Ponowne zatrudnienie a obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dotyczy to między innymi akt osobowych pracowników. Obowiązkiem jest także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca musi prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika. Sprawdź, jak ponowne zatrudnienie pracownika wpływa na ten obowiązek.
Uwaga!
Aby zrozumieć pojęcie pracownika, należy odnieść się w tym zakresie do definicji pracownika zawartej w ustawie – Kodeks pracy. Zgodnie z ustawą, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.
Dla każdej osoby wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy, należy założyć i prowadzić teczkę akt osobowych. Zakładamy ją niezależnie od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia
CZYM SĄ AKTA PRACOWNICZE
Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów. Gromadzimy je w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, kontynuowaniem stosunku pracy, aż do jego zakończenia.
Akta osobowe mogą fizycznie różnić się od siebie. Wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”. Można ją nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Akta osobowe mogą mieć również formę segregatora. Pracodawca swobodnie decyduje o ich wyglądzie. Chcesz zostać specjalistą prawa pracy? Koniecznie sprawdź produkty dostępne w sklepie Kadry w pigułce. Nigdzie nie zdobędziesz tak dużej, skondensowanej dawki wiedzy w jednym miejscu!
PODZIAŁ AKT OSOBOWYCH NA CZĘŚCI
Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe są podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.
Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.
W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C dotyczy dokumentów, które tworzy się w związku z ustaniem stosunku pracy.
PODSTAWOWE ZASADY PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH
Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty umieszcza się w odpowiednich częściach: A, B lub C. Należy ułożyć je od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.
Uwaga!
Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis. Jednak w taki sposób, aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji. Następnie należy zastosować nowy numer dla dokumentu.
Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien był dostarczyć do pracodawcy na początku zatrudnienia. W związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu. Następnie należy wpiąć dokument do akt osobowych jako najnowszy dokument w danej części akt osobowych.
Każda z części akt osobowych pracownika jest przedzielona przygotowanymi do tego celu przegródkami. Ma to na celu wyraźne określenie zawartości danej części akt osobowych. Stanowi ona niejako spis treści i powinna być prowadzona w każdej części akt, dla każdego pracownika oddzielnie.
AKTA OSOBOWE DLA PRACOWNIKA
Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają (niezależnie od trybu rozwiązania) zakończone. Jeśli zatrudnienie pracownika jest kontynuowane na podstawie kolejnych umów o pracę, a w konsekwencji zatrudnienie nie jest przerwane to oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia. Niezależnie od ilości czy rodzaju zawartych z pracownikiem umów o pracę.
Uwaga!
Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca prowadzi akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.
W praktyce często pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w kwestii zakładania i prowadzenia akt osobowych pracownika w przypadku zaistniałych przerw w zatrudnieniu.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, że akta osobowe przypisuje się do danego pracownika. Zatem słuszne wydaje się kontynuowanie akt osobowych danego pracownika nawet w przypadku występujących przerw w zatrudnieniu.
Ponowne zatrudnienie pracownika a prowadzenie akt osobowych
Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia odrębnych akt osobowych dla nowo zatrudnionego pracownika. Nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.
W przepisach prawa nie sposób znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce wątpliwości w kwestii ponownego zakładania akt osobowych pracownika.
W związku z brakiem wytycznych w tym zakresie, uważam, że pracodawca może swobodnie decydować. Samodzielnie podejmie decyzję o tym, czy w przypadku przerwy w zatrudnieniu, zakładać pracownikowi nowe akta osobowe.
Ze względów porządkowych oraz finansowych bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, konkretnego pracownika. Niezależnie od przerw w zatrudnieniu. Praktycy prawa pracy często w takiej sytuacji wyraźnie oddzielają poszczególne części akt dotyczących poprzedniego zatrudnienia od nowego, zawartego po przerwie.
Przykład:
Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę: umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016, na czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016, na czas określony od 01.09.2016 do 31.12.2016. Umowa o pracę zawarta 01.09.2016 rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Nie kontynuowano zatrudnienia. Oczywiście od momentu zatrudnienia aż do jego zakończenia pracodawca miał obowiązek założyć i rzetelnie prowadzić akta osobowe pracownika. Pracodawca i pracownik postanowili o kontynuowaniu zatrudnienia po kilku miesiącach od dnia rozwiązania ostatniej umowy o pracę. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 01.04.2017.
W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika. Może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych. Wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej. Oczywiście w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12)
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08)
TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:
Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie kolejnego zatrudnienia zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Przygotowałam dla Ciebie wzór porozumienia: POROZUMIENIE O WYKORZYSTANIU URLOPU WYPOCZYNKOWEGO W TRAKCIE KONTYNUOWANEGO ZATRUDNIENIA
Czy wiesz w jaki celu stosowane jest porozumienie trójstronne?
Porozumienie trójstronne w sprawie wykorzystania urlopu wypoczynkowego nie jest dokumentem powszechnie stosowanym ze względu na fakt, że możliwość zawarcia takiego porozumienia opiera się na poglądzie orzecznictwa a nie na powszechnie stosowanych przepisach prawa pracy; nie mniej jednak przygotowałam dla Ciebie wzór takiego porozumienia na wypadek gdyby pracodawca chciał zrezygnować z konieczności wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie...
Porozumienie trójstronne – wzór pisma
Porozumienie trójstronne w sprawie wykorzystania urlopu wypoczynkowego nie...
