatkami.
Przykład 1
Pracownik pracuje w godzinach 9.00-17.00, od poniedziałku do piątku. Pracownik otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej. Po wykonaniu zadania służbowego pracownik powrócił do domu między 22.00-23.00.
Jeżeli pracownik w dniu wyjazdu w podróż służbową faktycznie wykonywał pracę po godzinie 17.00 w dniu „roboczym”, (w większości przypadków będą to dni poniedziałku do piątku, choć w zakładzie pracy inny dzień może zostać wyznaczony jako dzień wolny z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy) w tym w trakcie podróży powrotnej do domu, to pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę oraz oddać czas wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze 1:1 na wniosek pracownika lub w wymiarze 1:1,5 bez wniosku pracownika. Jeśli udzielenie pracownikowi czasu wolnego jest niemożliwe, konieczna staje się wypłata 50% dodatku za każdą przepracowaną godzinę ponad obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy.
Sprawdź, w jaki sposób rozliczać godziny nadliczbowe w podróży służbowej.
Cykl artykułów o podróżach służbowych
Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym
Jeśli chcesz więcej informacji na temat podróży służbowych – jesteś w dobrym miejscu. Razem z iPersonel przygotowaliśmy dla Ciebie cykl artykułów na ten temat.
Serię zaczęliśmy od tego, co sprawia często wiele problemów, a mianowicie od ustalenia czasu pracy w podróży służbowej. Czy czas dojazdu i powrotu jest czasem pracy? Sprawdź.
Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania
Jeżeli chcesz wiedzieć, kiedy musisz odprowadzić podatek i składki ZUS od diety, a kiedy możesz liczyć na zwolnienie, przejdź do poniższego artykułu.
Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS
Pracownik, który uda się w podróż służbową własnym samochodem, może liczyć na zwrot kosztów. Konieczne jest jednak uzyskania zgody pracodawcy i podpisanie odpowiedniego porozumienia. Jak ustalić koszty użytkowania samochodu w krajowej i zagranicznej podróży służbowej? W jaki sposób wyliczyć ryczałt? Jakie są maksymalne stawki za kilometr? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej
Podróż służbowa czy oddelegowanie? Wyjaśniamy, jakie warunki muszą być spełnione, by odpowiednio zakwalifikować wyjazd służbowy. Różnienie jest istotne, ponieważ ma swoje skutki na gruncie prawa pracy i prawa podatkowego.
Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice
Masz pomysł na kolejny niefortunny przypadek w dziale HR? Zgłoś go!
Razem z iPersonel czekamy na wszelkie zgłoszenia. Warto napisać to, z czym się zmagasz, ponieważ może to właśnie Twój skomplikowany przypadek będzie tematem kolejnego artykułu. Rozgrywka trwa w naszych mediach społecznościowych. Zasady są proste: wygrywa najtrudniejszy przypadek.
System kadrowo-płacowy iPersonel
Razem z iPersonel zapewniamy Ci wsparcie w HR – merytoryczne oraz techniczne.
Na bieżąco tworzymy dla Ciebie treści, które umożliwiają zrozumienie skomplikowanych przepisów prawa pracy. Znajdziesz je na tym blogu, a także w bazie wiedzy iPersonel.
A jeśli chcesz wiedzieć, jak system kadrowo-płacowy iPersonel może ułatwić Twoją pracę w dziale HR – umów się na prezentację. Dedykowany opiekun przedstawi Ci wszystkie funkcje i możliwości oprogramowania. Omówisz z nim także wszystkie swoje potrzeby i wymagania.
Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania
#15 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym „Podróż służbowa...
Podróż służbowa a oddelegowanie
Może zdarzyć się tak, że będziemy wykonywać pracę poza miejscem stałego,...
Nadgodziny w podróży służbowej
Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym #14: nadgodziny...