Przerwy w pracy i monitorowanie czasu pracy

Na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek ewidencjonowania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracownika. Pracodawca podejmuje decyzję w jaki sposób będzie monitorował godziny pracy podwładnych i informuje o tym pracowników w sposób wskazany w przepisach Kodeksu pracy.

Jednym z coraz częściej używanych rozwiązań w zakładach pracy jest stosowanie elektronicznych rejestratorów czasu pracy, które z powodzeniem odnotowują nie tylko godziny pracy pracownika, ale również czas jego przerwy oraz potencjalne nieobecności.

Czy pracodawca może używać monitoringu wizyjnego do kontrolowania czasu pracy pracownika?

Od 25.05.2018 r. kwestia stosowania przez pracodawcę monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy została uregulowana przepisami ustawy – Kodeks pracy. Zgodnie z tymi przepisami, stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) jest dozwolone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:

bezpieczeństwa pracowników,
ochrony mienia, (ustawodawca nie precyzuje o ochronę czyjego mienia chodzi w przedmiotowej regulacji. Może to być zarówno mienie należące do pracodawcy, jak również pracowników, klientów, kontrahentów czy osób trzecich przebywających na terenie zakładu pracy),
kontroli produkcji,
zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższego wynika, że pracodawca nie ma możliwości stosowania monitoringu wizyjnego w celu kontrolowania czasu pracy pracowników. Zastosowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy ma służyć konkretnym celom wskazanym w przepisach ustawy.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca, który zdecyduje się na stosowanie monitoringu w zakładzie pracy musi zastosować się do przepisów Kodeksu pracy, zwłaszcza wypełnić obowiązek informacyjny wobec zatrudnionych.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o stosowaniu monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Elektroniczne rejestratory czasu pracy

Elektroniczne rejestratory czasu pracy zapewniają wiele możliwości identyfikacji pracowników bez konieczności stosowania monitoringu wizyjnego. Pracownicy mogą logować się do systemu błyskawicznie przy pomocy PIN-u, numeru telefonu, kodu RQ, karty lub breloka NFC. Każde zdarzenie wejścia/wyjścia opatrzone jest dokładną informacją co do miejsca, czasu i tożsamości pracownika nawet przy użyciu jego zdjęcia, bez konieczności nagrywania obrazu i rejestracji godziny przyjścia i wyjścia z pracy.

Przerwy w pracy

Na czas pracy pracownika składa się nie tylko czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy, ale również czas przerw, które zgodnie z przepisami Kodeksu pracy są wliczane do czasu pracy pracownika. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Przerwę w pracy trwającą maksymalnie 60 minut wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Za faktem, aby zainstalować system Rejestracji Czasu Pracy ( RCP ) przemawiają korzyści.

Przede wszystkim taki program dokładnie mierzy czas pracy i tym samym obliguje pracowników do punktualności. Wiadomo przecież, że spóźnienia generują koszty pracownicze oraz są problemem dla szefa i reszty zespołu. System RCP, który jest bezosobowy i odporny na uznaniowość, może pozytywnie wpłynąć na tę kwestię poprzez zdyscyplinowanie pracowników.

Kolejną zaletą elektronicznego systemu jest oszczędność czasu, ponieważ niweluje on potrzebę prowadzenia papierowych list obecności. Można zapomnieć o ręcznym wprowadzaniu danych (godzinach wejść i wyjść) i żmudnym rozliczaniu czasu pracy, które zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia pomyłki. Dzięki automatycznej synchronizacji danych rozliczenie czasu pracy sprowadza się do kilku kliknięć i eksportu danych do programu płacowego.

System RCP umożliwia dostęp do ewidencji czasu pracy online. Wszystkie informacje są gromadzone oraz generowane do wydruków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Uzyskujemy w ten sposób bezpośredni dostęp do karty ewidencji czasu pracy przy jednoczesnej oszczędności papieru. Dbamy o środowisko i kreujemy pozytywny wizerunek firmy.

System również bezpiecznie archiwizuje zebrane dane. Na bieżąco można wykorzystywać wykresy, statystyki przy tworzeniu konkretnych, indywidualnych raportów. Ich analiza daje pełniejszy obraz rzeczywistego funkcjonowania firmy oraz poszczególnych pracowników.