przełącz wpis

28 maja 2024|

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników – kompletny przewodnik

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy wynikający z Kodeksu pracy. Dla każdego pracownika należy założyć i prowadzić oddzielne akta osobowe.

Najważniejsze kwestie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników wymaga przestrzegania kilku fundamentalnych zasad:

Odrębność – każdy pracownik ma własne, indywidualne akta osobowe.
Podział na 5 części – A (przed zatrudnieniem), B (przebieg zatrudnienia), C (ustanie stosunku pracy), D (kary porządkowe), E (kontrola trzeźwości).
Chronologia – dokumenty w każdej części układasz od najstarszego do najnowszego.
Numeracja i wykaz – każdy dokument ma numer porządkowy; każda część ma spis treści.
Kopie, nie oryginały – przechowujesz poświadczone kopie.
Język polski – dokumentacja musi być prowadzona w języku polskim.
Bezpieczne przechowywanie – warunki chroniące przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować karą grzywny do 30 000 zł oraz problemami podczas kontroli PIP.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych – podstawa prawna i konsekwencje naruszeń

Pracodawca musi przechowywać dokumentację w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem ani zniszczeniem. Naruszenie tych zasad wiąże się z odpowiedzialnością wykroczeniową.

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł grozi za:

nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
nieprzechowywanie dokumentacji przez wymagany okres,
pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (z późniejszymi zmianami).

Podział akt osobowych na 5 części. Co przechowywać w częściach A, B, C, D i E akt osobowych?

Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części oznaczonych literami A, B, C, D i E. Każda część gromadzi dokumenty z innego etapu zatrudnienia lub dotyczące określonych kwestii.

Część A – dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie

W części A przechowujesz dokumenty zebrane przed nawiązaniem stosunku pracy, gdy dana osoba ma jeszcze status kandydata do pracy.

Co umieszczasz w części A:

oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych kandydata, np. w postaci kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające staż pracy, w tym zaświadczenia z ZUS:
- o opłaceniu składek (dla JDG i współpracy),
- o podleganiu ubezpieczeniom (dla zleceniobiorców),
- o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (dla korzystających z ulgi na start),
skierowania na wstępne badania lekarskie,
orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy na danym stanowisku.

Ważne: Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy, pracodawca może żądać informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy są one niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Pobierz zakładkę A do akt osobowych

Część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia

Część B to najobszerniejsza sekcja akt osobowych. Gromadzi całą dokumentację powstałą lub dostarczoną w trakcie trwania stosunku pracy.

Co umieszczasz w części B:

umowę o pracę (egzemplarz pracodawcy),
informację o warunkach zatrudnienia,
wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające (np. zmiana wynagrodzenia, stanowiska),
skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
orzeczenia lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych,
dokumenty dotyczące szkoleń BHP,
zaświadczenia o ukończonych szkoleniach i kursach,
oświadczenia pracownika wymagane przepisami prawa pracy.

Pobierz zakładkę do części B akt osobowych

Część C – dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy

W części C przechowujesz wszystkie dokumenty powstałe w związku z zakończeniem zatrudnienia.

Co umieszczasz w części C:

oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę (którejkolwiek ze stron),
porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia,
informację o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeśli taką procedurę przewiduje się w zakładzie pracy,
dokumenty dotyczące odprawy (jeśli przysługuje),
kopię wydanego świadectwa pracy.

Pobierz zakładkę do części C akt osobowych

Część D – odpowiedzialność porządkowa pracownika

Część D jest przeznaczona na dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika.

Co umieszczasz w części D:

odpis zawiadomienia o ukaraniu,
inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub odpowiedzialnością określoną w odrębnych przepisach.

Zasada wydzielonych części w sekcji D: Dokumenty dotyczące każdej kary przechowujesz w osobnej wydzielonej części oznaczonej numerami D1, D2, D3 itd. Po zatarciu kary usuwasz całą wydzieloną część dotyczącą tej kary, a pozostałym częściom nadajesz nowe, kolejne numery.

Pobierz zakładkę do części D akt osobowych

Część E – kontrola trzeźwości i obecności środków odurzających

Część E wprowadzono w związku z przepisami dotyczącymi kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Co umieszczasz w części E:

informacje o kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22¹c § 6 KP),
informacje o badaniu stanu trzeźwości przeprowadzonym przez uprawniony organ (art. 22¹d § 10 KP),
informacje o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22¹c § 6 i art. 22¹e § 2 KP),
informacje o badaniu na obecność środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ (art. 22¹d § 10 i art. 22¹f § 2 KP).

Zasada wydzielonych części w sekcji E: Analogicznie jak w części D – każda kontrola ma osobną wydzieloną część (E1, E2 itd.). Po usunięciu informacji o kontroli usuwasz całą wydzieloną część i przenumerowujesz pozostałe.

Pobierz zakładkę do części E akt osobowych

Wydzielone części A1, B1, C1 – kiedy i jak je tworzyć?

Przepisy dopuszczają tworzenie wydzielonych części tematycznych w ramach sekcji A, B i C. Oznaczasz je odpowiednio: A1, A2, B1, B2, C1, C2 itd.

Kiedy warto tworzyć wydzielone części:

gdy dokumenty są powiązane tematycznie (np. wszystkie badania lekarskie w B1),
gdy chcesz ułatwić nawigację w obszernych aktach,
gdy specyfika stanowiska wymaga gromadzenia wielu dokumentów jednego typu.

Zasady dla wydzielonych części:

każda wydzielona część ma własną chronologię,
każda wydzielona część ma własną numerację dokumentów,
każda wydzielona część ma własny wykaz dokumentów.

Jak układać dokumenty chronologicznie w aktach osobowych?

Dokumenty w każdej części akt osobowych muszą być ułożone w porządku chronologicznym – od najstarszego do najnowszego. W praktyce oznacza to, że najstarsze dokumenty znajdują się na spodzie (w głębi teczki), a najnowsze na wierzchu.

Chronologia dotyczy:

każdej z głównych części (A, B, C, D, E) osobno,
każdej wydzielonej części (A1, B1, D1, E1 itd.) osobno.

Porządek chronologiczny ustala się według daty otrzymania lub sporządzenia dokumentu.

Co zrobić, gdy pracownik dostarczy dokument z opóźnieniem?

Jeśli pracownik dostarcza dokument z opóźnieniem, a akta są już ułożone chronologicznie:

Umieść datę wpływu na dostarczonym dokumencie.
Wepnij dokument jako kolejny (na wierzchu danej części).
Nie przerabiaj całej chronologii – data wpływu wyjaśnia, dlaczego dokument jest w tym miejscu.

Wskazówka praktyczna: Wielu specjalistów ds. kadr umieszcza datę wpływu na każdym dokumencie dostarczanym przez pracownika. Nie jest to obowiązkowe, ale ułatwia późniejszą weryfikację i porządkowanie akt.

Numeracja dokumentów w aktach osobowych – zasady i praktyka

Każdy dokument w aktach osobowych musi być ponumerowany. Numeracja jest odrębna dla każdej części (A, B, C, D, E) oraz dla każdej wydzielonej części (A1, B1, D1 itd.).

Obowiązkowe elementy:

numer porządkowy na każdym dokumencie,
wykaz dokumentów (spis treści) dla każdej części.

Wykaz dokumentów to karta zawierająca listę wszystkich dokumentów w danej części wraz z ich numerami. Stanowi swoisty spis treści ułatwiający orientację w zawartości akt.

Jak wprowadzać zmiany w numeracji:

nie używaj korektora ani innych środków trwale usuwających poprzedni zapis,
przekreśl nieaktualny numer i wpisz nowy obok,
zmiana numeracji powinna być wyjątkiem, nie regułą.

Długopis czy ołówek ?

Przepisy nie zabraniają wprost używania ołówka do numeracji. Jednak przyjęta praktyka wskazuje na długopis jako właściwe narzędzie.

Dlaczego długopis:

numeracja musi być trwała,
ołówek można łatwo zetrzeć, co budzi wątpliwości co do integralności dokumentacji,
inspektorzy PIP w trakcie kontroli wydają zalecenia lub polecenia ustne dotyczące używania długopisu.

Ważne: Za użycie ołówka nie grozi kara. Inspektor nie może postawić zarzutu, że dokumenty nie są numerowane. Jednak w wystąpieniach pokontrolnych PIP regularnie zaleca stosowanie długopisu jako pewniejszej formy numeracji.

Oryginały czy kopie dokumentów w aktach osobowych?

Zasada ogólna: W aktach osobowych przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów, nie oryginały (z małymi wyjątkami).

Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii. Kopie powinny być poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Wyjątki – dokumenty przechowywane w oryginale:

orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
zaświadczenie BHP,
dokumenty wytworzone przez pracodawcę (umowy, aneksy, świadectwa pracy).

Wskazówka: Jeśli pracownik przynosi kopię wraz z oryginałem, sprawdź zgodność i przyjmij kopię. Jeśli przynosi tylko oryginał – wykonaj kopię, poświadcz ją i zwróć oryginał pracownikowi.

Uwaga: Odpis jest rodzajem kopii. Jeśli otrzymujesz odpis dokumentu, nie musisz tworzyć kopii z odpisu – wpinasz go bezpośrednio do akt.

Akta osobowe pracowników zagranicznych – wymóg języka polskiego

Zgodnie z ustawą z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim, dokumentacja pracownicza na terytorium RP musi być prowadzona w języku polskim.

Co to oznacza w praktyce:

umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy – w języku polskim,
informacje o warunkach zatrudnienia – w języku polskim,
dokumenty wewnętrzne pracodawcy – w języku polskim.

Dokumenty obcojęzyczne:

mogą być sporządzane dodatkowo w wersji obcojęzycznej (np. dla pracownika cudzoziemca),
wersja polska jest obowiązkowa i stanowi podstawę wykładni,
w razie rozbieżności między wersjami – obowiązuje wersja polska (chyba że strony postanowiły inaczej).

Zasada ogólna: Dokumenty mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę lub konsument są obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej.Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. Przepisy: art. 8 ust. 1a i 1b ustawy o języku polskim.

Podział akt osobowych na części A, B, C, D, E

Część	Zawartość	Przykładowe dokumenty
A	Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie	Kwestionariusz osobowy kandydata, kopie świadectw pracy, kopie dyplomów, skierowanie na badania, orzeczenie lekarskie
B	Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia	Umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, aneksy, orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, dokumenty szkoleniowe, wnioski
C	Dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy	Wypowiedzenie/porozumienie o rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy, dokumenty dotyczące odprawy
D	Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej	Odpis zawiadomienia o ukaraniu, dokumenty związane z karą porządkową (wydzielone części D1, D2…)
E	Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i środków odurzających	Informacje o kontroli trzeźwości, wyniki badań przeprowadzonych przez uprawnione organy (wydzielone części E1, E2…)

Opracowanie własne: Donata Hermann, Kadry w pigułce – na podstawie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zasady prowadzenia akt osobowych – podsumowanie

Zasada	Wymaganie	Uwagi praktyczne
Podział na części	5 części: A, B, C, D, E	Możliwość tworzenia wydzielonych części (A1, B1 itd.)
Chronologia	Dokumenty od najstarszego do najnowszego	Osobna chronologia dla każdej części i podczęści
Numeracja	Każdy dokument ponumerowany	Używaj długopisu; zmiany przez przekreślenie
Wykaz dokumentów	Spis treści dla każdej części	Aktualizuj przy każdym nowym dokumencie
Oryginały vs kopie	Co do zasady kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem	Wyjątek: orzeczenia lekarskie, zaświadczenie BHP, dokumenty pracodawcy
Język	Polski obowiązkowy	Wersje obcojęzyczne tylko na wniosek osoby świadczącej pracę
Przechowywanie	Warunki chroniące przed uszkodzeniem/zniszczeniem	Kara do 30 000 zł za naruszenie

Opracowanie własne: Donata Hermann, Kadry w pigułce – na podstawie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Najczęstsze pytania o prowadzenie akt osobowych

Czy muszę prowadzić osobne akta dla każdego pracownika?

Tak. Przepisy wymagają założenia i prowadzenia odrębnych akt osobowych dla każdego pracownika. Nie można prowadzić zbiorczej dokumentacji.

Co grozi za nieprowadzenie akt osobowych?

Kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Dotyczy to także nieprawidłowego przechowywania lub nieprzechowywania dokumentacji przez wymagany okres.

Czy mogę prowadzić akta osobowe elektronicznie?

Tak. Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Musi ona spełniać wymogi określone w rozporządzeniu (m.in. integralność, dostępność, zabezpieczenie przed uszkodzeniem).

Jak długo przechowywać akta osobowe?

zatrudnienie od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, zatrudnienie przed 1 stycznia 2019 r. – co do zasady 50 lat (z możliwością skrócenia do 10 lat po spełnieniu określonych warunków).