Artykuł dla menadżerów – równoważny czas pracy

Równoważny system czasu to taki system, który pozwala na przedłużenie tzw. dniówki pracowniczej. Przedłużenie normy czasu pracy z 8 do 12 godzin jest bardzo korzystne dla pracodawców, którzy ze względu na prowadzony rodzaj działalności wymagają tego aby pracownicy wykonywali pracę dłużej niż 8 godzin na dobę lub w systemie pracy zmianowej lub np. w nocy. To w jakich godzinach pracownik będzie wykonywał pracę zależy od przepisów wewnątrzzakładowych oraz harmonogramu czasu pracy.

Grafik, który stanowi graficzną postać harmonogramu czasu pracy pracownika jest bardzo ważnym dokumentem na podstawie, którego ustala się liczbę dni i godzin pracy pracownika, a także faktycznie przepracowany czas.

Z treści artykułu dowiesz się:

• w jaki sposób przygotować grafik,
• kiedy przekazać grafik pracownikowi,
• czy można zmienić grafik w trakcie okresu rozliczeniowego,
• co oznacza „złamana doba pracownicza”
• czy w równoważnym systemie czasu pracy mogą wystąpić godziny nadliczbowe,
• czy planując grafik pracownika należy pamiętać o zaplanowaniu odpowiedniej liczby godzin odpoczynku,
• czy planując grafik pracownika konieczne jest zaplanowanie wolnej niedzieli,
• ile dni wolnych należy zaplanować w grafiku,
• w jaki sposób rozliczyć dni wolne od pracy,
• jakie są korzyści stosowania równoważnego systemu czasu pracy,
• jakie są wady stosowania równoważnego systemu czasu pracy.

W związku z tym, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące czasu pracy nie wskazują na praktyczne zasady tworzenia grafików, warto sprawdzić o czym należy pamiętać a czego unikać w przypadku konieczności ustalenia rozkładu czasu pracy pracownika.

Przygotowanie grafiku

Przygotowanie harmonogramu czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. W praktyce, ustalanie rozkładu czasu pracy najczęściej należy do bezpośrednich przełożonych, kierowników, menedżerów osób, którzy znają specyfikę działu i znają potrzeby kadrowe dalej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. 

Pracodawca przekazuje pracownikowi nowy grafik co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Przygotowywanie nowego grafiku na kilka dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy nie jest zgodne z przepisami. Ponadto zapisanie harmonogramu czasu pracy np. ołówkiem również nie powinno mieć miejsca. Może to powodować nadużycia w postaci dowolnej zmiany rozkładu pracy przez osobę odpowiedzialną za jego ustalenie. Czy dozwolona jest zmiana grafiku po przekazaniu do wiadomości pracownika?

Zmiana grafiku

Z przepisu art. 129 § 3 Kodeksu pracy nie wynika dopuszczalność dokonywania zmian w harmonogramie czasu pracy. W praktyce, pracodawcy dokonują modyfikacji grafików. 

Warto jednak kwestie te uregulować w obowiązujących w zakładzie pracy przepisach wewnątrzzakładowych wskazując termin, w jakim pracodawca będzie informować pracowników o ewentualnej zmianie rozkładu czasu pracy. W przypadku braku takiego zapisu, pracodawca powinien zadbać o to aby  pracownicy zostali skutecznie poinformowani o takiej zmianie. Nie jest wymagane aby pracodawca uzyskał pisemne potwierdzenie pracownika w tej sprawie.

Złamana doba pracownicza

“Złamana doba pracownicza” to pojęcie potocznie używane w celu określenia sytuacji, w której pracownik rozpoczyna pracę ponownie w tej samej dobie pracowniczej. 

Do celów rozliczania czasu pracy pracownika:

• przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

Rozpoczęcie wykonywania pracy ponownie w ciągu 24 godzin od momentu rozpoczęcia pracy oznacza złamanie doby pracowniczej, nawet jeśli ponowne rozpoczęcie wykonywania pracy ma miejsce np. po 23 godzinach od rozpoczęcia doby pracowniczej.

Czy mogą wystąpić godziny nadliczbowe?

W związku z tym, że w równoważnym systemie czasu pracy można zaplanować pracę nawet do 12 godzin wystąpienie ewentualnych godzin nadliczbowych uzależnione jest od tego czy zostały dodatkowo zlecone ponad liczbę godzin ustaloną w grafiku. Jeśli pracownik miałby wykonywać dodatkową pracę w dniu, w którym ustalono dla niego 12 godzin pracy to mógłby przepracować jedynie jedną dodatkową godzinę. Przy planowaniu grafików należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej liczby godzin odpoczynku.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

System równoważnego czasu pracy pozwala na planowanie różnej liczby godzin pracy w każdej dobie pracowniczej. Najważniejszą zasadą pozwalająca na prawidłowe planowanie grafików jest zachowanie co najmniej 11 godzinnego odpoczynku w dobie pracowniczej oraz 35 godzin w tygodniu.

Pojęcie tygodnia

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, przez tydzień – należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Pierwszym dniem okresu rozliczeniowego jest data 1-go danego miesiąca kalendarzowego. Jednak 1 dniem okresu rozliczeniowego może być zarówno poniedziałek jak i sobota.

W przypadku, w którym pracowników obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy to w 2022, w styczniu okres rozliczeniowy rozpoczyna się z dniem 1 stycznia, tj. sobota, natomiast 1 lutego przypada we wtorek.

Wolna niedziela

W przypadku zakładów pracy, w których praca nie jest wykonywana wyłącznie od poniedziałku do piątku, należy pamiętać o zapewnieniu pracownikowi wolnej niedzieli.

Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego w systemie weekendowego czasu pracy.

Liczba dni wolnych

Wydłużona praca w niektóre dni, powinna zostać zrównoważona krótszymi dniówkami.

Nie można zapominać o tym, że w każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Przykład

Styczeń 2022

W styczniu 2022 jest 31 dni kalendarzowych, w tym 19 dni pracujących, 12 dni wolnych w tym jedno święto przypadające w czwartek i 152 godziny do przepracowania w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Jeśli pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, w trybie pracy zmianowej, po 12 godzin, a obowiązuje go jednomiesięczny okres rozliczeniowy to w styczniu 2022 powinien przepracować 12 dni po 12 godzin oraz jeden dzień przez 8 godzin. Wypracowanie przez pracownika 13 dni, oznacza że została mu zapewniona odpowiednia liczba dni wolnych od pracy.

Nieprawidłowe rozliczanie dni wolnych od pracy

Liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym ulega zmniejszeniu o każdą usprawiedliwioną nieobecność. W zależności od zaplanowanej liczby godzin pracy w grafiku pracownika – tyle godzin należy odjąć z puli do przepracowania z tytułu usprawiedliwionej nieobecności.

Przykład:

Pracownik wykonuje pracę trzy razy w tygodniu po 12 godzin. Pracownik w jednym tygodniu korzysta z urlopu wypoczynkowego, w kolejnym jest chory.

Z puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi należy odjąć 36 godzin (12 godzin x 3 dni). Okres niezdolności do pracy obniża liczbę godzin do wypracowania o ilość godzin pracy w grafiku w okresie zwolnienia, w tym przypadku 36 godzin (12 godzin x 3 dni).

Korzyści wynikające ze stosowania równoważnego systemu

W przypadku zastosowania równoważnego systemu czasu pracy, istnieje niewielkie ryzyko generowania nadgodzin. W związku z tym, że pracownicy mogą wykonywać pracę ponad 8 godzinną normę czasu pracy, zaplanowana praca powyżej 8 godzin nie jest dla nich pracą w godzinach nadliczbowych.

Pracodawcy decydują się na stosowanie równoważnego systemu czasu pracy z tego względu, że pozwala na zapewnienie ciągłego funkcjonowania lub zapewnienia dłużej obsługi.

Wady równoważnego systemu

Tworzenie grafików nie należy do najłatwiejszych z tego względu, że wymaga nie tylko znajomości przepisów o czasie pracy ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania.

Pracodawcy muszą pamiętać, że w systemie równoważnego czasu pracy, czas pracy:
– pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
– pracownic w ciąży,
– pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody, nie może przekraczać 8 godzin. 

Encyklopedia praktycznej wiedzy dla menedżera i nie tylko

Książka “Prawo pracy. First minute” to encyklopedia praktycznej wiedzy. W unikatowym schemacie: PROBLEM – PYTANIE – ODPOWIEDŹ Publikacja jest gotową odpowiedzią dla osób zarządzających personelem oraz pracowników działów HR na konkretne, praktyczne pytania i wątpliwości związane z prawem pracy.

• 

Praca pracodawcy, managera, kierownika, dyrektora, pracowników HR, czyli osób zarządzających personelem nie jest zajęciem łatwym. Nakłada ona na osobę ją wykonującą szereg różnorodnych wymagań. Problematyka zarządzania kapitałem ludzkim ściśle powiązana jest z tematyką prawa pracy. Różne przypadki związane choćby z koniecznością zgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę są wyzwaniem nie tylko dla osób zarządzających ludźmi, ale dla samych działów HR. 

W odpowiedzi na powtarzające się pytania i problemy kadry zarządzającej personelem powstała książka: „Prawo pracy. First Minute”.