Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych – co i gdzie przechowywać? Przewodnik

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jedno z podstawowych obowiązków pracodawcy. W praktyce kadrowej wiele dokumentów budzi wątpliwości – czy dany druk trafia do akt osobowych, a jeśli tak, to do której części? A może powinien być przechowywany w dokumentacji odrębnej?

Ten przewodnik odpowiada na najczęstsze pytania i porządkuje zasady według aktualnego stanu prawnego.

Gdzie przechowywać poszczególne dokumenty w aktach?

Rodzaj dokumentu	Gdzie przechowywać	Uwagi
Polecenie pracy zdalnej	Część B akt osobowych	Wraz z ewidencją czynności
Ewidencja czynności (praca zdalna)	Część B akt osobowych	Jeśli wymagana przez pracodawcę
Druki płacowo-podatkowe (PIT-2, oświadczenia)	Dokumentacja odrębna	Może być w aktach osobowych ale najczęściej w odrębnym zbiorze
Zgłoszenia do ZUS i US	Dokumentacja odrębna	Przechowywać z dokumentacją płacową
Zwolnienia lekarskie (e-ZLA)	Dokumentacja odrębna	Nie wymagają archiwizacji papierowej
Upoważnienie do przetwarzania danych (RODO)	Część B akt osobowych	Obowiązkowe
Oświadczenie o zapoznaniu z RODO	Część B akt osobowych	Zalecane
Dokumentacja powypadkowa	Dokumentacja odrębna	Protokół + dokumenty związane
Notatka służbowa	Część B lub D akt osobowych	Zależy od treści i celu
Dokumenty cudzoziemca (zezwolenia, wizy)	Część A lub B akt osobowych	Zależnie od etapu zatrudnienia
Zajęcie komornicze	Dokumentacja odrębna	Korespondencja z komornikiem
Orzeczenie lekarskie o okularach korygujących wzrok	Część B akt osobowych	Z dokumentacją BHP
Dokumenty PPK (deklaracje, wnioski)	Część B akt osobowych	Oświadczenia mogą być również w dokumentacji płacowej
Ewidencja czasu pracy	Dokumentacja odrębna	Osobny zbiór, nie akta osobowe
Wnioski urlopowe	Dokumentacja odrębna	Dokumentacja urlopowa
Polecenie wyjazdu służbowego	Dokumentacja odrębna	Dokumentacja delegacji
Wnioski o świadczenia z ZFŚS	Dokumentacja ZFŚS	Osobny zbiór, nie akta osobowe
Kopia dowodu osobistego	Nie przechowywać	Brak podstawy prawnej
Akty stanu cywilnego (oryginały)	Nie przechowywać	Tylko do wglądu (z wyjątkiem – akt urodzenia dziecka)
Legitymacja emeryta-rencisty	Nie przechowywać	Tylko do wglądu
Zaświadczenie o oddaniu krwi	Nie przechowywać	Tylko do wglądu, zwrot pracownikowi

Dokumenty przechowywane w aktach osobowych

Polecenie pracy zdalnej i ewidencja czynności – która część akt?

Odpowiedź: Polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz ewidencja czynności trafiają do części B akt osobowych.

Zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Takie polecenie stanowi dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia i należy je przechowywać w części B akt osobowych.

Jeżeli pracodawca wymaga od pracownika prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności (zgodnie z art. 67(31) K.p.), dokumentacja ta również trafia do części B. Ewidencja powinna zawierać:

• opis czynności,
• datę wykonania,
• czas poświęcony na realizację.

Ponadto, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej powinny być przechowywane w części B akt osobowych (w tym wnioski o udzielenie pracy zdalnej okazjonalnej). Dlaczego? Katalog dokumentów, wniosków i zgód dotyczących ewidencjonowania czasu pracy określony we wspomnianym rozporządzeniu stanowi katalog zamknięty. Ustawodawca nie wymienia dokumentów dotyczących pracy zdalnej jako należącej do tej kategorii dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty płacowe, zgłoszenia ZUS i e-ZLA – akta czy dokumentacja odrębna?

Odpowiedź: Dokumenty płacowo-podatkowe, zgłoszenia do ZUS i zwolnienia lekarskie przechowuje się w praktyce w dokumentacji odrębnej (w dziale płac/księgowości).

Najczęściej spotykane dokumenty płacowe:

• druki PIT-2 i inne oświadczenia podatkowe,
• zgłoszenia do ZUS (ZUA, ZCNA, ZWUA),
• zgłoszenia do urzędu skarbowego,
• zwolnienia lekarskie.

Ale! Biorąc pod uwagę fakt, że lista dokumentów wchodzących w skład części B akt osobowych stanowi katalog otwarty, ponieważ ustawodawca użył sformułowania, „w szczególności” można przyjąć, że umieszczenie dokumentacji płacowej w części B akt osobowych nie będzie błędem.

Zwolnienia lekarskie (e-ZLA) – od czasu wprowadzenia elektronicznych zwolnień pracodawca nie musi ich drukować ani przechowywać w formie papierowej. Informacje o absencjach są dostępne na profilu PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych ZUS).

Dokumenty płacowo-podatkowe należy przechowywać zgodnie z przepisami o rachunkowości i ordynacji podatkowej – w odniesieniu do większości dokumentów – przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Upoważnienia RODO i zgody na przetwarzanie danych

Odpowiedź: Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych przechowuje się w części B akt osobowych.

Każdy pracownik, który ma dostęp do danych osobowych, musi posiadać pisemne upoważnienie od administratora danych (pracodawcy). Dokument ten jest obowiązkowy i trafia do części B akt.

W części B przechowujemy:

• oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o ochronie danych,
• zobowiązanie do zachowania poufności,
• zgodę na przetwarzanie danych (jeśli wymagana dla konkretnych celów).

Dokumentacja powypadkowa i choroba zawodowa

Odpowiedź: Dokumentacja dotycząca wypadku przy pracy i choroby zawodowej przechowywana jest w odrębnym zbiorze.

Najczęściej osoba odpowiedzialna za BHP w zakładzie pracy przechowuje się:

• protokół powypadkowy,
• kartę wypadku,
• decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej,
• dokumenty związane z ubieganiem się o świadczenia.

Ważne: Pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy oraz rejestr chorób zawodowych.

Notatka służbowa – kiedy można ją przechowywać w aktach?

Odpowiedź: Notatka służbowa może trafić do akt osobowych gdy dotyczy przebiegu zatrudnienia lub odpowiedzialności porządkowej pracownika.

Zasady przechowywania notatek:

• Część B – notatki dokumentujące istotne zdarzenia w przebiegu zatrudnienia (np. ustalenia ze spotkania oceniającego),
• Część D – notatki związane z karami porządkowymi (upomnienie, nagana),
• Poza aktami – notatki o charakterze roboczym, nieistotne dla stosunku pracy.

Notatka służbowa nie może zastępować kary porządkowej. Jeśli pracodawca chce wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, musi zastosować procedurę z art. 108-113 Kodeksu pracy.

Dokumenty cudzoziemca – co jest wymagane w aktach osobowych?

Odpowiedź: Dokumenty legalizujące pracę i pobyt cudzoziemca przechowuje się w aktach osobowych – w części A lub B, zależnie od etapu zatrudnienia.

Część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie):

• kopia paszportu lub dokumentu podróży,
• zezwolenie na pracę (jeśli wydane przed zatrudnieniem),
• oświadczenie o powierzeniu pracy (zarejestrowane w PUP).

Część B (dokumenty z przebiegu zatrudnienia):

• przedłużenia zezwoleń na pracę,
• nowe karty pobytu,
• decyzje administracyjne dotyczące legalizacji.

Obowiązek pracodawcy: Przez cały okres zatrudnienia pracodawca musi posiadać kopie dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca. Kontrola PIP może zażądać ich okazania.

Zajęcie komornicze wynagrodzenia – która część akt osobowych?

Odpowiedź: Dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia przez komornika przechowuje się w odrębnym zbiorze, najczęściej wraz z dokumentacją płacową.

Pisma dotyczące zajęcia wynagrodzenia (zarówno te od komornika, jak i odpowiedzi pracodawcy) powinny być przechowywane w osobnym zbiorze dokumentów dotyczących egzekucji, a nie w aktach osobowych pracownika.

Dzieje się tak dlatego, że zajęcie wynagrodzenia dotyczy sfery prywatnej pracownika, a nie stosunku pracy.

Do odrębnego zbioru trafiają:

• zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia,
• korespondencja z komornikiem,
• zestawienia potrąceń (kopie).

Pracodawca ma obowiązek:

• potwierdzić zajęcie w ciągu 7 dni,
• dokonywać potrąceń zgodnie z przepisami,
• poinformować komornika o zmianach (np. rozwiązanie umowy).

Zajęcie komornicze – potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

Po zakończeniu pracy pracodawca musi poinformować komornika o rozwiązaniu umowy o pracę i braku dalszej możliwości dokonywania potrąceń.

Pismo do komornika o ustaniu zatrudnienia powinno trafić do części C akt osobowych.

Pozostała korespondencja z komornikiem powinna nadal znajdować się w osobnym zbiorze.

Natomiast zgodnie z art. 884 Kodeksu cywilnego:

(…) W razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne (…)

§ 3
Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, obowiązany jest zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Orzeczenie o okularach korekcyjnych. W której część akt osobowych?

Odpowiedź: Tak, orzeczenie lekarskie stwierdzającego konieczność stosowania okularów korygujących wzrok przechowuje się w części B akt osobowych.

Dokument ten jest częścią dokumentacji BHP związanej z badaniami profilaktycznymi. Jeśli lekarz medycyny pracy stwierdzi potrzebę stosowania okularów do pracy przy monitorze, pracodawca:

• przechowuje zaświadczenie w części B,
• refunduje koszt okularów (zgodnie z wewnętrznymi przepisami).

Dokumentację dotyczącą ubiegania się o refundację okularów lub soczewek korygujących wzrok przechowuje się w odrębnym zbiorze, poza aktami osobowymi.

Dokumenty PPK – gdzie je przechowywać?

Odpowiedź: Wszystkie dokumenty związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi przechowuje się w części B akt osobowych.

Do części B trafiają:

• deklaracja o rezygnacji z PPK,
• wniosek o przystąpienie do PPK (dla osób 55-70 lat),
• deklaracja o wpłatach dodatkowych,
• wnioski o zmianę wysokości wpłat.

Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi

Ewidencja czasu pracy – dlaczego to osobny zbiór?

Odpowiedź: Ewidencja czasu pracy to odrębna dokumentacja pracownicza, która nie wchodzi w skład akt osobowych.

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację obejmującą:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

• a) ewidencja czasu pracy
• b) wnioski, dokumenty i zgody pracownika dotyczące zdarzeń dotyczących czasu pracy.

Okres przechowywania: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla pracowników, których stosunek pracy został zawarty począwszy od 1 stycznia 2019 r.).

Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego – akta osobowe czy dokumentacja urlopowa?

Odpowiedź: Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego przechowuje się w dokumentacji odrębnej, nie w aktach osobowych.

Dokumentacja urlopowa obejmuje:

• wnioski o urlop wypoczynkowy,
• wnioski o urlop na żądanie,
• wnioski o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego,
• odwołanie z urlopu wypoczynkowego.

Plany urlopów tak jak listy obecności wspomniane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku 7 lutego 2019 r., są dokumentami zbiorczymi, a nie indywidualnymi, prowadzonymi oddzielnie dla każdego pracownika, i nie są one ani częścią akt osobowych, ani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W związku z tym takie dokumenty dla stosunków pracy zarówno nawiązanych przed 2019 r., jak i od nowego roku będą przechowywane przez taki sam okres, przez co najmniej okres, w którym przedawniają się roszczenia pracownicze, tj. 3 lata od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

Delegacja służbowa – gdzie przechowywać polecenie wyjazdu?

Odpowiedź: Polecenie wyjazdu służbowego (delegację) przechowuje się w dokumentacji odrębnej, nie w aktach osobowych.

Dokumentacja delegacji obejmuje:

• druk polecenia wyjazdu służbowego,
• rozliczenie kosztów podróży,
• faktury i rachunki (bilety, noclegi, przejazdy).

Dokumenty te mają charakter finansowo-księgowy i podlegają przepisom o rachunkowości.

Wnioski o świadczenia z ZFŚS

Odpowiedź: Wnioski o wypłatę świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przechowuje się w dokumentacji ZFŚS, nie w aktach osobowych.

Dokumentacja ZFŚS to osobny zbiór, który zawiera:

• wnioski o świadczenia,
• oświadczenia o dochodach,
• decyzje o przyznaniu świadczeń.

RODO a ZFŚS: Dane o sytuacji materialnej pracownika są danymi wrażliwymi. Pracodawca może je przetwarzać tylko w zakresie niezbędnym do przyznania świadczenia i przez czas nie dłuższy niż konieczny.

Dokumenty, których pracodawca nie powinien przechowywać

Kopia dowodu osobistego – dlaczego nie wolno jej trzymać w aktach?

Odpowiedź: Pracodawca nie ma podstawy prawnej do kopiowania i przechowywania dowodu osobistego pracownika.

Zgodnie z art. 22(1) Kodeksu pracy pracodawca może żądać podania określonych danych osobowych, ale nie ma prawa kopiować dokumentów tożsamości. Dowód osobisty można jedynie okazać do wglądu w celu weryfikacji danych. Co zamiast kopii? Pracodawca może ubiegać się o numer PESEL pracownika dopiero po jego zatrudnieniu. W trakcie procesu rekrutacji, pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego do wglądu.

Wyjątki:

• przepisy szczególne wyraźnie wymagają kopii dokumentu (np. niektóre branże regulowane lub zatrudnienie cudzoziemców),

Ryzyko: Przechowywanie kopii dowodów osobistych bez podstawy prawnej może skutkować karą od Prezesa UODO.

Akty stanu cywilnego. Co wolno przechowywać w aktach, a czego nie?

Odpowiedź: Pracodawca nie powinien przechowywać odpisów aktów urodzenia, zgonu ani małżeństwa. Dokumenty te służą tylko do wglądu.

Zasada: Pracownik okazuje akt stanu cywilnego, pracodawca weryfikuje dane i zwraca dokument.

Kiedy pracownik okazuje akty stanu cywilnego:

• akt urodzenia dziecka – przy wniosku o urlop rodzicielski, macierzyński,
• akt zgonu – przy wniosku o urlop okolicznościowy,
• akt małżeństwa – przy zmianie nazwiska, wniosku o urlop okolicznościowy.

Pracodawca odnotowuje w dokumentacji fakt okazania dokumentu, ale nie przechowuje jego kopii.

Uwaga! Przepisy prawa pracy są podstawą uprawniającą pracodawcę do przechowywania aktu urodzenia dziecka w aktach osobowych pracownika chcącego skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Ponadto zgodnie z § 9 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dowodem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, przypadający po porodzie, jest skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem.

Ponadto, do wniosku o udzielenie pracownicy lub pracownikowi, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny akt urodzenia dziecka albo kopie tych dokumentów, albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, określającego przewidywaną datę porodu.

Legitymacja emeryta-rencisty – czy pracodawca może ją kopiować?

Odpowiedź: Nie. Pracodawca nie ma podstawy prawnej do kopiowania legitymacji emeryta-rencisty.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Legitymacja może być okazana do wglądu w celu:

• potwierdzenia statusu emeryta/rencisty,
• weryfikacji uprawnień do świadczeń z ZFŚS,
• ustalenia wymiaru urlopu (w niektórych przypadkach).

Po weryfikacji pracodawca zwraca dokument pracownikowi. W dokumentacji można odnotować: „Zweryfikowano status emeryta/rencisty na podstawie okazanej legitymacji nr… z dnia…”.

Zaświadczenie o oddaniu krwi – czy musi być w aktach pracowaniczych?

Odpowiedź: Nie. Zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa służy tylko do weryfikacji uprawnienia do dnia wolnego i powinno być zwrócone pracownikowi.

Zgodnie z art. 9 ustawy o publicznej służbie krwi – zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje:

• zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew, oraz w dniu następnym, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi.

Pracodawca:

• weryfikuje zaświadczenie,
• udziela dnia wolnego,
• zwraca zaświadczenie pracownikowi.

W ewidencji czasu pracy odnotowuje się nieobecność usprawiedliwioną. Nie ma podstawy do przechowywania kopii zaświadczenia w aktach osobowych.

Najczęstsze pytania o dokumentację pracowniczą

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Dla pracowników, których stosunek pracy rozpoczął się począwszy od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnionych wcześniej – 50 lat od rozwiązania umowy (z możliwością skrócenia do 10 lat po złożeniu raportów informacyjnych do ZUS).

Czy można prowadzić akta osobowe elektronicznie?

Tak. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej. Zmiana formy wymaga spełnienia określonych warunków techniczno-organizacyjnych.

Czy pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych?

Tak. Na żądanie pracownika pracodawca udostępnia akta do wglądu lub wydaje kopie dokumentów (art. 94(12) K.p.).

Gdzie przechowywać umowę o pracę?

Umowę o pracę przechowuje się w części B akt osobowych.

Co zrobić z dokumentami po upływie okresu przechowywania?

Dokumentację należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych. Przed zniszczeniem pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów.

Podsumowanie – kluczowe zasady przechowywania dokumentów:

• Akta osobowe = 5 części (A, B, C, D, E) – każdy dokument ma swoje miejsce.
• Dokumentacja odrębna obejmuje: ewidencję czasu pracy; dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy); kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy)
• Nie przechowuj bez podstawy prawnej: kopii dowodów osobistych, aktów stanu cywilnego, legitymacji emeryta-rencisty, zaświadczeń o oddaniu krwi.
• Zasada minimalizacji danych (RODO): zbieraj i przechowuj tylko te dokumenty, które są niezbędne i mają podstawę prawną.
• W razie wątpliwości: sprawdź Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – zawiera szczegółowy wykaz dokumentów dla każdej części akt.