Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania

#15 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym „Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania” to kolejny artykuł, który przygotowaliśmy dla Ciebie razem z iPersonel. Otwiera on nowy cykl artykułów o czasie pracy i podróżach służbowych.  

Z treści artykułu dowiesz się:

• jaka jest definicja podróży służbowej,
• kiedy rozpoczyna się i kończy podróż służbowa,
• jakie są zasady rozliczania podróży służbowej na przykładach.

Podróż służbowa a czas pracy

Aby zrozumieć zasady rozliczania podróży służbowej, należy przyjąć, że podróż służbowa składa się z dwóch elementów:

• czasu przejazdu z miejsca stałego wykonywania pracy do miejsca wykonania zadań służbowych,
• czasu wykonywania tych zadań, który jest zaliczany do czasu pracy.

Praca w podróży służbowej ponad wyznaczone przepisami normy stanowi pracę w nadgodzinach. Jakie zatem zasady rozliczania podróży służbowej obowiązują w przepisach Kodeksu pracy?

Definicja podróży służbowej

Obecnie przepisy Kodeksu pracy, nie definiują wprost podróży służbowej, jednakże można taką definicję wyprowadzić z przepisu art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przykład 1:

Pracownik pracuje 8 godzin, w godzinach od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku. Pracownik jest w podróży służbowej do pracy w innej miejscowości i wykonuje ją od wtorku do piątku. Pracownik rozpoczął pracę o godzinie 8:00 i pracował do godziny 16:00, (wyjątkiem był pierwszy dzień, w którym pracę rozpoczął o godzinie 10:00 i pracował do godziny 18:00, a podróż do innej miejscowości rozpoczął o godzinie 7:00).

W opisanym przypadku praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła tylko pierwszego dnia podróży służbowej, tj. od godziny 15:00 do 18:00. 

Czas podróży, w trakcie której pracownik przemieszczał się przypadał na okres jego harmonogramowych godzin pracy (np. na okres od godziny 7:00 do 10:00). Zatem czas takiej podróży należy wliczyć do czasu pracy pracownika.

Ponadto do czasu pracy pracownika należy wliczyć czas faktycznego wykonywania zadań w trakcie podróży. Pierwszego dnia do czasu pracy pracownika należy wliczyć podróż służbową odbywającą się do godziny 10:00 oraz czas faktycznej pracy od godziny 10:00 do godziny 18:00. Tym samym w dniu, w którym pracował do godziny 18:00, dobowy wymiar czasu pracy pracownika został przekroczony o 3 godziny (pracownik przepracował 3 godziny nadliczbowe).

Rozliczając czas pracy pracownika w pozostałych dniach przyjąć natomiast należy, iż doszło do zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy i przesunięcia godzin pracy, a co za tym idzie pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik przebywający w podróży służbowej zostanie zobowiązany do świadczenia pracy w innych godzinach niż wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jego czas pracy powinien zostać rozliczony zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy harmonogramem czasu pracy. Jeżeli jednak zmiana godzin świadczenia przez pracownika pracy w czasie podróży służbowej jest nieznaczna, a ponadto uzasadniona okolicznościami, na które pracodawca nie ma bezpośredniego wpływu, uzasadnione jest dokonanie zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy 

Ustawodawca nie określił w przepisach wyraźnego momentu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Natomiast w wyroku SN z 23.06.2005 r., II PK 265/04 stwierdzono, że „choć czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży oraz czas pobytu w tej miejscowości nieprzeznaczony na pracę nie są pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, zgodnie z art. 128 § 1 k.p., to jednak w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy podlega wliczeniu do jego normy.”

W zakresie czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań w podróży służbowej i powrotu, z tej podróży, do czasu pracy należy zaliczyć tylko czas pokrywający się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy pracownika.

Przykład 2

Pracownik wykonuje pracę na stanowisku starszego inspektora. Otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy. Wyruszył do stolicy pociągiem o godz. 5.40, do Warszawy przyjechał o godz. 10.30. Rozpoczął pracę o godz. 11.00, która trwała do 15.30. Pracownik wyruszył w drogę powrotną o godz. 15.55 i przybył do domu z powrotem o godz. 20.50.

Pracownik wykonuje pracę w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku pomiędzy 8.15 a 16.15.

Zasady rozliczania podróży służbowej obejmujące czas pomiędzy godz. 5.40 a 8.15 i godz. 16.15 a 20.50 wskazują, że te godziny nie będą zaliczone do czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy – jakie są zasady rozliczenia na przykładach

Przykład 3

Pracownik przebywał w podróży służbowej przez 3 dni. Podróż odbywał samochodem prywatnym za zgodą pracodawcy i wyjechał w nią o godzinie 5.30, a dotarł na miejsce o 11.15. W związku z późnym dojazdem do miejsca docelowego, zaistniała konieczność wykonania pracy w tym dniu dłużej, do 17.30. W czwartek i piątek pracownik wykonywał zadania w normalnych godzinach pracy, tj. od 8.00 do 16.00. W piątek po zakończeniu pracy pracownik wyruszył w podróż powrotną, która trwała aż 5 godzin – do domu powrócił dopiero około godz. 21.00.

W powyższej sytuacji pracownikowi:

1) w środę:

• z tytułu przejazdu do miejscowości wykonywania poleconego przez pracodawcę zadania w godz. 5.30-8.00 – nie przysługuje wynagrodzenie ani inne świadczenia, 
• za okres przejazdu w godz. 8.00-11.15 – przysługuje normalne wynagrodzenie jak za pracę (wynagrodzenie zasadnicze wg stawki osobistego zaszeregowania wraz z wszystkimi dodatkami),
• za pracę od 11.15 do 16.00 – przysługuje wynagrodzenie za pracę,
• za pracę nadliczbową od 16.00 do 17.30 – przysługuje czas wolny

2) w czwartek za pracę w godzinach 8:00-16:00 przysługuje normalne wynagrodzenie,

3) w piątek:

• za pracę w godzinach 8.00-16.00 – przysługuje normalne wynagrodzenie,
• za czas podróży powrotnej (16.00-21.00) – nie przysługuje mu ani wynagrodzenie, ani inne świadczenia płacowe.

Niezależnie od powyższego wynagrodzenia, pracownikowi przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.

Przykład 4

Pracownik pracuje w biurze, w dziale handlowym na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży w godzinach 7.00-15.00, od poniedziałku do piątku. Pracownik często wyjeżdża w celu wykonywania rozmów handlowych w podróż służbową samochodem służbowym lub pociągiem. Po odbyciu podróży służbowej, pracownik wraca do domu między 21.00-22.00.

Jeżeli pracownik w dniu wyjazdu w podróż służbową faktycznie wykonywał pracę po godzinie 15.00 w dniu „roboczym”, w tym w trakcie podróży powrotnej do domu (w większości przypadków będą to dni poniedziałku do piątku, choć w zakładzie pracy inny dzień może zostać wyznaczony jako dzień wolny z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy), to pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę oraz oddać czas wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze 1:1 na wniosek pracownika lub w wymiarze 1:1,5 bez wniosku pracownika. Jeśli udzielenie pracownikowi czasu wolnego jest niemożliwe, konieczna staje się wypłata 50% dodatku za każdą przepracowaną godzinę ponad obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy.

Godziny faktycznie przepracowane w związku z wykonywaniem polecenia służbowego poza rozkładowym czasem pracy są godzinami nadliczbowymi, takimi samymi jak godziny nadliczbowe przepracowane w zakładzie pracy. Czas wolny od pracy podczas podróży służbowej oraz sam czas podróży odbywanej poza harmonogramowymi godzinami pracy nie jest czasem pracy.

Kadry w pigułce & iPersonel 

Razem z iPersonel zapewniamy Ci nieustanne wsparcie w HR. Regularnie tworzymy dla Ciebie treści, które uwzględniają różne skomplikowane sytuacje w kadrach i płacach. 

Przeszliśmy razem przez tematykę nadgodzin, skutki zmiany wymiaru etatu w wyniku epidemii czy nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku. Rzecz jasna, na bieżąco omawiamy także wszelkie zmiany w przepisach prawnych, których w prawie pracy nie brakuje. 

Artykuły znajdziesz na blogu kadry w pigułce oraz bazie wiedzy iPersonel. 

Sprawdź nasze cykle i artykuły:

Informator kadrowo-płacowy #12: nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku 

Informator kadrowo-płacowy #6: skutki zmiany wymiaru etatów w wyniku epidemii 

Informator kadrowo-płacowy #10: składki na PPK – naliczanie, korekta i narzędzia