Podróż służbowa a czas pracy w 2026 roku – nadgodziny, diety i kilometrówka

Zastanawiasz się, jak wygląda relacja podróż służbowa a czas pracy? Sprawdź aktualne zasady na 2026 rok, nowe limity odpoczynku, stawki kilometrówki i diet.

Prawidłowe rozliczenie relacji na linii podróż służbowa a czas pracy to wciąż jedno z największych wyzwań dla działów kadr i płac. Przepisy Kodeksu pracy oraz orzecznictwo wyraźnie oddzielają czas samego przejazdu od czasu faktycznego świadczenia pracy, narzucając jednocześnie rygorystyczne normy odpoczynku dobowego.

Z tego artykułu dowiesz się, jak zgodnie z prawem obowiązującym w 2026 roku rozliczać czas pracy w delegacji, w jaki sposób rekompensować naruszenie odpoczynku, a także ile aktualnie wynoszą stawki diet krajowych i tzw. kilometrówki.

Czym jest podróż służbowa i kiedy wlicza się do czasu pracy?

Podróż służbowa, wyprowadzona z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04), czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży nie jest czasem pozostawania do dyspozycji pracodawcy, jednak podlega wliczeniu do czasu pracy w takim zakresie, w jakim przypada na normalne, rozkładowe godziny pracy pracownika. Godziny wykraczające poza harmonogram mają znaczenie głównie wtedy, gdy uszczuplają gwarantowany pracownikowi odpoczynek.

Podróż incydentalna a pracownicy mobilni

Kluczowe dla prawidłowego rozliczenia jest odróżnienie klasycznej delegacji od pracy mobilnej.

• Podróż służbowa ma zawsze charakter incydentalny.
• Zgodnie z uchwałą 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) oraz późniejszym orzecznictwem (II PZP 3/11, II PK 165/06), stałe przemieszczanie się pracownika mobilnego (np. handlowca) w ramach wykonywania obowiązków nie jest podróżą służbową. W ich przypadku cały czas przejazdu od pierwszego do ostatniego klienta wlicza się do czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy – przykłady i nadgodziny

Faktyczne wykonywanie pracy w delegacji poza rozkładem godzinowym pracownika jest pracą w godzinach nadliczbowych.

• Przykład (nadgodziny): Pracownik biurowy (harmonogram 07:00–15:00) wyjeżdża w delegację o 07:00, pracę na miejscu zaczyna o 10:00, a kończy o 18:00. Czas dojazdu (07:00–10:00) wlicza się do czasu pracy, a praca (10:00–18:00) to świadczenie obowiązków. Pracownik ma 3 godziny nadliczbowe (15:00–18:00). Rekompensata to czas wolny 1:1 (na wniosek), 1:1,5 (bez wniosku) lub dodatek 50%.
• Przykład (przejazd poza harmonogramem): Pracownik (harmonogram 08:15–16:15) jedzie pociągiem od 05:40 do 08:15 oraz wraca od 16:15 do 20:50. Te odcinki czasowe nie wliczają się do czasu pracy i nie generują nadgodzin.

Odpoczynek po podróży służbowej (11h, 35h i 8h w nocy)

Podróż służbowa nie może pozbawiać pracownika prawa do odpoczynku.

• Odpoczynek dobowy i tygodniowy: Podróż nie może naruszać prawa do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 k.p.) oraz 35 godzin tygodniowego (art. 133 k.p.). Jeśli limity te zostaną naruszone, pracodawca musi udzielić równoważnego okresu odpoczynku, a gdy to niemożliwe – wypłacić ekwiwalent (zgodnie z wyrokiem SN II PK 265/04).
• Odpoczynek nocny (8h): Na mocy rozporządzenia z 15 maja 1996 r. (§ 3 pkt 5), jeśli pracownik odbywał podróż w godzinach nocnych i zakończył ją w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wystarczy oświadczenie pracownika.

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Pobierz wzór.

Diety krajowe i ryczałty 2026 – aktualne stawki

Wysokość należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). Na maj 2026 r. stawki pozostają bez zmian w stosunku do kwot wprowadzonych 1 stycznia 2023 r. (Dz.U. 2022 poz. 2302).

Świadczenie	Aktualna kwota (2026 r.)	Podstawa wyliczenia
Dieta krajowa (pełna doba)	45 zł	–
Ryczałt za nocleg	67,50 zł	150% diety
Ryczałt na dojazdy (komunikacja miejscowa)	9 zł	20% diety
Limit zwrotu kosztu noclegu (udokumentowany)	900 zł	20-krotność diety
Opracowanie własne na podstawie obowiązujących przepisów.

Uwaga: Planowana podwyżka diety do 60 zł (projekt)

W 2026 roku toczą się prace legislacyjne nad projektem rozporządzenia (projekt nr 90, skierowany do konsultacji 14 stycznia 2026 r.), który zakłada wzrost diety krajowej do 60 zł, ryczałtu noclegowego do 90 zł, ryczałtu na dojazdy do 12 zł oraz limitu hotelowego do 1200 zł.

Ważne: W czerwcu 2026 r. przepisy te nie weszły w życie. Projekt utknął na etapie opiniowania (uwagi MON i MSWiA z kwietnia 2026 r. o braku finansowania), a realny termin jego wejścia w życie to najwcześniej IV kwartał 2026 r. lub styczeń 2027 r.. Przestrzegamy przed doniesieniami niektórych portali traktującymi tę podwyżkę jako fakt dokonany.

Diety zagraniczne (wybrane państwa)

Stawki zagraniczne pozostają w maju 2026 r. niezmienione od ostatniej nowelizacji (z 29 listopada 2022 r.). Wynoszą one m.in.:

• Niemcy: 49 EUR
• Francja: 55 EUR
• Czechy: 41 EUR
• Wielka Brytania: 45 GBP
• USA: 59 USD

(Projekt nr 90 zakłada podwyżki dla niektórych z tych państw, np. Czechy do 45 EUR czy Wielka Brytania do 50 GBP, ale te zmiany wciąż nie obowiązują).

Kilometrówka 2026 – stawki i ewidencja przebiegu pojazdu

Jeśli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż prywatnym pojazdem. Zwrot kosztów, udokumentowany m.in. na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 36 (PIT) i art. 16 ust. 1 pkt 36 (CIT), następuje na podstawie tzw. kilometrówki. Taka rekompensata jest zwolniona z opodatkowania i składek ZUS do ustawowego limitu.

W 2026 roku stawki kilometrówki są stałe i niezmienne od 17 stycznia 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 5).

Rodzaj pojazdu	Pojemność silnika	Stawka za 1 km przebiegu (2026 r.)
Samochód osobowy	do 900 cm³	0,89 zł
Samochód osobowy	powyżej 900 cm³	1,15 zł
Motocykl	–	0,69 zł
Motorower	–	0,42 zł
Opracowanie własne. Warto monitorować zapowiadany przez Ministerstwo Infrastruktury projekt podziału pojazdów m.in. na elektryczne i hybrydowe, jednak na maj 2026 r. jest on nieobowiązujący.

Aby wrzucić ten wydatek w koszty, pracodawca wymaga od pracownika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu lub odpowiednio wypełnionego polecenia wyjazdu.

Najważniejsze pytania i odpowiedzi w temacie: Podróż służbowa a czas pracy w 2026 roku – nadgodziny, diety i kilometrówka

Jakie są zasady dotyczące podróży służbowej w 2026 roku?

W 2026 roku podróż służbowa jest definiowana jako wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością siedziby firmy. Czas dojazdu wlicza się do czasu pracy, jeśli przypada na normalne godziny pracy, a nadgodziny występują, gdy praca w delegacji wykracza poza te godziny.

Jakie są limity odpoczynku po podróży służbowej?

Pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin tygodniowego. Naruszenie tych limitów obliguje pracodawcę do udzielenia równoważnego okresu odpoczynku lub wypłaty ekwiwalentu.

Jakie są aktualne stawki diet krajowych w 2026 roku?

Dieta krajowa w 2026 roku wynosi 45 zł za pełną dobę. Pracodawcy mogą również wypłacać ryczałt za nocleg w wysokości 67,50 zł oraz ryczałt na dojazdy w wysokości 9 zł.

Jakie są stawki kilometrówki w 2026 roku?

W 2026 roku stawki kilometrówki wynoszą 0,89 zł za kilometr dla samochodów osobowych do 900 cm³ oraz 1,15 zł dla pojazdów powyżej tej pojemności. Pracownicy muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby uzyskać zwrot kosztów.

Jakie są różnice między podróżą służbową a pracą mobilną?

Podróż służbowa ma charakter incydentalny, podczas gdy praca mobilna polega na stałym przemieszczaniu się w ramach obowiązków. Czas przejazdu pracowników mobilnych wlicza się do czasu pracy, co nie dotyczy klasycznych delegacji.

Podsumowanie

• Czas dojazdu w delegację pokrywający się z normalnym harmonogramem pracownika zalicza się do czasu pracy. Przejazd poza tymi godzinami nie stanowi nadgodzin, o ile nie uderza w prawo do odpoczynku.
• Naruszenie 11-godzinnego odpoczynku dobowego przez podróż skutkuje obowiązkiem udzielenia czasu wolnego lub wypłaty ekwiwalentu. Powrót nocą chroni 8-godzinny limit odpoczynku przed pracą.
• W 2026 roku stawka kilometrówki wynosi od 0,89 zł do 1,15 zł dla samochodów osobowych.
• Dieta krajowa na maj 2026 r. wynosi wciąż 45 zł. Rozporządzenie podnoszące ją do 60 zł nadal procedowane jest w ministerstwach.