Planowanie i udzielanie urlopu wypoczynkowego

Wystąpienie ściśle określonych przypadków powoduje możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w następnym roku kalendarzowym, nie później jednak niż do 30 września 2024 (za 2023 rok). Natomiast planowanie i udzielanie urlopu wypoczynkowego wymaga przygotowania również z końcem roku kalendarzowego.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy obowiązujący w 2024

Przedawnienie

Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Należy do nich również roszczenie o niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Bieg 3-letniego okresu przedawnienia w przypadku niewykorzystanego urlopu rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który przysługuje urlop.

Urlop zaległy

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie pracownika (stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy). Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy. W razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok kolejny. Pracodawca może udzielić urlopu zaległego nawet bez jego zgody (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05).

Odmowa udania się na urlop przez pracownika może zostać uznana za naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. W konsekwencji może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej w postaci upomnienia lub naganny.

Skorzystaj ze wzoru zobowiązania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

14 dniowy urlop

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlop wypoczynkowy trwający nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, pod warunkiem, że pracownik zawnioskuje o udzielenie urlopu w częściach. Stwierdzenie „powinien” wprawdzie nie oznacza tego samego co „musi”. W związku z tym, że to na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego (grozi mu kara grzywny za ich nieprzestrzeganie) to pracownik jest zobowiązany do wykorzystania nieprzerwanego 14-dniowego urlopu wypoczynkowego.

Planowanie urlopów czyli „plan urlopów”

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustalany jest przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracownika ale nie jest nimi związany gdyż zapewnienie normalnego toku pracy jest w tym przypadku priorytetowe.

Plan urlopów najczęściej obejmuje swoim zakresem cały rok kalendarzowy ale może być ustalany również na pół roku lub kwartał. Plan urlopów powinien być ustalony z pewnym wyprzedzeniem. Jeśli pracodawca jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów, powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku na następny rok kalendarzowy.

Należy pamiętać, że w planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni urlopu udzielanego w trybie na żądanie przysługującego pracownikom z puli urlopu wypoczynkowego. W zależności od wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (pod warunkiem przepracowania całego roku kalendarzowego), pracownik jest zobowiązany zaplanować 16 lub 22 dni urlopu wypoczynkowego. Należy pamiętać o tym, że jedna część urlopu wypoczynkowego nie powinna być krótsza niż 14 dni kalendarzowych.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w terminie nie pokrywającym się z terminami zaplanowanych urlopów wypoczynkowych w planie urlopów nie może być uznany za urlop na żądanie. Tylko i wyłącznie w sytuacji, w której pracownik wyraźnie zawnioskuje o urlop na żądanie, lub zgłosi swoją nieobecność pracy tuż przed planowym rozpoczęciem wykonywania pracy, taki dzień może być uznany za urlop udzielany w tym trybie.

Zwolnienie z obowiązku tworzenia planu urlopów

Planu urlopów nie ustala pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takim przypadku pracodawca ustala terminy urlopów każdorazowo po porozumieniu z pracownikiem.

Zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na to aby pracowników nie obejmował plan urlopów. W wyniku takiego porozumienia, pracodawca jest zobowiązany każdorazowo ustalać z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego.

Tworzenie planu urlopów nie jest związane z liczbą zatrudnianych pracowników w zakładzie pracy.

Przekazanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Plan urlopów powinien być przekazany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to się odbywać poprzez wydanie właściwego rozporządzenia lub poprzez rozesłanie w Intranecie.

Należy pamiętać, że niezależnie od obowiązującego planu urlopów, pracodawca jest obowiązany (nie może odmówić) udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi wnioskującemu o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub każdym innym urlopie udzielanym w związku z narodzinami dziecka, wynikającym z uprawnień rodzicielskich.

Fakt, że pracodawca sam ustala plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracownik nie oznacza, że może jednostronnie nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu we wskazanym terminie (z pewnymi wyjątkami – np. w okresie wypowiedzenia, w odniesieniu do zaległego urlopu wypoczynkowego). Pracodawca może jedynie zasugerować wykorzystanie urlopów w dogodnym dla siebie terminie.

Pracownik, który znajduje się w okresie wypowiedzenia jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w terminie wskazanym przez siebie pod warunkiem, że w ogóle wyrazi zgodę na wykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop wypoczynkowy zawsze jest udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy mimo, że termin urlopu wynika z planu urlopów. Plan urlopów nie daje pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, bez uprzednio otrzymanej zgody pracodawcy na rozpoczęcie tego urlopu. W tym celu warto złożyć do pracodawcy dodatkowo wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Pracownik powinien stosować się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy. Kwestie związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych mogą wynikać z zapisów regulaminowych lub wynikać ze zwyczajów zakładowych. Jeśli Pracodawca może wymagać przedłożenia „wniosków urlopowych” mimo sporządzonego planu urlopów. W takim przypadku, pracownik jest zobowiązany dostosować się do tych wymogów. Samowolne rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, może być uznane za nieuzasadnione niestawienie się w miejscu pracy.

eBook

Jakie pytania znajdziesz w ebook-u?

Czy wiesz, że przygotowałam dla Ciebie eBook o urlopach? Znajdziesz w nim odpowiedzi na skomplikowane pytania z zakresu m.in. urlopu wypoczynkowego, urlopów związanych z macierzyństwem oraz np. dodatkowych dni wolnych od pracy, takich jak:

• zmieniam pracę w trakcie roku kalendarzowego. Nabyłam prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje mi u obu pracodawców?
• co się stanie, jeśli w trakcie urlopu wypoczynkowego moje dziecko rozchoruje się i będę musiała sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem? Czy otrzymam zasiłek opiekuńczy?
• czy w razie odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego, pracodawca powinien wskazać przyczynę swojej decyzji? Pracodawca nie chce udzielić mi urlopu bezpłatnego, dlaczego?
• kończę studia magisterskie i przygotowuję pracę dyplomową. Czy przysługuje mi z tego tytułu 21 dni urlopu szkoleniowego?
• co oznacza możliwość podziału urlopu rodzicielskiego na części? Czy mogę wykorzystać urlop rodzicielski w częściach?
• co się stanie, jeśli nie złożyłem wniosku o urlop wychowawczy w terminie?