Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Z treści artykułu dowiesz się:

• jakie składniki należy przyjąć do ustalenia podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• w jaki sposób przyjąć zmienne składniki wynagrodzenia do ustalenia wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• czy premię wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• co oznacza „wynagrodzenie wypłacone”.

Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu zostały określone, na podstawie upoważnienia zawartego w art. 173 Kodeksu pracy – w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – stałe składniki wynagrodzenia

W przypadku wynagrodzenia ustalonego w stałej wysokości – ustalenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie przysparza problemów. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, ewentualne dodatki wypłacane stale w stałej wysokości, np. dodatek funkcyjny) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Przykład 1

Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 3500 zł brutto. Przy założeniu, że pracownik korzysta z kilku dni urlopu wypoczynkowego i przepracował pozostałą część miesiąca wysokość wynagrodzenia za cały miesiąc nie ulegnie zmianie i będzie w takim przypadku stanowić 3500 zł brutto. 

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – stałe składniki wynagrodzenia

Sytuacja komplikuje się jednak w odniesieniu do pracownika, którego wynagrodzenie składa się ze składników zmiennych. Zmienne składniki wynagrodzenia są obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Przykład 2

Pracownik wykorzystał w czerwcu 2021 – 5 dni urlopu wypoczynkowego. Jego wynagrodzenie składa się ze zmiennych składników. W celu obliczenia wysokości wynagrodzenia za czas urlopu należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ustalana ze zmiennych składników wymaga zsumowania wynagrodzenia za 3 miesiące poprzedzające miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego.

ETAP I:

3200 zł + 4000 zł + 2950 zł (wynagrodzenie za marzec, kwiecień, maj) = 10 150 zł

ETAP II

Obliczoną podstawę (etap I) należy podzielić przez liczbę godzin, w których czasie pracownik świadczył pracę w marcu, kwietniu i maju (marzec 184 godzin + kwiecień 168 godzin + maj 152 godzin = 504 godziny).

10 150 zł / 504 godzin = 20,19 zł za godzinę. 

ETAP III

Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby z niego nie korzystał (5 dni urlopu x 8 godzin pracy = 40 godzin). 

Wysokość wynagrodzenia za 5 dni urlopu wypoczynkowego wynosi 807,60 zł zgodnie z wyliczeniem: (40 godzin x 20,19 zł = 807,60 zł).

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – naliczenie premii do podstawy wynagrodzenia urlopowego

W zależności od przepisów wewnątrzzakładowych, premia może być, lecz nie musi być zaliczana do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Przykład 3

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką wynagrodzenia zasadniczego. Z treści umowy o pracę wynika prawo do periodycznej premii, która jest wypłacana w różnej wysokości. 

Uwzględniając wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 września 2000 r., I PKN 33/00, OSNP 2002, nr 8, poz. 182, tj. „Premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop” – przy obliczaniu wynagrodzenia należnego za czas urlopu należy uwzględnić ten składnik wynagrodzenia w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład 4

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką wynagrodzenia. Pracownik otrzymuje również kwartalną premię motywacyjną. Pracodawca nie powinien brać pod uwagę tej premii przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za czas urlopu.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy a „wynagrodzenie wypłacone”

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkami określonymi w § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zdarza się, że pracodawcy mają wątpliwości, w jaki sposób rozumieć pojęcie „wynagrodzenie wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu”. 

Przyjmuje się, że przez „wynagrodzenie wypłacone” należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego była ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie, np. dopiero 10-tego dnia następnego miesiąca.

Przykład 5

Wynagrodzenie pracownika składa się ze składników zmiennych. Do podstawy wynagrodzenia urlopowego z tytułu urlopu wypoczynkowego wykorzystanego pracownikowi np. w czerwcu należy przyjąć wynagrodzenie przysługujące za maj, kwiecień i marzec. Przyjmuje się, że przez ,,wynagrodzenie wypłacone” należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego była ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie.

W związku z tym, że pracodawca wypłaca wynagrodzenie 10-tego dnia następnego miesiąca do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone w maju za kwiecień, w kwietniu za marzec, w marcu za luty.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć o naliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy?

Kilka zdań od iPersonel

Jesteśmy dostawcą oprogramowania HR i chętnie dzielimy się z Wami wiedzą z zakresu kadr i płac. Poniżej kilka zasad, o których powinieneś pamiętać, licząc wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. 

• Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, np. premie kwartalne czy półroczne, nie są wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. 
• Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie wliczamy także składników nieokresowych, okolicznościowych – bez określenia okresu, za który przysługują. 
• Premie uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. 
  Więcej informacji:
  Premia uznaniowa a wynagrodzenie za urlop
• Z powodu pandemii wielu pracodawców decyduje się na obniżenie wymiaru czasu pracy, by ratować swoje biznesy i nie likwidować w zupełności miejsc pracy. Zmiana wymiaru etatu wpływa na zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz zmniejszenie liczby godzin zwolnienia od pracy. W poniższym artykule znajdziesz wyjaśnienia, a także przykłady obliczeń. 
  Więcej informacji:
  Zmniejszenie wymiaru urlopu

Przejdźmy do naszej ulubionej części, a mianowicie tej, w której wyjaśniamy, jak można uprościć zarządzanie nieobecnościami pracowników oraz obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.  

• Elektroniczne wnioski urlopowe

Zacznijmy od początku, czyli od momentu wyboru terminu urlopu. Pracownik może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy przez Portal Pracownika. Wystarczy, że wskaże termin i rodzaj urlopu, który go interesuje. Gdy tylko pracownik wypełni wniosek – przełożony otrzyma powiadomienie. E-wnioski urlopowe można składać i rozpatrywać w dowolnie wybranym momencie – bez zbędnej biurokracji, maili, telefonów i wizyt w dziale kadr. Automatyzacja tego procesu przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom.  

Więcej informacji:

Elektroniczne wnioski urlopowe – rozwiązanie dla pracowników i działu HR

• Naliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy 

A gdyby ktoś naliczał za Ciebie wynagrodzenia? To jak najbardziej możliwe! W iPersonel Moduł Płac jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy. Co to oznacza? Każdego miesiąca system kadrowo-płacowy nalicza płace w oparciu o wszystkie dane dotyczące absencji, urlopów, spóźnień czy nadgodzin. iPersonel rozliczy Twoją listę płac i zrobi to błyskawicznie – nawet w przypadku tysięcy pracowników. 

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemu kadrowo-płacowego iPersonel?

Umów się na konsultację!