Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Z treści artykułu dowiesz się:

jakie składniki należy przyjąć do ustalenia podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
w jaki sposób przyjąć zmienne składniki wynagrodzenia do ustalenia wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
czy premię wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
co oznacza „wynagrodzenie wypłacone”.

Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu zostały określone, na podstawie upoważnienia zawartego w art. 173 Kodeksu pracy – w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – stałe składniki wynagrodzenia

W przypadku wynagrodzenia ustalonego w stałej wysokości – ustalenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie przysparza problemów. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, ewentualne dodatki wypłacane stale w stałej wysokości, np. dodatek funkcyjny) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Przykład 1

Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 3500 zł brutto. Przy założeniu, że pracownik korzysta z kilku dni urlopu wypoczynkowego i przepracował pozostałą część miesiąca wysokość wynagrodzenia za cały miesiąc nie ulegnie zmianie i będzie w takim przypadku stanowić 3500 zł brutto.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – stałe składniki wynagrodzenia

Sytuacja komplikuje się jednak w odniesieniu do pracownika, którego wynagrodzenie składa się ze składników zmiennych. Zmienne składniki wynagrodzenia są obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Przykład 2

Pracownik wykorzystał w czerwcu 2021 – 5 dni urlopu wypoczynkowego. Jego wynagrodzenie składa się ze zmiennych składników. W celu obliczenia wysokości wynagrodzenia za czas urlopu należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ustalana ze zmiennych składników wymaga zsumowania wynagrodzenia za 3 miesiące poprzedzające miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego.

ETAP I:

3200 zł + 4000 zł + 2950 zł (wynagrodzenie za marzec, kwiecień, maj) = 10 150 zł

ETAP II

Obliczoną podstawę (etap I) należy podzielić przez liczbę godzin, w których czasie pracownik świadczył pracę w marcu, kwietniu i maju (marzec 184 godzin + kwiecień 168 godzin + maj 152 godzin = 504 godziny).

10 150 zł / 504 godzin = 20,19 zł za godzinę.

ETAP III

Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby z niego nie korzystał (5 dni urlopu x 8 godzin pracy = 40 godzin).

Wysokość wynagrodzenia za 5 dni urlopu wypoczynkowego wynosi 807,60 zł zgodnie z wyliczeniem: (40 godzin x 20,19 zł = 807,60 zł).

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – naliczenie premii do podstawy wynagrodzenia urlopowego

W zależności od przepisów wewnątrzzakładowych, premia może być, lecz nie musi być zaliczana do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Przykład 3

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką wynagrodzenia zasadniczego. Z treści umowy o pracę wynika prawo do periodycznej premii, która jest wypłacana w różnej wysokości.

Uwzględniając wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 września 2000 r., I PKN 33/00, OSNP 2002, nr 8, poz. 182, tj. „Premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop” – przy obliczaniu wynagrodzenia należnego za czas urlopu należy uwzględnić ten składnik wynagrodzenia w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład 4

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką wynagrodzenia. Pracownik otrzymuje również kwartalną premię motywacyjną. Pracodawca nie powinien brać pod uwagę tej premii przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za czas urlopu.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy a „wynagrodzenie wypłacone”

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkami określonymi w § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zdarza się, że pracodawcy mają wątpliwości, w jaki sposób rozumieć pojęcie „wynagrodzenie wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu”.

Przyjmuje się, że przez „wynagrodzenie wypłacone” należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego była ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie, np. dopiero 10-tego dnia następnego miesiąca.

Przykład 5

Wynagrodzenie pracownika składa się ze składników zmiennych. Do podstawy wynagrodzenia urlopowego z tytułu urlopu wypoczynkowego wykorzystanego pracownikowi np. w czerwcu należy przyjąć wynagrodzenie przysługujące za maj, kwiecień i marzec. Przyjmuje się, że przez ,,wynagrodzenie wypłacone” należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego była ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie.

W związku z tym, że pracodawca wypłaca wynagrodzenie 10-tego dnia następnego miesiąca do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone w maju za kwiecień, w kwietniu za marzec, w marcu za luty.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć o naliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy?

Kilka zdań od iPersonel

Jesteśmy dostawcą oprogramowania HR i chętnie dzielimy się z Wami wiedzą z zakresu kadr i płac. Poniżej kilka zasad, o których powinieneś pamiętać, licząc wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, np. premie kwartalne czy półroczne, nie są wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie wliczamy także składników nieokresowych, okolicznościowych – bez określenia okresu, za który przysługują.
Premie uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.
Więcej informacji:
Premia uznaniowa a wynagrodzenie za urlop
Z powodu pandemii wielu pracodawców decyduje się na obniżenie wymiaru czasu pracy, by ratować swoje biznesy i nie likwidować w zupełności miejsc pracy. Zmiana wymiaru etatu wpływa na zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz zmniejszenie liczby godzin zwolnienia od pracy. W poniższym artykule znajdziesz wyjaśnienia, a także przykłady obliczeń.
Więcej informacji:
Zmniejszenie wymiaru urlopu

Przejdźmy do naszej ulubionej części, a mianowicie tej, w której wyjaśniamy, jak można uprościć zarządzanie nieobecnościami pracowników oraz obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Zacznijmy od początku, czyli od momentu wyboru terminu urlopu. Pracownik może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy przez Portal Pracownika. Wystarczy, że wskaże termin i rodzaj urlopu, który go interesuje. Gdy tylko pracownik wypełni wniosek – przełożony otrzyma powiadomienie. E-wnioski urlopowe można składać i rozpatrywać w dowolnie wybranym momencie – bez zbędnej biurokracji, maili, telefonów i wizyt w dziale kadr. Automatyzacja tego procesu przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom.

Więcej informacji:

Elektroniczne wnioski urlopowe – rozwiązanie dla pracowników i działu HR

Naliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

A gdyby ktoś naliczał za Ciebie wynagrodzenia? To jak najbardziej możliwe! W iPersonel Moduł Płac jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy. Co to oznacza? Każdego miesiąca system kadrowo-płacowy nalicza płace w oparciu o wszystkie dane dotyczące absencji, urlopów, spóźnień czy nadgodzin. iPersonel rozliczy Twoją listę płac i zrobi to błyskawicznie – nawet w przypadku tysięcy pracowników.

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemu kadrowo-płacowego iPersonel?

Umów się na konsultację!