27 lipca 2021|

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych

Akta osobowe to zbiór bardzo istotnych dokumentów. Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych mogą również być przechowywane we wspomnianym zbiorze. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z czterech części. Każda z tych części zawiera określone przepisami dokumenty dotyczące stosunku pracy zarówno w trakcie jego trwania, przed zatrudnieniem i związane z ustaniem stosunku pracy.

Z treści artykułu dowiesz się, w której części akt osobowych należy przechowywać:

  • polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz ewidencji czynności,
  • dokumentację płacowo-podatkową, w tym dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US oraz zwolnienie lekarskie,
  • kopię dowodu osobistego,
  • kopię odpisu dokumentu urzędowego,
  • dokumentację związaną z zatrudnianiem cudzoziemców,
  • dokumenty dotyczące RODO i ochrony danych osobowych,
  • dokumentację związaną z wypadkiem przy pracy i chorobą zawodową,
  • notatkę służbową,
  • dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy,
  • legitymację emeryta/rencisty,
  • legitymację emeryta/rencisty,
  • dokumentację związaną z PPK,
  • dokumentację związaną z zajęciem wynagrodzenia przez komornika,
  • zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa, 
  • polecenie wyjazdu służbowego,
  • zaświadczenie o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok,
  • wnioski o wypłacenie środków z ZFŚS.

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych a pozostała dokumentacja pracownicza

Z treści rozporządzenia wynika jaką dokumentację zaliczamy do dokumentacji pracowniczej, tj.:

  • akta osobowe,
  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i art. 237(7) Kodeksu pracy).

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych

Lista dokumentacji wskazanej w rozporządzeniu jest listą otwartą co oznacza, że w poszczególnych częściach możemy przechowywać dodatkowe dokumenty, które wiążą się z przebiegiem zatrudnienia pracownika.

Mimo, że ustawodawca doprecyzowuje, w którym miejscu należy przechowywać dokumentację pracowniczą, wciąż pojawiają się wątpliwości w tym zakresie.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz ewidencji wykonywanych czynności

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Ponadto na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Polecenie wykonywania pracy w trybie zdalnym, jak i obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności może przybrać formę pisemną lub ustną, jednak dla celów dowodowych warto zachować formę pisemną.

Wskazane dokumenty powinno przechowywać się w części B akt osobowych, w związku z tym, że w tej właśnie części znajdują się dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika.

Druki płacowo-podatkowe, zgłoszenia do ZUS i US, zwolnienia lekarskie

Dokumenty płacowo-podatkowe stanowią dokumentację pracowniczą jednak są odrębną kategorią. Na ich podstawie pracodawca może bezbłędnie naliczyć i wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę. Przepisy prawa pracy nie wskazują, w którym miejscu należy umieścić dokumentację płacowo-podatkową. Zgodnie z wypracowaną praktyką, dokumentację płacowo-podatkową przechowuje się najczęściej wraz z kartą (listą) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Jeśli dział kadr i dział płac są odrębnymi komórkami organizacyjnymi, dokumenty płacowo-podatkowe przechowywane są w dziale płac. Niektórzy specjaliści ds. prawa pracy przechowują tą dokumentację w aktach osobowych. Każda ze wskazanych możliwości jest akceptowalna i zależy od decyzji pracodawcy (pracownika działu kadrowo-płacowego).

Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE ZUS, płatnik składek przechowuje przez okres co najmniej 3 lat w formie elektronicznej. Nie należy drukować dokumentu elektronicznego. Wystarczy go zapisać na dysku lub zewnętrznym nośniku. Oczywiście można wydrukować wizualizację e-ZLA z PUE ZUS, jednak taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem, na podstawie którego wypłaca się zasiłek.

Kopia dowodu osobistego

Pracodawca nie ma podstawy do żądania przedłożenia (w celu wykonania kopii) dowodu osobistego pracownika. Pracodawca może żądać tego dokumentu do wglądu celem potwierdzenia danych wskazanych w kwestionariuszach osobowych. Jeżeli w aktach osobowych znajduje się kopia dowodu osobistego, co do których przechowywania brak jest podstawy prawnej powinien w miarę możliwości zwrócić dokument osobie zainteresowanej, a w przypadku, gdy nie jest to możliwe dokonać trwałego i bezpiecznego zniszczenia dokumentu. Pracodawca, który dokonał zniszczenia dokumentu powinien utworzyć protokół, z którego będzie wynikało jakie dokumenty zostały zniszczone.

Odpisy dokumentów urzędowych

Złożenie wniosku o udzielenie tzw. urlopu okolicznościowego przez pracownika wiąże się z koniecznością udokumentowania przez niego wystąpienia okoliczności, która uprawnia do skorzystania ze zwolnienia od pracy. Pracodawca nie ma podstawy prawnej, aby żądać (w celu dokonania kopii) przedłożenia odpisów dokumentów urzędowych takich jak: akt zgonu, akt urodzenia dziecka. W tym przypadku należy kierować się zasadą minimalizacji danych.  Dokumenty te mogą być żądane jedynie do wglądu, a podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego powinno być jedynie jego pisemne oświadczenie co do okoliczności uzasadniającej urlop okolicznościowy. Zasadne wydaje się to aby wspomniane oświadczenie przechowywać wraz z dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, jako dokument uzasadniający nieobecność w pracy.

Dokumentacja obcokrajowców

Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dokumentację związaną z zatrudnianiem obcokrajowca, w tym kopię paszportu pracownika, wizy czy dokumentów potwierdzających legalność pobytu i zatrudnienia pracownika.

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 

Zgodnie przepisów ustawy z 15.06.2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej   obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego pracownika cudzoziemca jest przechowywanie kopii dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy oraz odpowiedni czas po ustaniu zatrudnienia zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Dokumentacja dotycząca RODO i ochrony danych

Szeroko rozumiana dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych powinna być przechowywana w części B akt osobowych, ponieważ związana jest z posiadaniem przez osobę zatrudnianą statusu pracownika.

Do dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych zaliczamy, m.in.  upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, informacja dla pracownika o administratorze danych osobowych, wyrażenie zgody na monitoring, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi regulującymi te kwestie.

Dokumentacja związana z wypadkiem przy pracy i chorobą zawodową

Dokumentacji powypadkowej czy tej związanej ze zgłoszeniem podejrzenia choroby zawodowej przez pracodawcę co do zasady nie przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

W praktyce taką dokumentację przechowuje pracownik służby bhp.

Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wskazują, aby dokumentacja powypadkowa czy dokumentacja dotycząca chorób zawodowych lub podejrzeń o takie choroby, miałaby być przechowywana w aktach osobowych, w związku z czym tego typu dokumenty powinny być przechowywane odrębnie.

Notatka służbowa

Notatka służbowa może zostać umieszczona w części B akt osobowych lub może być przechowywana oddzielnie. Jeżeli notatka nie stanowi części dokumentacji związanej z nałożeniem na pracownika kary porządkowej, nie ma obowiązku jej usuwania z akt po upływie roku nienagannej pracy ani przechowywania w części D akt osobowych.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy stanowi odrębny od akt osobowych zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, w związku z czym należy ją przechowywać poza aktami osobowymi. W praktyce przyjęło się pojęcie „teczuni”, w której przechowuje się zbiór dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy poza aktami osobowymi.

Kopia legitymacji emeryty-rencisty

Pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie okazania do wglądu legitymacji emeryta/rencisty celem potwierdzenia faktu posiadania statusu emeryta/rencisty, ale nie powinien bez zgody pracownika kserować legitymacji i umieszczać jej kopii w aktach osobowych.

Dokument, w którym pracownik oświadcza, że jest emerytą lub rencistą można przechowywać w części B prowadzonych akt osobowych. 

Wnioski urlopowe

Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego tworzą odrębną od akt osobowych dokumentację i nie powinny być przechowywane w części B akt osobowych.

Dokumentacja związana z PPK

Dokumentacja związana z PPK (informacja dotycząca PPK) może zostać umieszczona w części B akt osobowych pracownika, z uwagi na fakt, iż jest związana z przebiegiem jego zatrudnienia. Dokumentacja związana z wyliczeniem czy przekazaniem składki będzie przechowywana wraz z pozostałą dokumentacją płacową. W części B akt osobowych przechowywane są dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, a zatem również dotyczące poświadczonej przez pracownika informacji o PPK.

Dokumentacja związana z zajęciem wynagrodzenia przez komornika

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części C należy przechowywać potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Potwierdzenie dokonania wspomnianych czynności jest odrębnym dokumentem kierowanym w odpowiedzi na przesłane zajęcie komornicze.

Na mocy art. 884 Kodeksu cywilnego w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem, dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy.

Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, obowiązany jest zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Tytuły egzekucyjne zawierają kwoty wskazujące na wysokość zadłużenia pracownika, a pracodawca jest zobowiązany dokonać odpowiednich potrąceń na rzecz danego organu. Takie dokumenty powinny być przechowywane wraz z dokumentacją płacową w trakcie realizowania potrąceń z wynagrodzenia pracownika, a po ich zaspokojeniu – w odrębnym zbiorze.

Zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa 

W związku z oddaniem krwi pracownik może więc skorzystać ze zwolnienia od pracy. Od 26 stycznia 2021 honorowym dawcom krwi, którzy oddadzą krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługuje zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddali krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym.

Podstawą udzielenia pracownikowi płatnego zwolnienia od pracy jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa, które pracownik powinien przedstawić pracodawcy do wglądu. Przepisy nie przewidują obowiązku przechowywania takich zaświadczeń przez pracodawcę. Skorzystanie przez pracownika ze zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi należy natomiast odnotować w ewidencji czasu pracy.

Polecenie wyjazdu służbowego

Przepisy prawa pracy nie nakładają obowiązku wypisywania druku delegacji. 

W przypadku, gdy pracownik udaje się w podróż służbową, rekomendowanym jest jednak wystawienie mu przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu.

W praktyce, druk delegacji przechowywany jest wraz z dokumentacją płacową, jako podstawa do wypłaty diet i innych świadczeń przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej.

Zaświadczenie o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok

W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Orzeczenie lekarskie wydane w trakcie zatrudnienia pracownika, z którego jednoznacznie wynika, że pracownik powinien pracować przy komputerze w okularach korygujących wzrok należy przechowywać w części B akt osobowych. 

Wnioski o wypłacenie środków z ZFŚS

Regulamin przyznawania świadczeń z ZFŚS powinien określać warunki oraz zasady nabywania prawa do świadczeń czy dokumentowania sytuacji socjalnej osób uprawnionych. Wniosek o dofinansowanie może stanowić jednocześnie oświadczenie o dochodach.  Wnioski i oświadczenia dotyczące ZFŚS najczęściej przechowywane są w odrębnym zbiorze, poza aktami osobowymi.

E-teczki – elektroniczna dokumentacja kadrowa 

W dokumentach kadrowych łatwo się pogubić, prawda? 

Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego ma jednak sposób na ład i porządek w dokumentacji pracowniczej: e-teczki w systemie kadrowo-płacowym iPersonel. 

Jakie korzyści przynoszą jej e-teczki?

  • Wie dokładnie, gdzie znajduje się dany dokument. Nawet gdy dokumentów jest tysiące – odnalezienie jednego z nich zajmuje jej tyle, co kilka kliknięć, czyli chwilkę.
  • Mniej wydatków, więcej miejsca w biurze. 
  • Automatyzacja procesów. Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego korzysta z tych samych dokumentów na różnych etapach. A jeśli wprowadza nowe, system automatyczne numeruje je i przypisuje do odpowiedniej części teczki. 
  • Mniejsze ryzyko popełnienia błędu przy wpisywaniu danych. Uff. 
  • Pewność, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z przepisami. Jak wiemy, RODO nie pyta, RODO wymaga. 

Więcej informacji o e-teczkach:

E-teczka pracownika – dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?

Kategorie