Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązuje założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników. Zatrudniający zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego podwładnego akta osobowe. Czy wiesz, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest to szczególnie istotne ze względu na fakt, że naruszenie tych zasad może skutkować karą grzywny. Zgodnie bowiem z art. 281 Kodeksu pracy,  kto:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wskazany w przepisach czas, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Powyższe obowiązki wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prawidłowego prowadzenia akt osobowych reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2028 w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Jedną z ważniejszych zasad, które obowiązują przy zakładaniu i dalszym prowadzeniu akt osobowych jest podział akt osobowych na pięć części. Są to część A, część B, część C oraz D i E. Wyodrębnienie poszczególnych części akt osobowych ma na celu zachowanie porządku w dokumentacji oraz rozdzielenie poszczególnych dokumentów w zależności od momentu ich otrzymania czy przygotowania przez pracodawcę.

Część A

Powinna zawierać wszelką dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata do pracy o zatrudnienie.

Z treści rozporządzenia wynika, że w części A przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Należy jednak pamiętać o art. 22(1) Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących, m.in. wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy gdy te informacje są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, co do zasady zbiera od kandydata do pracy m.in.  informacje na temat jego dotychczasowego doświadczenia czy stopnia wykształcenia, co powinno zostać potwierdzone przedłożeniem przez kandydata do pracy stosownymi dokumentami.

Ale uwaga! Osoba, która ma nawiązać z pracodawcą stosunek pracy do momentu podpisania umowy o pracę nie posiada jeszcze statusu pracownika. Jest kandydatem do pracy.

Od kandydata wymaga się chociażby przedłożenia do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz wypełnienia kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wszystkie dokumenty otrzymane od kandydata do pracy przez pracodawcę, należy umieścić w części A akt osobowych pracownika. W praktyce, dokumenty te otrzymuje pracownik działu kadrowego.

Pobierz zakładkę A do akt osobowych

Część B

Pierwszym dokumentem umieszczonym w części B akt osobowych jest najczęściej egzemplarz umowy o pracę. Cała część B zawiera wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika, poczynając od umowy o pracę po informację o warunkach zatrudnienia. Ta część akt osobowych zawiera dokumenty, których wręczenie pracownikowi wynika z przepisów prawa pracy poprzez wszystkie istotne postanowienia dokonywane w trakcie zatrudnienia.

W części B mogą znaleźć się takie dokumenty jak: aneksy do umowy zawierające informacje np. o podwyższeniu wynagrodzenia, porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające w przypadku konieczności dokonania zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia. W tym miejscu znajdą się kontrolne i okresowe badania lekarskie. Umieszczamy tam wiele innych dokumentów regulujących sprawy związane z przebiegiem zatrudnienia.

Pobierz zakładkę do części B akt osobowych

Część C

W części C znajduje się wszelka dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. W tym miejscu akt osobowych swoje miejsce znajdzie:

• egzemplarz świadectwa pracy;
• pismo rozwiązujące umowę o pracę, np. w formie wypowiedzenia czy rozwiązania w trybie porozumienia stron,
• pismo informujące o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• informacja o przysługującym pracownikowi prawie do odprawy. W tej części umieszczamy wiele innych dokumentów, które związane są z ustaniem stosunku pracy.

Pobierz zakładkę do części C akt osobowych

Wydzielone części

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Część D

W części D należy przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pobierz zakładkę do części D akt osobowych

Część E

W części E przechowujemy dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alko-holu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pobierz zakładkę do części E akt osobowych

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe w sposób chronologiczny

Kolejnym szalenie istotnym elementem prowadzenia akt osobowych pracownika jest jej chronologia. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników w sposób chronologiczny? Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Porządek chronologiczny oznacza segregację dokumentów zgodnie z datą ich otrzymania lub przygotowania. Powinny być ułożone od najstarszego historycznie do najbardziej aktualnego. W praktyce oznacza to, że najstarsze dokumenty powinny znajdować się w głębi akt, a najnowsze na wierzchu. Chronologicznie to znaczy następująco po sobie według daty.

Uwaga!
Chronologia dokumentacji w aktach osobowych powinna dotyczyć każdej z wyodrębnionej części akt osobowych pracownika. Przepisy wyraźnie wskazują, iż dokumenty powinny być ułożone chronologicznie w ramach poszczególnych części akt osobowych.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników w przypadku dostarczenia dokumentów z opóźnieniem

Pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w przypadku dostarczenia przez pracownika dokumentu z opóźnieniem. Zwłaszcza gdy akta osobowe pracownika zostały już założone i ułożone chronologicznie. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zamieszczenie daty wpływu na dokumencie i wpięcie go do akt osobowych w następnej kolejności.

Uwaga!
Nie ma konieczności wprowadzania daty wpływu na każdym dokumencie znajdującym się w teczce akt osobowych. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką praktykę prowadzić. Wielu praktyków prawa pracy umieszcza informację o dacie wpływu na każdym dostarczonym przez pracownika dokumencie.

Odpisy lub kopie dokumentów

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Numeracja akt osobowych

Kolejną ważną zasadą dotyczącą prowadzenia akt osobowych, a wynikającą z przepisów rozporządzenia jest konieczność ponumerowania wszystkich dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Numerowanie poszczególnych dokumentów powinno być dokonane przy użyciu długopisu. Nie używamy w tym celu ołówka ani innego łatwo usuwalnego urządzenia piśmiennego. Powinno stanowić trwały ślad w aktach osobowych. Jakakolwiek konieczność zmiany chronologii w aktach osobowych będzie powodowała konieczność dokonania zmiany naniesionej numeracji. W takim przypadku nie powinno używać się korektora czy innego środka trwale usuwającego ślad po poprzedniej numeracji. Najlepszym rozwiązaniem jest przekreślenie nieaktualnej numeracji i nadanie nowej, według nowego porządku. Sytuacja taka jednak nie powinna mieć miejsca zbyt często. Nawet dostarczenie z opóźnieniem pewnego dokumentu przez pracownika nie musi powodować konieczności zmiany numeracji, wystarczy wprowadzić datę wpływu na dokumencie.

Uwaga!

Przepisy nie zabraniają w sposób kategoryczny używania ołówka. Przyjmuje się jednak, że taka technika numerowania może okazać się nietrwała i sprzyjać “manipulacjom”.
Za posłużenie się ołówkiem nie grozi żadna kara. W przypadku kontroli PIP, w żadnym wypadku nie ma podstaw do postawienia zarzutu, że dokumenty nie są numerowane. Jednak inspektorzy – (to wynika z praktyki i mojego doświadczenia), wydają wystąpienia w których zalecają używanie długopisu jako pewniejszej i trwalszej formy numeracji.  Inspektorzy wydają również polecenia ustne w tym zakresie – w trakcie czynności kontrolnych. Tego typu informacji możecie spodziewać się w książce Prawo pracy first minute – encyklopedii wiedzy praktycznej, zamkniętej w pytaniach i odpowiedziach.

Wykaz dokumentów stanowi swego rodzaju: spis treści ułatwiający uzyskanie informacji na temat zawartości poszczególnych części akt osobowych pracownika. Wykaz dokumentów jest kartą. Zazwyczaj sztywną kartą, na której odręcznie (lub w innej formie zapisu, np. elektronicznej jeśli tworzymy ten spis np. przy użyciu Excela) należy wykazać każdy nowy dokument znajdujący swoje miejsce w poszczególnych częściach akt osobowych. Karta ta zazwyczaj jest dołączana do teczki akt osobowych, którą można nabyć w każdym sklepie z artykułami papierniczymi. Nic nie stoi na przeszkodzie aby taką kartę przygotować samemu. Np. przy użyciu programu Word czy Excel pamiętając jednak o odpowiednim jej oznaczeniu literą A, B lub C.

Oryginały czy kopie?

Ważne jest, aby każdy pracodawca przechowywał w aktach osobowych pracownika wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak podstawową zasadą jest gromadzenie w aktach osobowych kopii dokumentów. Wyjątek dotyczy niewielkiej grupy dokumentów, np. orzeczenia lekarskiego, które powinno być przechowywane w oryginale.

W praktyce zdarza się tak, że pracownicy przynoszący do działu kadr oryginały dokumentów są jednocześnie zaopatrzeni w ich kopie, które składają pracodawcy w celu przechowywania w aktach osobowych. Nic nie stoi na przeszkodzie aby takie kopie od pracownika zebrać. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu zgodności oryginału z doniesioną kopią dokumentu. Najczęściej jednak do zadań osób zatrudnionych w działach kadrowych należy kserowanie wszelkiej dokumentacji dostarczonej często w sporej ilości przez kandydata do pracy.

Uwaga!
Odpis jest już rodzajem kopii, dlatego nie ma potrzeby tworzenia kopii z kopii. Odpis dokumentu można wpiąć do właściwej części akt osobowych pracownika.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników zagranicznych – język polski

Następny warunek do spełnienia przy prowadzeniu akt osobowych to prowadzenie akt osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Mianowicie pracodawca, sporządzając akta osobowe, powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto jeszcze zaznaczyć, że dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być, poza obowiązkową polską wersją językową, również sporządzane w innych wersjach obcojęzycznych. Jednakże należy podkreślić, iż jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim.