Planowanie i udzielanie urlopu wypoczynkowego

Wystąpienie ściśle określonych przypadków powoduje możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w następnym roku kalendarzowym, jednak nie później niż do 30 września tego roku. Urlop zaległy za 2025 r. pracodawca powinien więc udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r. Planowanie i udzielanie urlopu wypoczynkowego wymaga przygotowania również z końcem każdego roku kalendarzowego — tym bardziej, że w 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpływają zarówno na wymiar urlopu wypoczynkowego, jak i na sposób rozliczania ekwiwalentu.

Urlop wypoczynkowy w skrócie – co zmieniło się w 2026 r.?

Rok 2026 przyniósł dwie istotne nowelizacje Kodeksu pracy, które warto mieć na uwadze przy planowaniu i udzielaniu urlopów:

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje znowelizowany art. 171 Kodeksu pracy (ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 25). Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, a jeśli ten termin minie przed rozwiązaniem stosunku pracy — w ciągu 10 dni od jego ustania. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Nowelizacja rozszerzyła również w wielu przepisach KP „formę pisemną” na „postać papierową lub elektroniczną”.

Od 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) i od 1 maja 2026 r. (sektor prywatny) do stażu pracy wlicza się m.in. okresy umów zlecenia, umów agencyjnych, prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz pracy zarobkowej za granicą (ustawa z 26 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1423, dodająca art. 302¹–302² KP). Wielu pracowników w 2026 r. przekroczy próg 10 lat stażu i zyska prawo do 26 dni urlopu zamiast 20 — co bezpośrednio wpłynie na plan urlopów.

Sam termin wykorzystania zaległego urlopu pozostaje bez zmian — art. 168 KP nadal nakazuje udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Należy do nich również roszczenie o niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Bieg 3-letniego okresu przedawnienia w przypadku niewykorzystanego urlopu rozpoczyna się od 30 września kolejnego roku, czyli ostatniego dnia, w którym pracodawca powinien urlopu udzielić.

Przykład praktyczny — bieg przedawnienia

Pracownik ma 10 dni zaległego urlopu za 2025 r.

Etap	Data / Termin	Opis sytuacji
Nabycie prawa	1 stycznia 2025	Pracownik zyskuje prawo do urlopu za dany rok.
Termin wykorzystania	do 30 września 2026	Urlop wypoczynkowy ma się rozpocząć najpóźniej 30 września.
Początek biegu przedawnienia	1 października 2026	Roszczenie staje się „wymagalne”. Od tego dnia licznik 3 lat zaczyna bić.
Koniec okresu przedawnienia	30 września 2029	Z tym dniem prawo do tych konkretnych 10 dni urlopu wygasa (przedawnia się).

W praktyce oznacza to, że nieudzielenie urlopu w ustawowym terminie nie powoduje, że pracownik traci do niego prawo. Urlop nie znika 1 października — zaczyna jednak być traktowany jako przetrzymany poza ustawowym terminem, co rodzi konsekwencje po stronie pracodawcy (m.in. ryzyko kontroli i sankcji ze strony PIP). Dopiero po upływie 3 lat roszczenie pracownika o udzielenie tego urlopu ulega przedawnieniu.

Zawieszenie biegu przedawnienia w czasie urlopu wychowawczego

Zgodnie z art. 293¹ Kodeksu pracy bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.

Stan faktyczny:

• Rok 2024: Pani Anna wypracowała pełny urlop (np. 26 dni), ale wykorzystała tylko 6 dni. Zostało jej 20 dni zaległego urlopu za 2024 r.
• Styczeń 2025: Pani Anna od razu po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim przechodzi na urlop wychowawczy, który trwa 2 lata (cały 2025 i cały 2026 r.).
• Styczeń 2027: Pani Anna planuje powrót do pracy.

Analiza biegu przedawnienia:

• Gdyby nie było urlopu wychowawczego: bieg przedawnienia za urlop z 2024 r. zacząłby się 30 września 2025 r. i zakończyłby się 30 września 2028 r. (urlop by przepadł).
• Z zastosowaniem art. 293¹ KP: ponieważ Pani Anna od stycznia 2025 r. jest na wychowawczym, bieg przedawnienia w ogóle nie rusza. „Zegar” przedawnienia tych 20 dni z 2024 r. jest zatrzymany przez całe 24 miesiące jej nieobecności.
• Dopiero gdy Pani Anna wróci do pracy w styczniu 2027 r., zegar zacznie tykać.

Efekt. Pani Anna w 2027 r. wraca do pracy i nadal ma pełne prawo do tych 20 dni zaległego urlopu z 2024 r.

Wskazówka kadrowa: prowadząc ewidencję, warto przy osobach na urlopach wychowawczych postawić wyraźną notatkę przy zaległym urlopie: „Bieg przedawnienia zawieszony — art. 293¹ KP”. Unikniesz dzięki temu pomyłek przy porządkowaniu dokumentacji po 3 latach.

Urlop zaległy – zasady

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie pracownika (stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy). Uprawnienie do tego urlopu przysługuje na dany rok kalendarzowy — w razie niewykorzystania nie przechodzi na rok kolejny w charakterze urlopu „na żądanie”, lecz wraca do ogólnej puli urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca może udzielić urlopu zaległego nawet bez zgody pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). Odmowa udania się na urlop przez pracownika może zostać uznana za naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. W konsekwencji może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej w postaci upomnienia lub nagany.

Czy termin 30 września dotyczy rozpoczęcia czy zakończenia urlopu?

Termin z art. 168 KP uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z zaległego urlopu najpóźniej 30 września. Nie ma wymogu, aby cały zaległy urlop zakończył się przed tą datą — pracownik może faktycznie zakończyć go w pierwszych dniach października, a obowiązek pracodawcy uznaje się wtedy za spełniony.

Jakie są sankcje za nieudzielenie zaległego urlopu?

Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 Kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Stąd dopilnowanie terminu 30 września to dla pracodawcy nie tylko kwestia porządku w dokumentacji, lecz wymóg chroniony przepisami i kontrolowany przez PIP.

Skorzystaj ze wzoru zobowiązania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

14-dniowy nieprzerwany urlop wypoczynkowy

Pracodawca powinien (nie musi) udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego trwającego nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych — pod warunkiem, że pracownik wnioskuje o udzielenie urlopu w częściach. Stwierdzenie „powinien” nie oznacza tego samego co „musi”, ale w praktyce to na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego, dlatego pracownik jest zobowiązany do wykorzystania nieprzerwanego 14-dniowego urlopu.

Zasada ta wynika z prawa pracownika do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152 KP). Urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika, z tym że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca może wymagać od pracownika takiego ułożenia wniosków urlopowych, aby ten warunek został spełniony.

Warto podkreślić istotny niuans prawny: pracodawca nie może wprost „zmusić” pracownika do wykorzystania urlopu w jednym, konkretnym 14-dniowym bloku (poza sytuacją okresu wypowiedzenia lub przestoju). Ma on jednak prawo wymagać takiego ułożenia planu urlopowego i wniosków, aby ten ustawowy warunek został spełniony. Zamiast jednak stosować narzędzia dyscyplinarne, nowocześni przedsiębiorcy stawiają na systemy motywacyjne.

Strategiczna rola ZFŚS

Idealnym narzędziem łączącym interes pracodawcy (odpoczynek personelu) z potrzebami pracownika (wsparcie budżetu) jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Popularne „wczasy pod gruszą” to najskuteczniejszy sposób na zachęcenie zespołu do dłuższego urlopu.

Wprowadzenie w regulaminie ZFŚS zapisu uzależniającego wypłatę świadczenia od wykorzystania minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu sprawia, że pracownicy sami dbają o odpowiednie planowanie wypoczynku. Jest to klasyczna sytuacja win-win: pracownik zyskuje dodatkowe środki finansowe, a pracodawca pewność, że zespół przeszedł pełną regenerację, co bezpośrednio przekłada się na mniejszą liczbę błędów i wypadków przy pracy.

Planowanie urlopów przez pracodawcę, czyli „plan urlopów”

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustalany jest przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracownika, ale nie jest nimi związany — zapewnienie normalnego toku pracy jest w tym przypadku priorytetowe.

Plan urlopów najczęściej obejmuje swoim zakresem cały rok kalendarzowy, ale może być ustalany również na pół roku lub kwartał. Plan urlopów powinien być ustalony z pewnym wyprzedzeniem. Jeśli pracodawca jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów, powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku — na następny rok kalendarzowy lub z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim rozpocznie się okres rozliczeniowy.

Należy pamiętać, że w planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni urlopu udzielanego w trybie na żądanie, przysługujących pracownikom z puli urlopu wypoczynkowego. W zależności od wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (pod warunkiem przepracowania całego roku kalendarzowego), pracownik jest zobowiązany zaplanować 16 dni (przy puli 20) lub 22 dni (przy puli 26) urlopu wypoczynkowego. Należy pamiętać o tym, że jedna część urlopu wypoczynkowego nie powinna być krótsza niż 14 dni kalendarzowych.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w terminie niepokrywającym się z terminami zaplanowanych urlopów wypoczynkowych w planie urlopów nie może być automatycznie uznany za urlop na żądanie. Tylko w sytuacji, w której pracownik wyraźnie zawnioskuje o urlop na żądanie lub zgłosi swoją nieobecność w pracy tuż przed planowym rozpoczęciem wykonywania pracy, taki dzień może być uznany za urlop udzielany w tym trybie.

Nowe zasady stażu pracy a plan urlopów na 2026 r.

W 2026 r. planowanie urlopów wymaga dodatkowej uwagi w związku z nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzającą nowe zasady liczenia stażu pracy (ustawa z 26 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1423). Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców z sektora finansów publicznych oraz 1 maja 2026 r. dla pracodawców prywatnych. Do okresu zatrudnienia (art. 302¹ KP) wlicza się m.in.:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy jej prowadzeniu,
• okresy wykonywania umów zlecenia, umów agencyjnych i innych umów o świadczenie usług,
• okresy zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych,
• udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą innej niż stosunek pracy.

W praktyce oznacza to, że pracownik, który dotychczas miał formalnie krótszy staż pracy, po dostarczeniu zaświadczenia z ZUS (uzyskiwanego elektronicznie przez PUE/eZUS) może z dnia na dzień przekroczyć próg 10 lat i nabyć prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego zamiast 20. Pracownicy zatrudnieni odpowiednio w dniu wejścia w życie przepisów mają 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów zatrudnienia.

Dla działu kadr ma to konkretną konsekwencję: plan urlopów może wymagać korekty w trakcie roku, gdy pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające nowe okresy stażu. Po przekroczeniu progu 10 lat do zaplanowania dochodzi 6 dodatkowych dni urlopu, których wymiaru nie obniża się proporcjonalnie do okresu obowiązywania nowych przepisów w bieżącym roku — pracownik ma prawo wykorzystać je w całości jeszcze w 2026 r.

Kto jest zwolniony z obowiązku tworzenia planu urlopów?

Planu urlopów nie ustala pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takim przypadku pracodawca ustala terminy urlopów każdorazowo po porozumieniu z pracownikiem.

Zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na to, aby pracowników nie obejmował plan urlopów. W wyniku takiego porozumienia pracodawca jest zobowiązany każdorazowo ustalać z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego.

Tworzenie planu urlopów nie jest związane z liczbą zatrudnianych pracowników w zakładzie pracy.

Przekazanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Plan urlopów powinien być przekazany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to się odbywać poprzez wydanie właściwego zarządzenia, rozesłanie informacji w intranecie albo udostępnienie w firmowym systemie kadrowym.

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) oraz orzecznictwem, pracodawca ma prawo udostępnić plan urlopów w sposób zbiorczy, ponieważ jest to uzasadnione prawnie uzasadnionym interesem administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W branży takiej jak piekarnia czy cukiernia pracownicy muszą wiedzieć, kiedy ich koledzy z zespołu są nieobecni, aby móc zaplanować własną pracę, zastępstwa i terminy dostaw.

Co można udostępnić na liście zbiorczej?

• imię i nazwisko pracownika,
• termin planowanego urlopu wypoczynkowego,
• stanowisko (opcjonalnie, jeśli ułatwia to planowanie zastępstw).

Czego nie wolno udostępniać na liście zbiorczej?

• Rodzaju nieobecności: to najczęstszy błąd. Na liście zbiorczej nie może pojawić się informacja, że ktoś jest na urlopie z powodu „opieki nad dzieckiem”, „urlopu okolicznościowego (śmierć w rodzinie)” czy „zwolnienia lekarskiego”. Są to dane dotyczące sfery prywatnej lub zdrowia (dane wrażliwe).
• Puli urlopowej: informacja o tym, ile komu zostało dni urlopu (np. „Jan Kowalski — 26 dni do wykorzystania”), jest informacją poufną i nie powinna być dostępna dla innych pracowników.

Dopuszczalne kanały komunikacji planu urlopów

Kanał	Charakterystyka	Warunki / ryzyka
Tablica ogłoszeń	Metoda tradycyjna, dopuszczalna w zakładach produkcyjnych.	Tablica nie może być dostępna dla osób postronnych (klientów, dostawców, kurierów). Musi znajdować się w strefie tylko dla pracowników (zaplecze, szatnia).
Intranet / system kadrowy	Najbezpieczniejsza forma z punktu widzenia RODO.	Systemy mają nadane uprawnienia. Każdy widzi swój pełny panel, a plan ogólny pokazuje tylko zajęte terminy innych osób, bez wchodzenia w szczegóły.
E-mail / komunikator	Dopuszczalne, ale mało elastyczne.	Wysyłka planu w PDF do wszystkich pracowników jest możliwa. Przy korzystaniu z prywatnych maili lub komunikatorów (np. WhatsApp) konieczna jest zgoda pracowników na przetwarzanie danych w tych kanałach.

Należy pamiętać, że niezależnie od obowiązującego planu urlopów, pracodawca jest obowiązany (nie może odmówić) udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi wnioskującemu o jego udzielenie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub każdym innym urlopie udzielanym w związku z narodzinami dziecka, wynikającym z uprawnień rodzicielskich.

Fakt, że pracodawca sam ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, nie oznacza, że może jednostronnie nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu we wskazanym terminie (z pewnymi wyjątkami — np. w okresie wypowiedzenia, w odniesieniu do zaległego urlopu wypoczynkowego). Co do zasady pracodawca może jedynie zasugerować wykorzystanie urlopów w dogodnym dla siebie terminie.

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu go. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego (art. 167¹ KP). Pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia bez jego wniosku, a nawet bez jego zgody — niezależnie od długości okresu wypowiedzenia i strony, która zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop wypoczynkowy zawsze jest udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy, mimo że termin urlopu wynika z planu urlopów. Plan urlopów nie daje pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego bez uprzednio otrzymanej zgody pracodawcy. W tym celu warto złożyć do pracodawcy dodatkowo wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Plan urlopów a „zgoda ostateczna” — przykład z praktyki

Wyobraźmy sobie pracownika, który zgodnie z ogłoszonym w styczniu planem urlopów zaplanował dwutygodniowy wyjazd w lipcu. Opierając się na tym dokumencie, w marcu wpłaca zaliczkę na biuro podróży. Na tydzień przed wyjazdem pracodawca informuje go, że z powodu awarii kluczowej linii produkcyjnej lub nagłej choroby dwóch innych pracowników nie może go puścić na urlop w tym terminie.

Samo istnienie planu urlopów nie oznacza, że pracownik 1 lipca może po prostu nie przyjść do pracy:

• plan urlopów to dokument organizacyjny,
• udzielenie urlopu to czynność prawna pracodawcy.

Zawsze zaleca się złożenie formalnego wniosku (papierowego lub w systemie) na ok. 2 tygodnie przed terminem, aby uzyskać „podpis”, który jest ostatecznym zielonym światłem.

Czy pracodawca może przesunąć termin z planu urlopów?

Tak. Zgodnie z art. 164 § 2 Kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. „Szczególną potrzebą” może być np. nagłe, duże zamówienie, którego nie da się zrealizować bez danego specjalisty, lub wspomniana awaria maszyn.

Obowiązek zwrotu kosztów: przesunięcie a odwołanie z urlopu

To punkt, w którym pojawia się najwięcej wątpliwości. Kodeks pracy mówi wprost o zwrocie kosztów tylko w przypadku odwołania z urlopu (gdy pracownik już na nim jest — art. 167 § 2 KP). Co jednak w sytuacji, gdy urlop się jeszcze nie zaczął, ale plan został zmieniony?

Podejście orzecznictwa: choć Kodeks pracy nie mówi o tym wprost w rozdziale o urlopach, sądy powszechne (opierając się na zasadach odpowiedzialności odszkodowawczej i art. 300 KP w zw. z Kodeksem cywilnym) stoją na stanowisku, że jeśli pracodawca jednostronnie zmienia wiążący plan urlopów, jest winien pracownikowi zwrot udokumentowanych kosztów, których nie da się odzyskać (np. bezzwrotna zaliczka, koszty wiz, ubezpieczenia).

Warunek: pracownik musi udowodnić poniesioną szkodę (rachunki, potwierdzenia z biura podróży).

Jak uniknąć konfliktów w firmie?

Aby uniknąć kosztownych (dla obu stron) sytuacji, warto wdrożyć jasną procedurę:

1. Zasada „zgoda przed wpłatą”: warto edukować pracowników, by nie dokonywali wiążących rezerwacji finansowych wyłącznie na podstawie planu urlopów, lecz po uzyskaniu akceptacji konkretnego wniosku urlopowego.
2. Ubezpieczenie od rezygnacji: dobrą praktyką jest sugerowanie pracownikom wykupienia ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z podróży.
3. Dialog: jeśli pracodawca wie, że plan urlopów jest zagrożony, powinien poinformować o tym zespół jak najwcześniej, by zminimalizować koszty ewentualnego przesunięcia terminu.

Pracownik powinien stosować się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy. Kwestie związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych mogą wynikać z zapisów regulaminowych lub ze zwyczajów zakładowych. Pracodawca może wymagać przedłożenia „wniosków urlopowych” mimo sporządzonego planu urlopów. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany dostosować się do tych wymogów. Samowolne rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego może zostać uznane za nieuzasadnione niestawienie się w miejscu pracy.

Forma wniosku o urlop — papierowa czy elektroniczna?

Kodeks pracy nie narzuca konkretnej formy wniosku o urlop wypoczynkowy — to kwestia regulaminu pracy lub utrwalonych zwyczajów zakładowych. Nowelizacja Kodeksu pracy z 27 stycznia 2026 r. potwierdziła kierunek cyfryzacji dokumentacji kadrowej: w wielu przepisach KP dotychczasowy wymóg „formy pisemnej” został zastąpiony sformułowaniem „postać papierowa lub elektroniczna”. Postać elektroniczną należy rozumieć szeroko — obejmuje ona zarówno formalną formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem, jak i mniej sformalizowaną komunikację (np. wiadomość e-mail), o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej wniosek.

W praktyce coraz więcej pracodawców akceptuje wnioski urlopowe składane przez firmowe systemy kadrowe, służbową pocztę elektroniczną lub aplikacje samoobsługowe. Niezależnie od wybranego kanału, kluczowe pozostaje uzyskanie zgody pracodawcy przed rozpoczęciem urlopu — sama wysyłka wniosku (papierowego ani elektronicznego) takiej zgody nie zastępuje.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop — zmiany od 27 stycznia 2026 r.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje znowelizowany art. 171 Kodeksu pracy, który po raz pierwszy precyzyjnie określa termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Zgodnie z dodanymi § 4 i § 5:

• pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalonym zgodnie z art. 85 KP;
• jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
• jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy obowiązujący w 2026 r. wynosi 20,92 (dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy). Dla niepełnego etatu współczynnik obniża się proporcjonalnie:

Wymiar etatu	Współczynnik 2026
Pełny etat	20,92
3/4 etatu	15,69
1/2 etatu	10,46
1/3 etatu	6,97
1/4 etatu	5,23

Szczegóły wyliczeń i przykłady znajdziesz w artykule o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy — aktualizacja 2026.

Urlop wypoczynkowy, najważniejsze informacje

Jakie są zasady dotyczące wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z Kodeksem pracy, zaległy urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu w tym terminie, co oznacza, że pracownik nie traci prawa do urlopu, nawet jeśli nie został on wykorzystany w ustawowym czasie.

Co zmieniło się w Kodeksie pracy w 2026 roku w kontekście urlopów wypoczynkowych?

W 2026 roku wprowadzono istotne zmiany, takie jak nowelizacja art. 171 Kodeksu pracy, która określa terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz rozszerzenie formy pisemnej na formę elektroniczną. Te zmiany mają na celu uproszczenie procedur związanych z urlopami.

Jakie są sankcje za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego?

Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawcy grozi również kontrola ze strony PIP, co podkreśla wagę przestrzegania terminów.

Jakie są zasady dotyczące planowania urlopów przez pracodawcę?

Pracodawca ma obowiązek ustalić plan urlopów, uwzględniając wnioski pracowników oraz potrzeby firmy. Plan ten powinien być stworzony z wyprzedzeniem, najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego, a pracownicy muszą być o nim poinformowani.

Czy pracownik może samodzielnie rozpocząć urlop wypoczynkowy?

Nie, pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy, nawet jeśli termin wynika z planu urlopów. Zawsze konieczne jest uzyskanie zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu, co można zrobić poprzez złożenie formalnego wniosku.