Plan urlopów 2024

Plan urlopów – czy obowiązkowy?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, wbrew powszechnej praktyce pozwalającej na udzielanie urlopu wypoczynkowego każdorazowo na wniosek pracownika.

Plan urlopów jest ustalany przez pracodawcę, biorąc pod uwagę wnioski pracowników. Wnioski pracowników nie są jednak obligatoryjne dla pracodawcy. Pracodawca musi wziąć w pierwszej kolejności pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Plan urlopów – na jaki czas?

Plan urlopów najczęściej obejmuje swoim zakresem cały rok kalendarzowy ale może być ustalany również na okresy krótsze, np. na pół roku lub kwartał. Plan urlopów powinien być ustalony z pewnym wyprzedzeniem, aby móc go przekazać do informacji pracowników najpóźniej z końcem roku. Jeśli pracodawca jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku – na następny rok kalendarzowy.

Wyłączenia

W planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni urlopu udzielanego w tzw. trybie na żądanie. W zależności od wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (pod warunkiem przepracowania całego roku kalendarzowego), przy założeniu, że pracownik wykonuje pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, należy zaplanować 16 (20 – 4)lub 22 dni urlopu wypoczynkowego (26 – 4). Należy pamiętać o zaplanowaniu jednej części urlopu wypoczynkowego w wymiarze nie krótszym niż 14 dni kalendarzowych.

Pracodawca ma prawo wymagać od pracownika złożenia wniosku urlopowego w taki sposób, aby co najmniej jeden urlop trwał nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych.

Uwaga!

Pracodawca nie może wymuszać na pracownikach brania urlopów na czas zamknięcia zakładu pracy.

Co do zasady pracodawca nie może narzucić pracownikowi wykorzystania urlopu w określonym przez pracodawcę terminie. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku, pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Bez zgody pracownika pracodawca może także wysłać pracownika na zaległy urlop.

Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego w terminie nie pokrywającym się z terminami zaplanowanych urlopów wypoczynkowych w planie urlopów nie może być uznany przez pracodawcę za urlop na żądanie. Urlop na żądanie to urlop, który udzielany jest w szczególnym trybie – w sytuacji, w której pracownik wyraźnie wnioskuje o urlop na żądanie, lub zgłosi swoją nieobecność w pracy tuż przed planowym rozpoczęciem jej wykonywania.

Zwolnienie z obowiązku tworzenia planu urlopów

Nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia planu urlopów. Planu urlopów nie ustala pracodawca:

u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa,
jeśli organizacja związkowa wyraziła zgodę na rezygnację z planu urlopów

W takim przypadku pracodawca ustala terminy urlopów każdorazowo po porozumieniu z pracownikiem, na wniosek pracownika. Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego może mieć formę pisemną lub ustną, może być również złożony do bezpośredniego przełożonego za pośrednictwem programu do składania e-wniosków.

Przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy nie regulują zasad i formy składania wniosków urlopowych ani potwierdzania udzielenia urlopu przez pracodawcę.

Zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na to aby pracowników nie obejmował plan urlopów. W wyniku takiej decyzji zakładowej organizacji związkowej, pracodawca każdorazowo ustala z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego.

Uwaga!

Tworzenie planu urlopów nie jest związane z liczbą zatrudnianych pracowników w zakładzie pracy.

Przekazanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Plan urlopów powinien być przekazany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to się odbywać poprzez wydanie właściwego rozporządzenia lub poprzez rozesłanie w Intranecie.

Należy pamiętać, że niezależnie od obowiązującego planu urlopów, pracodawca jest obowiązany (nie może odmówić) udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi wnioskującemu o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub każdym innym urlopie udzielanym w związku z narodzinami dziecka, wynikającym z uprawnień rodzicielskich.

Fakt, że pracodawca sam ustala plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracownik nie oznacza, że może jednostronnie nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu we wskazanym terminie (z pewnymi wyjątkami – np. w okresie wypowiedzenia, w odniesieniu do zaległego urlopu wypoczynkowego). Pracodawca może jedynie zasugerować wykorzystanie urlopów w dogodnym dla siebie terminie.

Przepisy dotyczące planowania urlopów oraz sporządzania planu urlopów nie przewidują obowiązku podpisania planu urlopu przez pracodawcę. Wynika z nich jedynie, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy jest zawsze udzielany przez pracodawcę, a pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy mimo, że termin urlopu wynika z planu urlopów. Plan urlopów nie daje pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, bez uprzednio otrzymanej zgody pracodawcy na rozpoczęcie tego urlopu. W tym celu warto złożyć do pracodawcy dodatkowo wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Pracownik powinien stosować się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy. Kwestie związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych mogą wynikać z zapisów regulaminowych lub wynikać ze zwyczajów zakładowych. Jeśli pracodawca wymaga przedkładania „wniosków urlopowych” mimo sporządzonego planu urlopów to pracownik jest obowiązany dostosować się do tych wymogów. Nie dostosowanie się do tych zasad i samowolne rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, może być uznane za nieuzasadnione niestawienie się w miejscu pracy, a co za tym idzie: nieprzestrzeganie zasad porządku i organizacji w zakładzie pracy.

eBook – Urlopy

Jakie pytania znajdziesz w ebook-u?

Czy wiesz, że przygotowałam dla Ciebie eBook o urlopach? Znajdziesz w nim odpowiedzi na skomplikowane pytania z zakresu m.in. urlopu wypoczynkowego, urlopów związanych z macierzyństwem oraz np. dodatkowych dni wolnych od pracy, takich jak:

zmieniam pracę w trakcie roku kalendarzowego. Nabyłam prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje mi u obu pracodawców?
co się stanie, jeśli w trakcie urlopu wypoczynkowego moje dziecko rozchoruje się i będę musiała sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem? Czy otrzymam zasiłek opiekuńczy?
czy w razie odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego, pracodawca powinien wskazać przyczynę swojej decyzji? Pracodawca nie chce udzielić mi urlopu bezpłatnego, dlaczego?
kończę studia magisterskie i przygotowuję pracę dyplomową. Czy przysługuje mi z tego tytułu 21 dni urlopu szkoleniowego?
co oznacza możliwość podziału urlopu rodzicielskiego na części? Czy mogę wykorzystać urlop rodzicielski w częściach?
co się stanie, jeśli nie złożyłem wniosku o urlop wychowawczy w terminie?
czy pracodawca zobowiązany jest do zwolnienia od pracy w celu uzyskania zaświadczenia o niekaralności?