Nadgodziny w podróży służbowej

Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym #14: nadgodziny w podróży służbowej

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Natomiast pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar tego czasu wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Jeśli w trakcie podróży służbowej wykonywanie zadania przekroczy rozkładowe godziny pracownika, to wystąpi praca nadliczbowa opłacana normalnym wynagrodzeniem i stosownymi dodatkami.

Nadgodziny w podróży służbowej – przykład

Godziny faktycznie przepracowane w związku z wykonywaniem polecenia służbowego poza rozkładowym czasem pracy są godzinami nadliczbowymi, takimi samymi jak godziny nadliczbowe przepracowane w zakładzie pracy. Czas wolny od pracy podczas podróży służbowej oraz sam czas podróży odbywanej poza harmonogramowymi godzinami pracy nie jest czasem pracy.

Przykład 1:

Pracownik pracuje w biurze, w dziale handlowym na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży w godzinach 7.00-15.00, od poniedziałku do piątku. Pracownik wyjechał w celu wykonywania rozmów handlowych w podróż służbową samochodem służbowym. Po odbyciu podróży służbowej pracownik wraca do domu między 21.00-22.00.

Jeżeli pracownik w dniu wyjazdu w podróż służbową faktycznie wykonywał pracę po godzinie 15.00 w dniu „roboczym”, w tym w trakcie podróży powrotnej do domu (w większości przypadków będą to dni poniedziałku do piątku, choć w zakładzie pracy inny dzień może zostać wyznaczony jako dzień wolny z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy), to pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę oraz oddać czas wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze 1:1 na wniosek pracownika lub w wymiarze 1:1,5 bez wniosku pracownika.Jeśli udzielenie pracownikowi czasu wolnego jest niemożliwe, konieczna staje się wypłata 50% dodatku za każdą przepracowaną godzinę ponad obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy.

Rozliczanie godzin nadliczbowych to jedno z trudniejszych zadań jakie stoi przed działami kadrowo-płacowymi. Wystąpienie godzin nadliczbowych nie jest regułą. 

Sprawdź, w jakich sytuacjach należy rozliczyć godziny nadliczbowe.

Nadgodziny w podróży służbowej – rozliczenie 

Przykład 2:

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną wynagrodzenia w wysokości: 4000 zł brutto. Dodatkowymi składnikami wynagrodzenia są:

• 30% premia regulaminowa,
• 20% dodatek stażowy,
• 800 zł dodatek funkcyjny.

W styczniu 2021 r. pracownik przepracował 176 godzin (152 godziny do wypracowania w styczniu 2021) i 8 godzin w dniu świątecznym – liczba przepracowanych nadgodzin: 24 w podróży służbowej:

	Składniki wynagrodzenia	Kwota	Obliczenia
1.	Wynagrodzenie za pracę	6 800 zł brutto	4 000 zł+ 1200 zł + 800 zł + 800zł
2.	Wynagrodzenie za godzinę pracy	38,64 zł	6 800 zł / 176 godzin
3.	Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych	927,36 zł	38,64 zł x 24 godziny
4.	Wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania	4 800 zł	4 000 zł+ 800 zł
5.	Dodatek za 1 godzinę pracy – 100 %	27,27 zł	4 800 zł / 176 godzin
6.	Dodatek za godziny nadliczbowe	654,48 zł	27,27 zł x 24 godziny
7.	Wynagrodzenie za pracę w dniu świątecznym	1 581,84 zł	654,48 zł + 927,36 zł
8.	Wynagrodzenie całkowite za styczeń 2021	8 381,84 zł	6 800 zł + 1 581,84zł

Więcej przykładów rozliczania nadgodzin znajdziesz w bazie wiedzy iPersonel. 

Jeśli zatrudniasz pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, sprawdź, w jaki sposób ustalić nadgodziny dla niepełnoetatowca.

Nadgodziny w podróży służbowej – harmonogram czasu pracy

Co do zasady ustalony już harmonogram czasu pracy nie powinien być zmieniany w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiana taka może być dokonana tylko wyjątkowo. Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że zmiany harmonogramu czasu pracy w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach, określonych w zakładowych źródłach prawa pracy oraz w przepisach Kodeksu pracy. Warto, aby pracodawca uregulować kwestię związane z wyjątkową zmianą harmonogramu czasu pracy w czasie trwającego okresu rozliczeniowego, np. w regulaminie pracy.

Przykład 3:

Pracownik pracuje 8 godzin, w godzinach od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku. Pracownik jest w podróży służbowej do pracy w innej miejscowości i wykonuje ją od wtorku do piątku. Pracownik rozpoczął pracę o godzinie 8:00 i pracował do godziny 16:00, (wyjątkiem był pierwszy dzień, w którym pracę rozpoczął o godzinie 10:00 i pracował do godziny 18:00, a podróż do innej miejscowości rozpoczął o godzinie 7:00).

W opisanym przypadku praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła tylko pierwszego dnia podróży służbowej, tj. od godziny 15:00 do 18:00. Pracownikowi przysługuje w zamian czas wolny, a jeśli udzielenie mu czasu wolnego nie jest możliwe – dodatek do wynagrodzenia z tytułu przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy.

Czas podróży, w której trakcie pracownik przemieszczał się, przypadał na okres jego harmonogramowych godzin pracy (np. na okres od godziny 7:00 do 10:00). Zatem czas takiej podróży należy wliczyć do czasu pracy pracownika.

Ponadto do czasu pracy pracownika należy wliczyć czas faktycznego wykonywania zadań w trakcie podróży. Pierwszego dnia do czasu pracy pracownika należy wliczyć podróż służbową, odbywającą się do godziny 10:00 oraz czas faktycznej pracy od godziny 10:00 do godziny 18:00. Tym samym w dniu, w którym pracował do godziny 18:00, dobowy wymiar czasu pracy pracownika został przekroczony o 3 godziny (pracownik przepracował 3 godziny nadliczbowe).

Rozliczając czas pracy pracownika w pozostałych dniach, przyjąć natomiast należy, iż doszło do zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy i przesunięcia godzin pracy. W efekcie pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik przebywający w podróży służbowej zostanie zobowiązany do świadczenia pracy w innych godzinach niż wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jego czas pracy powinien zostać rozliczony zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy harmonogramem czasu pracy. Jeżeli jednak zmiana godzin świadczenia przez pracownika pracy w czasie podróży służbowej jest nieznaczna, a ponadto uzasadniona okolicznościami, na które pracodawca nie ma bezpośredniego wpływu, uzasadnione jest dokonanie zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy.

Kadry w pigułce & iPersonel: cykl artykułów

Godziny nadliczbowe to temat przewodni naszych ostatnich artykułów. Jeśli chcesz zdobyć niezbędną wiedzę w zakresie rozliczania czasu pracy – sprawdź poniższe materiały. Przeczytaj wyjaśnienia i zweryfikuj na przykładach, czy na pewno rozumiesz zagadnienie. Zdobyta wiedza pozwoli Ci samodzielnie rozwiązać przypadki w swoim dziale kadrowo-płacowym. 

Sprawdź pozostałe artykuły dotyczące czasu pracy:

Jak rozliczyć nadgodziny u niepełnoetatowca?

Nadgodziny dla niepełnoetatowca

Limit nadgodzin – dobowy, tygodniowy i roczny

Rozliczanie godzin nadliczbowych – wyjaśnienia i przykłady

Co przysługuje za nadgodziny w sobotę? Zasady rekompensaty

Nadgodziny w zadaniowym czasie pracy

Godziny nadliczbowe w ruchomym czasie pracy

Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym 

Nadgodziny w podróży służbowej to #14 skomplikowany przypadek w ramach serii ,,Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym”. Nasza wspólna lista rozwiązanych problemów w HR nieustannie rośnie! Pamiętaj, że możesz zgłaszać nam przypadki, z którymi się zmagasz. Może właśnie Twój problem będzie tematem kolejnego artykułu. 

Czekamy na Wasze wiadomości tutaj: zgłaszam!

Zasady są proste: wygrywa najtrudniejszy przypadek. 

Materiały tworzymy dla Ciebie razem z iPersonel. 

Mamy dla Ciebie teorię, praktyczne przykłady, darmowe narzędzia HR oraz system kadrowo-płacowy. 

iPersonel to oprogramowanie HR, które wspomaga zarządzanie kadrami i naliczanie wynagrodzeń. System posiada Moduł Płac, który jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy. Oznacza to, że Twoi pracownicy otrzymają pensje w pełni adekwatne do liczby przepracowanych godzin – z uwzględnieniem nadgodzin, urlopów i innych absencji. Oznacza to także koniec Twoich problemów z naliczaniem płac. Z iPersonel przekonasz się, że koniec miesiąca wcale nie musi być nerwowy. Pożegnaj bóle głowy i błędy na liście płac. 

Więcej informacji przeczytasz na stronie: iPersonel

Z chęcią także pokażemy Ci wszystkie funkcje podczas zdalnej prezentacji.

Umówmy termin spotkania już teraz!