Nowe obowiązki po stronie pracodawców – akta osobowe

Od 21 kwietnia 2023 akta osobowe pracownika będą składały się z 5 części, ponieważ ustawodawca zobowiązał pracodawców do stworzenia kolejnej części akt, tj, część E. Czy pracodawcy powinni dodać do akt osobowych kolejną część „E” do wszystkich akt osobowych pracowników? Czego ma dotyczyć część „E” akt osobowych?

5 część akt osobowych – część E

W części E mają być przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a)informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c§ 6 Kodeksu pracy),

b)informacja dotycząca badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d§ 10 Kodeksu pracy),

c)informacja dotycząca przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c§ 6 i art. 22^1e§ 2 Kodeksu pracy),

d)informacja dotycząca badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku pub-licznego (art. 22^1d§ 10 i art. 22^1f§ 2 Kodeksu pracy).

W związku z powyższym, stosowne wydaje się dodanie części „E” do akt osobowych, w odniesieniu do tych pracowników, wobec których pracodawca zastosował kontrolę trzeźwości pracownika lub kontrolę na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Dodanie części E do wszystkich akt pracowników zatrudnionych w zakładach pracy, zwłaszcza w tych o dużej liczbie zatrudnionych, wydaje się być dużym obciążeniem czasowo-administracyjnym dla pracodawców. Osobiście uważam, że pracodawcy powinni postąpić w analogiczny sposób, w jaki miało to miejsce gdy konieczne było dodanie części „D” do akt osobowych. Obowiązek ten dotyczył akt osobowych tych pracowników, których pracodawca nałożył karę porządkową.

Zakładka część E

Pobierz zakładkę do akt osobowych: https://kadrywpigulce.pl/do-pobrania/zakladka-do-czesci-e-akt-osobowych/

Część B – jakie nowe dokumenty?

Znowelizowanie przepisy rozporządzenia zobowiązują do przechowywania w części B akt osobowych oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

tych o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu,
grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i
sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c§ 12 i art. 22^1e§ 2 Kodeksu pracy),

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

Przykład:

Pracodawca przeprowadził kontrolę wśród grupy pracowników. Dokumenty sporządzone w związku z przeprowadzoną kontrolą umieścił w części E1 akt osobowych. Po 1,5 miesiąca, powtórzył kontrolę i dokumentację z tym związaną umieścił w kolejnej części – części E2. W każdej z części: E1, E2 oraz kolejnych dokumenty w poszczególnych częściach muszą być ułożone w porządku chronologicznym a ich numerowanie oraz stworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

Usunięcie informacji związanych z kontrolą

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. W praktyce, oznacza to konieczność zmodyfikowania nadanej uprzednio numeracji czyli przygotowania zaktualizowanych zakładek do części E akt osobowych.

Skąd te zmiany?

13 marca 2023 weszły w życie przepisy (z pewnymi wyjątkami) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r.zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którymi pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Zatem jeśli pracodawca zgromadził jakiekolwiek dokumenty związane z przeprowadzaniem kontroli trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu to powinien dokumentację tą umieścić w części E akt osobowych. Jeśli zdecydował się na wprowadzenie

kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu,
grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i
sposobie jej przeprowadzania

to dokumentację z tym związaną umieszcza w części B akt osobowych.