Podróż służbowa w czasie epidemii

Podróż służbowa w czasie epidemii to #18 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym. Razem z iPersonel zabierzemy Cię w podróż po przepisach prawnych z przystankami na praktyczne przykłady i wyliczenia. Zaczynajmy!

Czy podróż służbowa w czasie epidemii jest konieczna?

Cechą charakterystyczną wyjazdu służbowego, zwanego potocznie podróżą służbową jest jego incydentalność. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy czy też zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Stan epidemii i zagrożenie zarażeniem COVID-19 powoduje, że ilość podróży służbowych gwałtownie spada. Jednak zdarza się, że ze względu na obejmowane stanowisko, pracownik jest zmuszony do jej odbycia choćby w celu wzięcia udziału w spotkaniu biznesowym. 

Podróż służbowa w czasie epidemii

Pracodawca jest organizatorem pracy w zakładzie pracy. Na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek wywiązania się z wydanego polecenia służbowego, jeśli nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy. Jednym z takich poleceń może być odbycie przez pracownika podróży służbowej. W trakcie pandemii przemieszczanie się i korzystanie z noclegu czy posiłków, np. w hotelu jest utrudnione, ale nie jest zabronione. Podróż służbowa w czasie epidemii to podróż, która powinna odbywać się zachowaniem wszelkich norm i zasad bezpieczeństwa, które mają służyć ochronie siebie, ale także personelu i jego rodzin.

Zgoda pracownika na podróż służbową w czasie epidemii

Obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń pracodawcy, jeśli nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy. Co do zasady pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika, jeśli chce zobowiązać go do odbycia podróży służbowej.

Istnieją jednak dwa wyjątki od tej reguły.

W stosunku do:

• pracownic w ciąży oraz 
• pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4

pracodawca musi uzyskać zgodę na odbycie podróży służbowej.

Należności z tytułu podróży służbowej w czasie epidemii

Podróż służbowa składa się z dwóch elementów:

• czasu przejazdu z miejsca stałego wykonywania pracy do miejsca wykonania zadań służbowych,
• czasu wykonywania tych zadań, który jest zaliczany do czasu pracy.

W zakresie czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań w podróży służbowej i powrotu z tej podróży, do czasu pracy należy zaliczyć tylko czas pokrywający się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy pracownika.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;
2) zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie podróży służbowej zgodnie z przepisami. Sprawdź, w jaki sposób rozliczyć dietę oraz składki ZUS w przypadku podróży służbowej.

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej muszą zostać zwrócone pracownikowi. Dotyczy to zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej.

Więcej informacji:

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podroży służbowej

W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca może wskazać korzystniejsze aniżeli wynikające z przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi. Pracodawca ma obowiązek określić je w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. 

Przykłady rozliczania podróży służbowej

Jeśli w trakcie podróży służbowej wykonywanie zadania przekroczy rozkładowe godziny pracownika, to wystąpi praca nadliczbowa opłacana normalnym wynagrodzeniem i stosownymi dodatkami.

Przykład 1

Pracownik pracuje w godzinach 9.00-17.00, od poniedziałku do piątku. Pracownik otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej. Po wykonaniu zadania służbowego pracownik powrócił do domu między 22.00-23.00.

Jeżeli pracownik w dniu wyjazdu w podróż służbową faktycznie wykonywał pracę po godzinie 17.00 w dniu „roboczym”, (w większości przypadków będą to dni poniedziałku do piątku, choć w zakładzie pracy inny dzień może zostać wyznaczony jako dzień wolny z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy) w tym w trakcie podróży powrotnej do domu, to pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę oraz oddać czas wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze 1:1 na wniosek pracownika lub w wymiarze 1:1,5 bez wniosku pracownika. Jeśli udzielenie pracownikowi czasu wolnego jest niemożliwe, konieczna staje się wypłata 50% dodatku za każdą przepracowaną godzinę ponad obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy.

Sprawdź, w jaki sposób rozliczać godziny nadliczbowe w podróży służbowej.

Cykl artykułów o podróżach służbowych

Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym

Jeśli chcesz więcej informacji na temat podróży służbowych – jesteś w dobrym miejscu. Razem z iPersonel przygotowaliśmy dla Ciebie cykl artykułów na ten temat. 

Serię zaczęliśmy od tego, co sprawia często wiele problemów, a mianowicie od ustalenia czasu pracy w podróży służbowej. Czy czas dojazdu i powrotu jest czasem pracy? Sprawdź. 

Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania

Jeżeli chcesz wiedzieć, kiedy musisz odprowadzić podatek i składki ZUS od diety, a kiedy możesz liczyć na zwolnienie, przejdź do poniższego artykułu. 

Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS 

Pracownik, który uda się w podróż służbową własnym samochodem, może liczyć na zwrot kosztów. Konieczne jest jednak uzyskania zgody pracodawcy i podpisanie odpowiedniego porozumienia. Jak ustalić koszty użytkowania samochodu w krajowej i zagranicznej podróży służbowej? W jaki sposób wyliczyć ryczałt? Jakie są maksymalne stawki za kilometr? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule. 

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej

Podróż służbowa czy oddelegowanie? Wyjaśniamy, jakie warunki muszą być spełnione, by odpowiednio zakwalifikować wyjazd służbowy. Różnienie jest istotne, ponieważ ma swoje skutki na gruncie prawa pracy i prawa podatkowego.

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Masz pomysł na kolejny niefortunny przypadek w dziale HR? Zgłoś go! 

Razem z iPersonel czekamy na wszelkie zgłoszenia. Warto napisać to, z czym się zmagasz, ponieważ może to właśnie Twój skomplikowany przypadek będzie tematem kolejnego artykułu. Rozgrywka trwa w naszych mediach społecznościowych. Zasady są proste: wygrywa najtrudniejszy przypadek. 

System kadrowo-płacowy iPersonel

Razem z iPersonel zapewniamy Ci wsparcie w HR – merytoryczne oraz techniczne.

Na bieżąco tworzymy dla Ciebie treści, które umożliwiają zrozumienie skomplikowanych przepisów prawa pracy. Znajdziesz je na tym blogu, a także w bazie wiedzy iPersonel. 

A jeśli chcesz wiedzieć, jak system kadrowo-płacowy iPersonel może ułatwić Twoją pracę w dziale HR – umów się na prezentację. Dedykowany opiekun przedstawi Ci wszystkie funkcje i możliwości oprogramowania. Omówisz z nim także wszystkie swoje potrzeby i wymagania.