W jaki sposób dbać o środowisko pracy i pozostać eko?

Kadry i płace to obszary, które generują mnóstwo dokumentacji. W trakcie całego przebiegu zatrudnienia w firmie, niezbędne jest przygotowanie szeregu dokumentów zarówno stricte kadrowych jak i płacowych.

Na mocy art. 94 Kodeksu pracy, jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza).

Dokumentacja elektroniczna

Znowelizowane przepisy prawa pracy umożliwiły pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych w postaci elektronicznej. Wiele przedsiębiorstw wciąż nie korzysta z tego udogodnienia.  Zdecydowanie częściej pracodawcy korzystają z systemów do generowania elektronicznych wniosków urlopowych lub umożliwiających dostęp do indywidualnej listy płac niż z dokumentacji w postaci elektronicznej, dzięki której znacznie redukujemy zużycie papieru.

Część dokumentacji pracowniczej może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej, a cześć w postaci elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca może też zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sytuację, w której do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej. W takim przypadku pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.  Pracownik odbiera dokument papierowy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Zgodnie z powyższym, papierowe wersje dokumentów, po ich zeskanowaniu, jeżeli nie zostaną odebrane przez pracownika, mogą (ale nie muszą) zostać zniszczone.

Elektroniczne listy obecności

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W przypadku, gdy dany pracodawca objęty jest obowiązkiem ustalenia regulaminu pracy, kwestia ta powinna zostać uregulowana przepisami regulaminu pracy. Nie ma żadnych przeszkód prawnych, by potwierdzanie przybycia do zakładu pracy i opuszczenia zakładu pracy przez poszczególnych pracowników odbywało się z wykorzystaniem kart elektronicznych i dedykowanych czytników. Takie rozwiązania funkcjonują w wielu zakładach pracy i wspomagają prowadzenie właściwej ewidencji czasu pracy. 

Jak być eko?

Brak papierowych list obecności, korzystanie z elektronicznych rejestratorów czasu pracy czy dokumentacji w postaci elektronicznej wpływa pozytywnie na środowisko i pozwala pozostać eko. Za faktem, aby zainstalować system Rejestracji Czasu Pracy ( RCP ) przemawiają korzyści. System RCP umożliwia dostęp do ewidencji czasu pracy online. Wszystkie informacje są gromadzone oraz generowane do wydruków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Uzyskujemy w ten sposób bezpośredni dostęp do karty ewidencji czasu pracy przy jednoczesnej oszczędności papieru. Dbamy o środowisko i kreujemy pozytywny wizerunek firmy.

Skuteczna rejestracja czasu pracy jest w stanie zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa, a także obniżyć koszty jego funkcjonowania: https://www.skalmex.com.pl/pl