przełącz wpis

25 czerwca 2024|

Komisja antymobbingowa – jak ją powołać w 5 krokach i jakie ma zadania

Komisja antymobbingowa to wewnętrzny, kolegialny organ pracodawcy powoływany do rozpatrywania zgłoszeń mobbingu i dyskryminacji oraz do realizacji obowiązku przeciwdziałania tym zjawiskom. Żaden przepis Kodeksu pracy nie nakazuje jej powołania ani nie określa jej składu czy trybu działania.

Obowiązkowe jest samo przeciwdziałanie mobbingowi, a komisja to jeden z dopuszczalnych sposobów jego realizacji. Pracodawca powołuje ją imiennie spośród pracowników, w ramach wyborów opierając jej działanie na wewnętrznej procedurze antymobbingowej, która stanowi wewnętrzne źródło prawa pracy. W praktyce kluczowe jest nie samo istnienie komisji, lecz to, czy jej prace są rzetelnie udokumentowane, bo dokumentacja postępowania jest dowodem na to, że pracodawca faktycznie przeciwdziałał mobbingowi.

Znaczenie tej dokumentacji rośnie w związku z procedowaną nowelizacją przepisów o mobbingu, która zaostrza wymagania wobec prewencji po stronie pracodawcy.

Podstawa prawna: brak odrębnego przepisu o komisji, organ wynika z wewnętrznej procedury pracodawcy.
Charakter: organ kolegialny, doradczo-rozpoznawczy, działający jako ciało pracodawcy.
Powołanie: imienne, w ramach wyborów spośród pracowników, zwykle bezterminowo albo na czas terminowy.
Cel: rozpatrywanie zgłoszeń mobbingu i dyskryminacji oraz wsparcie prewencji.
Dowód prewencji: wartość komisji zależy od jakości i kompletności dokumentacji jej prac.

Czy pracodawca musi powołać komisję antymobbingową?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku powołania komisji antymobbingowej. Obowiązkowe jest przeciwdziałanie mobbingowi, a komisja jest tylko jednym z narzędzi, które temu służą.

Jak wskazuje stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych, żaden przepis ustawowy nie zobowiązuje pracodawcy do powołania komisji antymobbingowej, nie określa jej zadań ani sposobu rozpatrywania spraw, a jej powołanie jest zwykle elementem wewnętrznej polityki pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca ma swobodę w wyborze i nazwaniu organu, który będzie prowadził postępowania w sprawach mobbingu.

W praktyce stosuje się różne rozwiązania:

komisja antymobbingowa jako organ kolegialny,
pełnomocnik lub rzecznik do spraw przeciwdziałania mobbingowi,
mediator lub osoba zaufania,
model mieszany, np. komisja wspierana przez eksperta zewnętrznego.

Niezależnie od wybranej formy, obowiązek przeciwdziałania mobbingowi pozostaje po stronie pracodawcy. Zakres i mechanizm tego obowiązku zmienia procedowana nowelizacja przepisów o mobbingu, która porządkuje wymagania dotyczące prewencji.

Czym jest komisja antymobbingowa?

Komisja antymobbingowa jest organem kolegialnym powołanym w celu realizacji obowiązku przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy. Działa na podstawie wewnętrznego regulaminu postępowań antymobbingowych, który reguluje zasady jej powołania i działania.

Komisja rozpatruje zgłoszenia, prowadzi postępowanie wyjaśniające i przedstawia rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem. Jej rolą jest rzetelne sprawdzenie zgłoszenia, a nie automatyczne potwierdzanie zarzutów. Konsekwencje wobec osoby uznanej za sprawcę mobbingu można wyciągać dopiero po gruntownym zbadaniu sprawy i ustaleniu odpowiedzialności.

Jaką definicję mobbingu stosuje komisja?

Komisja ocenia zgłoszenia w oparciu o ustawową definicję mobbingu z art. 94(3) Kodeksu pracy. W obowiązującym stanie prawnym mobbing to działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko niemu, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu, wywołujące zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, poniżenie, ośmieszenie, izolowanie lub wyeliminowanie z zespołu.

Tę definicję zmienia procedowana nowelizacja. Projekt UD183 (druk sejmowy nr 2289) upraszcza ją do uporczywego nękania i rezygnuje z wymogu długotrwałości oraz skutku. Na dzień przygotowania tego artykułu projekt jest na etapie prac w Sejmie, w Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach, i jeszcze nie obowiązuje. Szczegóły zmiany, w tym nowe progi roszczeń i mechanizm zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności, opisuje osobny materiał o nowej definicji mobbingu w projekcie nowelizacji.

Dla pracy komisji oznacza to jedno: regulamin i procedurę warto napisać tak, aby dało się je szybko dostosować do nowej definicji, gdy ustawa wejdzie w życie.

Co powinna zawierać procedura antymobbingowa?

Procedura antymobbingowa powinna jasno definiować politykę firmy wobec mobbingu i ustanawiać konkretny sposób postępowania w razie zgłoszenia. To dokument operacyjny, a nie deklaracja, dlatego musi opisywać realne kroki, a nie ogólne wartości.

Minimalny zakres dobrze skonstruowanej procedury:

definicja polityki firmy w zakresie przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji,
sposób zgłaszania nieprawidłowości i dostępne kanały zgłoszeń,
zasady powołania, składu i działania komisji antymobbingowej,
przebieg postępowania wyjaśniającego i zasady poufności,
katalog następstw w razie stwierdzenia mobbingu,
zasady dokumentowania postępowania i przechowywania akt sprawy.

Projekt procedury warto skonsultować z kadrą kierowniczą i doprowadzić do podpisania dokumentu przez osobę upoważnioną. Wdrożenie obejmuje też zapoznanie z procedurą wszystkich pracowników, bo bez tego trudno wykazać, że zasady faktycznie obowiązują w organizacji.

Jakie następstwa może przewidywać polityka antymobbingowa?

Polityka antymobbingowa może przewidywać sankcje wobec osoby, która dopuściła się mobbingu, aż do rozwiązania umowy o pracę włącznie. Rodzaj następstwa zależy od wagi naruszenia i okoliczności sprawy.

W praktyce katalog następstw obejmuje:

kary porządkowe przewidziane w przepisach prawa pracy,
wypowiedzenie umowy o pracę,
w szczególnych przypadkach rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Każda sankcja musi mieć podstawę w ustalonym stanie faktycznym i w naruszeniu konkretnych zasad, dlatego rozstrzygnięcie komisji powinno jasno wskazywać, co i na jakiej podstawie zostało stwierdzone.

Jak powołać komisję antymobbingową krok po kroku?

Komisję antymobbingową powołuje pracodawca, wskazując jej członków imiennie spośród pracowników. Powołanie i odwołanie członków leży w gestii pracodawcy, a członkostwo ma zwykle charakter bezterminowy.

Praktyczna kolejność działań:

Pracodawca wskazuje imiennie skład komisji spośród pracowników.
Pracodawca zapewnia członkom kompetencje w zakresie prawa pracy, zarządzania i relacji w miejscu pracy, potwierdzone udziałem w odpowiednim szkoleniu.
Na pierwszym posiedzeniu komisja wybiera przewodniczącego i sekretarza.
Komisja przyjmuje szczegółowe zasady działania w formie wewnętrznego regulaminu.
W razie potrzeby pracodawca powołuje okresowo eksperta zewnętrznego z głosem wyłącznie doradczym, na wniosek przewodniczącego.

Kto powinien wejść w skład komisji?

W skład komisji powinny wejść osoby mające kompetencje w zakresie problematyki mobbingu i dyskryminacji oraz przeciwdziałania tym zjawiskom. Komisja może liczyć kilku członków, a ich liczbę i dobór ustala pracodawca.

Przy doborze składu warto uwzględnić:

wiedzę z zakresu prawa pracy i wewnętrznych procedur,
kompetencje w zakresie relacji pracowniczych i rozwiązywania konfliktów,
bezstronność wobec stron potencjalnego postępowania,
możliwość powołania eksperta zewnętrznego o uprawnieniach doradczych, gdy sprawa wymaga specjalistycznej wiedzy.

Jak działa komisja antymobbingowa?

Komisja działa na podstawie przyjętego przez siebie regulaminu i prowadzi postępowanie wyjaśniające w sprawach zgłoszonego mobbingu lub dyskryminacji. Na pierwszym posiedzeniu określa szczegółowe zasady swojej pracy.

Podstawowe reguły działania:

każdy pracownik na wezwanie komisji ma obowiązek przedstawić posiadane dokumenty i udzielić informacji w sprawie,
osoby prowadzące sprawę są zobowiązane do zachowania poufności i nie mogą kopiować ani rozpowszechniać dokumentów dotyczących postępowania,
jeżeli skarga dotyczy komórki kierowanej przez członka komisji, przewodniczący może zawiesić jego udział w pracach do czasu zakończenia postępowania, co zabezpiecza bezstronność.

Jak komisja powinna dokumentować postępowanie?

Komisja powinna dokumentować każdy etap postępowania na piśmie, łącznie z rozstrzygnięciem i jego uzasadnieniem. Dotyczy to także decyzji o nieuznaniu zgłoszenia za mobbing, która wymaga takiej samej staranności jak decyzja potwierdzająca zarzut.

Rzetelna dokumentacja pełni podwójną funkcję: porządkuje sprawę wewnętrznie i stanowi dowód, że pracodawca realnie przeciwdziałał mobbingowi. Ten drugi aspekt zyskuje na znaczeniu wraz z nowelizacją, w której udokumentowana prewencja decyduje o możliwości zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności. Zasady budowania takiej dokumentacji opisuje materiał o dokumentacji prewencji antymobbingowej.

Minimalny zestaw dokumentów przy pojedynczej sprawie:

zgłoszenie lub jego protokół z datą wpływu i wskazaniem kanału,
decyzja o wszczęciu postępowania ze wskazaniem składu orzekającego,
protokoły rozmów ze stronami i świadkami, podpisane przez uczestników,
rozstrzygnięcie komisji z pisemnym uzasadnieniem,
opis działań podjętych po zakończeniu sprawy.

Czy komisja antymobbingowa przetwarza dane osobowe?

Tak. Postępowanie komisji dotyczy danych osobowych stron i świadków, w tym danych szczególnej kategorii, na przykład dotyczących zdrowia. Komisja działa przy tym jako ciało pracodawcy, a nie jako odrębny podmiot.

Na taki status komisji wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 11 grudnia 2019 r. (sygn. III SA/Gl 888/19), uznając, że w postępowaniu antymobbingowym to pracodawca występuje jako administrator danych, a komisja jest jego ciałem. W praktyce oznacza to, że procedura musi określać, kto, kiedy i w jakim zakresie ma dostęp do akt sprawy, oraz przewidywać ograniczony i udokumentowany dostęp do dokumentów zawierających dane wrażliwe.

Jak nowelizacja przepisów o mobbingu wpływa na pracę komisji?

Nowelizacja nie zmienia statusu samej komisji. Po wejściu projektu w życie komisja antymobbingowa nadal nie będzie organem ustawowym, a jej powołanie pozostanie wyborem pracodawcy. Zmienia się natomiast kontekst, w którym komisja pracuje.

Najważniejsze konsekwencje dla pracy komisji:

komisja będzie oceniać zgłoszenia według uproszczonej definicji mobbingu, bez wymogu długotrwałości i skutku,
rośnie znaczenie dokumentacji postępowania jako dowodu prewencji po stronie pracodawcy,
regulamin i procedurę warto przygotować w sposób, który pozwoli szybko zaktualizować je po wejściu ustawy w życie.

Projekt UD183 (druk sejmowy nr 2289) jest na etapie prac legislacyjnych i nie obowiązuje, dlatego status zmian należy weryfikować na bieżąco. Pełny opis zakresu i terminów znajduje się w materiale o nowelizacji przepisów o mobbingu w Kodeksie pracy.

Jaką rolę pełni kadra kierownicza w przeciwdziałaniu mobbingowi?

Kadra kierownicza odpowiada za bieżące reagowanie na niepożądane zachowania w zespole, jeszcze zanim sprawa trafi do komisji. To pierwszy poziom przeciwdziałania mobbingowi w organizacji.

W praktyce rola kadry kierowniczej obejmuje:

stałą obserwację relacji w zespole,
wyjaśnianie sporów i konfliktów bez ich odkładania,
reagowanie na sygnały o przejawach mobbingu zamiast zachowania obojętności,
sygnalizowanie decydentom potrzeby zmian w organizacji pracy,
stosowanie się do zapisów procedury antymobbingowej.

Szkodliwe skutki mobbingu

Szkodliwe skutki mobbingu to straty związane z pogorszeniem wizerunku firmy (zarówno przez gorzej pracujących poszczególnych zatrudnionych jak i przez gorszą reputację przedsiębiorstwa). Po stronie pracodawcy występują potencjalnie duże koszty związane z odszkodowaniami dla ofiar mobbingu. Innymi konsekwencjami mobbingu są:

zwiększona fluktuacja kadr,
rosnące koszty doboru i rekrutacji nowych pracowników,
konieczność doszkalania nowych pracowników,
zmniejszenie zaufania do organizacji wśród pracowników,
obawy pracowników przed przejawami mobbingu.

Najważniejsze pytania i odpowiedzi w temacie: Komisja antymobbingowa – jak ją powołać w 5 krokach i jakie ma zadania

Czy pracodawca jest zobowiązany do powołania komisji antymobbingowej?

Nie, pracodawca nie ma obowiązku powołania komisji antymobbingowej. Obowiązkowe jest jedynie przeciwdziałanie mobbingowi, a komisja to jedno z narzędzi, które mogą być do tego wykorzystane.

Jakie są główne zadania komisji antymobbingowej?

Komisja antymobbingowa zajmuje się rozpatrywaniem zgłoszeń dotyczących mobbingu i dyskryminacji oraz prowadzeniem postępowań wyjaśniających. Jej celem jest rzetelne zbadanie sprawy i przedstawienie rozstrzygnięcia.

Jakie elementy powinna zawierać procedura antymobbingowa?

Procedura antymobbingowa powinna zawierać definicję polityki firmy, sposób zgłaszania nieprawidłowości, zasady działania komisji oraz katalog następstw w razie stwierdzenia mobbingu. Ważne jest, aby dokument ten był operacyjny i szczegółowy.

Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z działań komisji antymobbingowej?

Konsekwencje mogą obejmować kary porządkowe, wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Rodzaj sankcji zależy od wagi naruszenia oraz okoliczności sprawy.

Jak nowelizacja przepisów o mobbingu wpłynie na pracę komisji antymobbingowej?

Nowelizacja przepisów uprości definicję mobbingu i zwiększy znaczenie dokumentacji postępowania. Komisja nadal nie będzie organem ustawowym, ale jej prace będą musiały być dostosowane do nowych wymogów.

Podsumowanie

Komisja antymobbingowa to wewnętrzny organ pracodawcy, którego prawo nie nakazuje wprost, ale który porządkuje realizację obowiązkowego przeciwdziałania mobbingowi. O jej wartości decyduje nie sam fakt powołania, lecz jakość procedury, kompetencje składu i rzetelność dokumentacji postępowania. Każde rozstrzygnięcie, także o nieuznaniu zgłoszenia, powinno mieć pisemne uzasadnienie i podlegać zasadom ochrony danych osobowych.

Znaczenie dokumentacji prac komisji rośnie wraz z procedowaną nowelizacją przepisów o mobbingu, w której udokumentowana prewencja przekłada się na zakres odpowiedzialności pracodawcy. Projekt nie obowiązuje jeszcze, ale procedurę i regulamin komisji warto już teraz przygotować tak, aby dało się je szybko dostosować do nowej definicji mobbingu.