Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS

Rozliczenie podróży służbowej to nasz #16 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym, który omawiamy dla Ciebie razem z iPersonel. Tradycyjnie zadbaliśmy o merytoryczne wyjaśnienia i praktyczne przykłady. Dzięki temu zdobędziesz wiedzę i bezbłędnie rozliczysz swoich pracowników. 

Rozliczenie podróży służbowej

Zacznijmy od teorii. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu poza sferą budżetową określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Można je także określić w umowie o pracę, Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Warunki te nie mogą przewidywać niższej diety aniżeli wynikającej z przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W związku z powyższym pracodawca samodzielnie ustala wysokość diety na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej, która nie może być niższa niż 30zł za dobę podróży (wysokość diety przewidziana rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej).

Rozliczenie podróży służbowej – podatek od diety

Obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie podróży służbowej zgodnie z przepisami. 
Diety za czas krajowej podróży służbowej korzystają ze zwolnienia od podatku w wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych   Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są: (…) 16) diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem  – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13; (…)

Przykład 1

Pracownikowi przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej w wysokości 50 zł za każdą rozpoczętą dobę takiej podróży. Pracownik przebywał w podróży służbowej 2 doby i 8 godzin.

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty diety w kwocie 150 zł (50 zł x 3), z czego 75 zł [(30 zł x 2) + (30 zł x 1/2)] korzysta ze zwolnienia od podatku, a 75 zł podlega opodatkowaniu. Pracodawca dolicza tę kwotę do wynagrodzenia pracownika i od łącznej kwoty ustala dochód, od którego pobiera zaliczkę na podatek. 

Rozliczenie podróży służbowej – składki ZUS od diety

Na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należności z tytułu podróży służbowej na terenie kraju są zwolnione z oskładkowania, do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi diety z tytułu krajowej podróży służbowej w kwocie wyższej niż przewidziana w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, to od nadwyżki ponad tę kwotę będzie obowiązany naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 2

Pracodawca zlecił pracownikowi odbycie podróży służbowej, która trwała 1 dobę (od godziny 12:00 do godziny 12:00 następnego dnia). W ramach podróży pracownik miał zapewniony nocleg ze śniadaniem. 

Faktura wydana przez hotel uwzględniała:

– usługę hotelowa – 100 zł oraz śniadanie – 35 zł.

Ponieważ podróż służbowa trwała powyżej 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna dieta, tj. 30 zł, którą jednak należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, w postaci śniadania tj. o 7,50 zł (30 zł x 25%). W związku z powyższym pracownik tytułem diety otrzyma 22,50 zł (30 zł – 7,50 zł). Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę 57,50 zł (35 zł + 22,50 zł). Nadwyżkę w kwocie 27,50 zł (57,50 zł – 30 zł) należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Przykład 3

Pracownik udał się w zagraniczną podróż służbową do Niemiec. Pracownik przekroczył granicę o godzinie 12:00 i powrócił do kraju o godzinie 12:00 następnego dnia. W ramach podróży pracownik miał zapewniony nocleg ze śniadaniem. 

Faktura wydana przez hotel uwzględniała:

– usługę hotelowa – 70 euro oraz śniadanie – 15 euro.

Ponieważ podróż służbowa trwała ponad 12 godzin i zajęła pracownikowi całą dobę, przysługuje mu pełna dieta w wysokości 49 euro, którą jednak należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, w postaci śniadania, tj. o 7,35 euro (49 euro x 15%). Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty świadczenia z tytułu diety w wysokości 41,65 euro (49 euro – 7,35 euro). 

Koszt wyżywienia pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej wyniósł 56,65 euro (15 euro + 41,65 euro).

Nadwyżkę w kwocie 7,65 euro (56,65 euro – 49 euro) należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podróż służbowa – rozliczenie kosztów noclegu

 Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (20 x 30 zł).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej nie definiują pojęcia „uzasadnione przypadki”. Przyjmuje się zatem, że to pracodawca rozstrzyga, czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości przewyższającej wymienioną kwotę.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za pobyt w hotelu przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku od osób fizycznych oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należności z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, wyłączeniu z opodatkowania i podstawy wymiaru składek ZUS podlegają należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu. Nadwyżka diety i innych należności z tytułu podróży wypłaconych pracownikowi ponad kwoty ustawowe podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu. W przypadku, w którym pracodawca ustali w regulaminie wynagradzania wyższą wysokość diety w przypadku podróży służbowej do państw UE aniżeli wynika to z przepisów prawa, jest zobowiązany do porównywania wypłaconych świadczeń z tytułu diet z ich wysokością wynikającą z rozporządzenia, a od ewentualnej nadwyżki pobrać zaliczkę na podatek i składki ZUS.

Przykład 4

Pracodawca spoza sfery budżetowej ustalił w regulaminie wewnątrzzakładowym, że pracownikowi przysługuje 40 euro za każdą pełną dobę podróży, niezależnie od państwa docelowego. Pracownik odbył podróż do Macedonii. Podczas podróży służbowej nie zapewniono pracownikowi wyżywienia w związku z czym nabył prawo do pełnych diet. Wysokość diety z tytułu podróży do Macedonii ustalono w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na poziomie 39 euro. Nadwyżka w wysokości 1 euro (40 euro – 39 euro) podlega opodatkowaniu oraz składkom ZUS. 

Stawki i wskaźniki w 2021 r.

Jesteś pewien, że pracujesz na aktualnych wskaźnikach, niezbędnych do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia?

Upewnij się, pobierając e-book, który zawiera wszystkie stawki, wskaźniki i wysokości świadczeń obowiązujące w 2021 r. 

Jeśli chcesz upewnić się, czy ustawodawca nie wprowadził zmian w zakresie rozliczeń składkowo-podatkowych przeczytaj artykuł, który przygotowaliśmy dla Ciebie razem z iPersonel. 

Rozliczenia składkowo-podatkowe wynagrodzenia pracownika w 2021 r.

Kadry w pigułce & iPersonel 

Jesteś głodny wiedzy? Pamiętaj, że masz wpływ na rozwój bloga! 

Napisz nam, co sprawia Ci trudność, a może to właśnie Twój problem będzie tematem kolejnego artykułu. Seria niefortunnych przypadków w dziale kadrowo-płacowym zainspirowana jest sytuacjami, z którymi zmagacie się na co dzień, naliczając listy płac czy ustalając uprawnienia pracowników. 

Czekamy na Wasze komentarze pod postem. 

Zgłaszam przypadek! Zasady są proste: wygrywa najtrudniejszy przypadek. 

Czy warto? W naszych materiałach znajdziesz wyjaśnienia poparte praktycznymi przykładami. Umówmy się, podręcznikowe proste, przykłady są wystarczające, dopóki nie porównujesz tego z własnym skomplikowanym przypadkiem. ?

Czekamy na Wasze zgłoszenia!

Kadry w pigułce & iPersonel 

Twoje wsparcie w HR 

iPersonel – kim jesteśmy?

iPersonel to system kadrowo-płacowy, który wspiera działy HR w obszarze kadr, płac, czasu pracy czy komunikacji z pracownikami. Oprogramowanie automatyzuje procesy i zwiększa efektywność działu. 

Nasi eksperci dokładają wszelkich starań, aby oprogramowania było zawsze zgodne z przepisami prawnymi, bezpieczne i oparte na nowych technologiach. Czuwają także nad tym, aby zapewniać pozytywne doświadczenia użytkownikom. Dzięki temu, iPersonel jest bogaty funkcjonalnie, ale jednocześnie prosty i intuicyjny w obsłudze. 

Z chęcią porozmawiamy o tym, jak możemy usprawnić Twój dział kadrowo-płacowy. 

Napisz do nas, a wyznaczymy Ci dedykowanego opiekuna, który zbierze listę Twoich wymagań i będzie z Tobą na każdym etapie wdrożenia. 

Umawiam się!