Rozkład czasu pracy i rejestracja godzin pracy

Rozkład czasu pracy i rejestracja godzin pracy to stałe elementy dotyczące zatrudnienia pracowniczego. Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy oraz przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku.

Przestrzeganie czasu pracy przez pracownika polega na punktualnym rozpoczynaniu i kończeniu pracy. Pracownik ma obowiązek przebywania i wykonywaniu pracy w miejscu pracy w ustalonych godzinach pod nadzorem pracodawcy lub osoby przez niego wyznaczonej oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy w sposób przewidziany w danym zakładzie pracy.

Obowiązek pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest zaznajamianie pracownika z rozkładem jego czasu pracy, co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Rozkład czasu pracy ma najczęściej postać grafiku. Z grafiku wynikają dni i godziny pracy danego pracownika. Grafik może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej. Może być sporządzany na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Przygotowałam dla Ciebie wzór rocznej ewidencji czasu pracy, którą możesz pobrać zupełnie za darmo! A już wkrótce nowa ewidencja na 2024!

Zwolnienie z obowiązku

Nie zawsze jednak pracodawca ma obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy.

Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku w następujących przypadkach, gdy:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę;
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w przepisach Kodeksu pracy, w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
• pracodawca na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy;
• pracodawca na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Rozkład pracy w regulaminie

W wielu zakładach pracy, zwłaszcza przy pracach administracyjno-biurowych, pracownicy wykonują pracę w tym samych dniach tygodnia, w stałych godzinach. W takim przypadku rozkład czasu pracy pracowników wynika z przepisów wewnątrzzakładowych. Kontrola czasu pracy zatrudnionych w tym przypadku nie przysparza zbyt wielu trudności. Nie mniej jednak ogólna liczba pracowników nie pozostaje bez wpływu na jakość i szybkość kontroli ich czasu pracy.

Rejestrowanie godzin pracy

Pracownicy mogą pracować w różnych systemach czasu pracy, przy pracy zmianowej, a także w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy. Rejestrowanie faktycznych godzin pracy pracowników w zakładzie pracy może być bardzo utrudnione. Dlatego tradycyjna – papierowa forma odnotowywania godzin przyjścia i wyjścia nie sprawdza się w tych zakładach pracy.

Ruchomy czas pracy

Przepisy Kodeksu pracy przewidują system, którego zastosowanie wobec pracownika pozwala mu na rozpoczynanie pracy codziennie w różnych godzinach. Jest to ruchomy rozkład czasu pracy. Pracownik rozpoczyna pracę w różnych godzinach lub w przedziale czasowym. Pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracowników dniami pracy. We wspomnianym rozkładzie czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Indywidalny system

Godnym uwagi jest fakt, że na indywidualny wniosek pracownika pracodawca może zastosować wobec niego indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Rejestrowanie czasu pracy

Jak widać, czas pracy pracowników, a w zasadzie ich dni i godziny pracy mogą znacznie różnić się od siebie. Kontrolowanie czasu pracy pracowników wymaga sporo wysiłku ze strony pracodawcy lub działów kadrowych. To na nich ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Z pewnością, elektroniczne rejestratory czasu pracy stają się wybawieniem dla przedsiębiorców. Ważnym aspektem jest fakt, że rejestrowanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy konieczne jest ze względu na obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Elektroniczne rejestratory czasu pracy pozwalają na stałą kontrolę czasu pracy pracowników. W znacznym stopniu ułatwiają pracownikom odnotowywanie ich godzin pracy. Elektroniczne rejestratory czasu pracy oferują dostęp do raportów w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Dane można śledzić w czasie rzeczywistym w dowolnym urządzeniu. Tak naprawdę Internet jest potrzebny tylko do przesyłki danych, po jej dokonaniu równie dobrze można pracować offline. Jest to nowoczesne rozwiązanie, które jest standardem stosowanym w każdym zakładzie pracy. Zamontowanie i uruchomienie takiego systemu zajmuje maksymalnie 15 minut, a najszybsi robią to w 3 minuty.