Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania – Kilometrówka 2024

Z treści artykułu dowiesz się:

• jaka jest definicja podróży służbowej,
• ile wynosi kilometrówka 2024,
• ile wynosi kilometrówka 2023,
• po co stosuje się kilometrówkę,
• czym jest ewidencja przebiegu pojazdu,
• kiedy rozpoczyna się i kończy podróż służbowa,
• jakie są zasady rozliczania podróży służbowej na przykładach.

Podróż służbowa a czas pracy

Aby zrozumieć zasady rozliczania podróży służbowej oraz żeby mówić w ogóle o tym ile wynosi kilometrówka 2024, należy przyjąć, że podróż służbowa składa się z dwóch elementów:

• czasu przejazdu z miejsca stałego wykonywania pracy do miejsca wykonania zadań służbowych,
• czasu wykonywania tych zadań, który jest zaliczany do czasu pracy.

Kilometrówka 2024

Ważnym aspektem jest to, że kilometrówkę stosuje się po to, żeby korzystać ze zwolnienia od składek ZUS.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej pracownika samochodem osobowym niestanowiącym własności pracodawcy, zwrot kosztów przejazdu odbywa się w oparciu o „kilometrówkę„. Do rozliczenia podróży pracownika wystarczy w takim przypadku polecenie wyjazdu. Jeżeli nie zawiera ono wszystkich wymaganych danych, powinna być dodatkowo prowadzona kilometrówka.

Ile wynosi kilometrówka 2024?

Kilometrówka stawka 2024:

Samochód osobowy o pojemności silnika:
do 900cm3:	0,89zł
od 900cm3	1,15zł
Motocykl	0,69 zł
Motorower	0,42 zł

Kilometrówka stawka 2023 – stawki do 17 stycznia 2023:

Samochód osobowy o pojemności silnika:
do 900cm3:	0,52zł
od 900cm3	0,83zł
Motocykl	0,23 zł
Motorower	0,13 zł

Rozporządzenie zmieniające stawki kilometrówki weszło w życie 17 stycznia 2023 roku. Była to pierwsza zmiana kwoty od 2007 roku.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Bez wątpienia, kilometrówkę prowadzi się przede wszystkim do celów podatkowych. W przypadku podróży służbowych nie jest konieczna umowa z pracownikiem. Pracownik nie musi także prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu – wystarczy wypełnić standardowe polecenie wyjazdu służbowego.

Zgodnie chociażby z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 36 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Na mocy odpowiednio art. 23 ust. 5 i 7 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p. przebieg pojazdu powinien być, (z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego), udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (podatnik). 

W rezultacie ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko,
• imię
• adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. 

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Środek transportu

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. 

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach

Definicja podróży służbowej

Obecnie przepisy Kodeksu pracy, nie definiują wprost podróży służbowej, jednakże można taką definicję wyprowadzić z przepisu art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przykład 1:

Pracownik pracuje 8 godzin, w godzinach od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku. Pracownik jest w podróży służbowej do pracy w innej miejscowości i wykonuje ją od wtorku do piątku. Pracownik rozpoczął pracę o godzinie 8:00 i pracował do godziny 16:00, (wyjątkiem był pierwszy dzień, w którym pracę rozpoczął o godzinie 10:00 i pracował do godziny 18:00, a podróż do innej miejscowości rozpoczął o godzinie 7:00).

W opisanym przypadku praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła tylko pierwszego dnia podróży służbowej, tj. od godziny 15:00 do 18:00. 

Czas podróży wliczany do czasu pracy

Czas podróży, w trakcie której pracownik przemieszczał się przypadał na okres jego harmonogramowych godzin pracy (np. na okres od godziny 7:00 do 10:00). Zatem czas takiej podróży należy wliczyć do czasu pracy pracownika.

Nadgodziny w podróży służbowej

Ponadto do czasu pracy pracownika należy wliczyć czas faktycznego wykonywania zadań w trakcie podróży. Pierwszego dnia do czasu pracy pracownika należy wliczyć podróż służbową odbywającą się do godziny 10:00 oraz czas faktycznej pracy od godziny 10:00 do godziny 18:00. Tym samym w dniu, w którym pracował do godziny 18:00, dobowy wymiar czasu pracy pracownika został przekroczony o 3 godziny (pracownik przepracował 3 godziny nadliczbowe).

Rozliczając czas pracy pracownika w pozostałych dniach przyjąć natomiast należy, iż doszło do zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy i przesunięcia godzin pracy, a co za tym idzie pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli pracownik przebywający w podróży służbowej zostanie zobowiązany do świadczenia pracy w innych godzinach niż wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jego czas pracy powinien zostać rozliczony zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy harmonogramem czasu pracy.

Jeżeli jednak zmiana godzin świadczenia przez pracownika pracy w czasie podróży służbowej jest nieznaczna, a ponadto uzasadniona okolicznościami, na które pracodawca nie ma bezpośredniego wpływu, uzasadnione jest dokonanie zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy 

Ustawodawca nie określił w przepisach wyraźnego momentu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Natomiast w wyroku SN z 23.06.2005 r., II PK 265/04 stwierdzono, że „choć czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży oraz czas pobytu w tej miejscowości nieprzeznaczony na pracę nie są pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, zgodnie z art. 128 § 1 k.p., to jednak w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy podlega wliczeniu do jego normy.”

W zakresie czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań w podróży służbowej i powrotu, z tej podróży, do czasu pracy należy zaliczyć tylko czas pokrywający się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy pracownika.

Przykład 2

Pracownik wykonuje pracę na stanowisku starszego inspektora. Otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy. Wyruszył do stolicy pociągiem o godz. 5.40, do Warszawy przyjechał o godz. 10.30. Rozpoczął pracę o godz. 11.00, która trwała do 15.30. Pracownik wyruszył w drogę powrotną o godz. 15.55 i przybył do domu z powrotem o godz. 20.50.

Pracownik wykonuje pracę w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku pomiędzy 8.15 a 16.15.

Zasady rozliczania podróży służbowej obejmujące czas pomiędzy godz. 5.40 a 8.15 i godz. 16.15 a 20.50 wskazują, że te godziny nie będą zaliczone do czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy – jakie są zasady rozliczenia na przykładach

Przykład 3

Pracownik przebywał w podróży służbowej przez 3 dni. Podróż odbywał samochodem prywatnym za zgodą pracodawcy i wyjechał w nią o godzinie 5.30, a dotarł na miejsce o 11.15. W związku z późnym dojazdem do miejsca docelowego, zaistniała konieczność wykonania pracy w tym dniu dłużej, do 17.30. W czwartek i piątek pracownik wykonywał zadania w normalnych godzinach pracy, tj. od 8.00 do 16.00. W piątek po zakończeniu pracy pracownik wyruszył w podróż powrotną, która trwała aż 5 godzin – do domu powrócił dopiero około godz. 21.00.

W powyższej sytuacji pracownikowi:

1) w środę:

• z tytułu przejazdu do miejscowości wykonywania poleconego przez pracodawcę zadania w godz. 5.30-8.00 – nie przysługuje wynagrodzenie ani inne świadczenia, 
• za okres przejazdu w godz. 8.00-11.15 – przysługuje normalne wynagrodzenie jak za pracę (wynagrodzenie zasadnicze wg stawki osobistego zaszeregowania wraz z wszystkimi dodatkami),
• za pracę od 11.15 do 16.00 – przysługuje wynagrodzenie za pracę,
• za pracę nadliczbową od 16.00 do 17.30 – przysługuje czas wolny

2) w czwartek za pracę w godzinach 8:00-16:00 przysługuje normalne wynagrodzenie,

3) w piątek:

• za pracę w godzinach 8.00-16.00 – przysługuje normalne wynagrodzenie,
• za czas podróży powrotnej (16.00-21.00) – nie przysługuje mu ani wynagrodzenie, ani inne świadczenia płacowe.

Niezależnie od powyższego wynagrodzenia, pracownikowi przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.

Przykład 4

Pracownik pracuje w biurze, w dziale handlowym na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży w godzinach 7.00-15.00, od poniedziałku do piątku. Pracownik często wyjeżdża w celu wykonywania rozmów handlowych w podróż służbową samochodem służbowym lub pociągiem. Po odbyciu podróży służbowej, pracownik wraca do domu między 21.00-22.00.

Jeżeli pracownik w dniu wyjazdu w podróż służbową faktycznie wykonywał pracę po godzinie 15.00 w dniu „roboczym” to konieczne jest oddanie pracownikowi czasu wolnego albo dodatku. Dotyczy to również sytuacji wykonywania pracy w trakcie podróży służbowej do domu. W większości przypadków będą to dni poniedziałku do piątku, choć w zakładzie pracy inny dzień może zostać wyznaczony jako dzień wolny z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy).

Pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę oraz oddać czas wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego. Na wniosek pracownika należy oddać czas wolny w wymiarze 1:1. Bez wniosku pracownika w wymiarze 1:1,5 . 

Jeśli udzielenie pracownikowi czasu wolnego jest niemożliwe, pracodawca musi wypłacić 50% dodatku za każdą przepracowaną godzinę ponad obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy.

Godziny faktycznie przepracowane poza rozkładowym czasem pracy (w związku z wykonywaniem polecenia służbowego)są godzinami nadliczbowymi. Takimi samymi jak godziny nadliczbowe przepracowane w zakładzie pracy. Czas wolny od pracy podczas podróży służbowej oraz sam czas podróży odbywanej poza harmonogramowymi godzinami pracy nie jest czasem pracy.