Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Ekwiwalent pieniężny wypłacany jest każdemu pracownikowi za niewykorzystany przez niego urlop wypoczynkowy jeśli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny pracownikowi w ostatnim dniu pracy. Czy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny w każdej sytuacji rozwiązania umowy o pracę?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z przywilejów przysługujących pracownikom na mocy przepisów Kodeksu pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić tylko i wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, jeśli pracownik z różnych względów nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia.

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikom w ilości 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym, w zależności od tzw. stażu urlopowego (co do zasady przy założeniu, że pracownik pozostaje w zatrudnieniu u pracodawcy przez cały rok). Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy terminowej kończy się w dacie określonej w treści umowy o pracę przed upływem pełnego roku kalendarzowego. Pracodawca nalicza wtedy urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do ilości miesięcy przepracowanych przez pracownika w danym roku kalendarzowym.

Przykład:

Umowa o pracę zawarta na okres od 28.04.2023 do 27.09.2023. Pracownik posiada co najmniej 10-letni tzw. staż urlopowy, w związku z czym przysługuje mu 26 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku. W związku z tym, że okres zatrudnienia pracownia obejmuje tylko okres od kwietnia do września, urlop wypoczynkowy naliczamy proporcjonalnie do okresu wskazanego w umowie o pracę. Czyli 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (12 miesięcy) x 6 miesięcy (okres od kwietnia do września) = 12,99999 zawsze należy dokonywać zaokrąglenia w górę, z korzyścią dla pracownika. Pracownikowi będzie przysługiwał u pracodawcy, u którego przepracował okres od kwietnia do września, 13 dni urlopu wypoczynkowego.

Termin udzielenia urlopu

Urlop wypoczynkowy, co do zasady powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jednak pracownicy nie zawsze mają taką możliwość. Kodeks pracy wskazuje przyczyny, których wystąpienie umożliwia przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego. Wśród nich znajduje się: czasowa niezdolność do pracy, urlop macierzyński, ćwiczenia wojskowe, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną lub wystąpienie innych, szczególnych przyczyn uzasadniających przesunięcie wyznaczonego terminu urlopu wypoczynkowego.

Zaległy urlop wypoczynkowy – najważniejsze informacje

Pracownik, który nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego, gromadzi go i zwiększa jego ilość z chwilą nadejścia nowego roku kalendarzowego.

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepada z chwilą odejścia z pracy?

Rozwiązanie umowy o pracę, a ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, czyli poprzez faktyczne skorzystanie z dni wolnych od pracy. Nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zadośćuczynienie w postaci ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest niezależna od przyczyny rozwiązania umowy o pracę.

Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić wskutek:

zgodnego oświadczenia woli, czyli na mocy porozumienia stron,
w drodze złożonego oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy przez jedną ze stron stosunku pracy lub
bez wypowiedzenia w trybie natychmiastowym.
W każdej sytuacji rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Oczywiście pod warunkiem, że nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Wygaśnięcie umowy, a ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Umowa o pracę może również wygasnąć. Wygaśnięcie umowy o pracę rodzi obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, wygaśnięciem jest sytuacja, w której:

pracownik zmarł,
pracodawca zmarł,
pracownik jest nieobecny w pracy co najmniej 3 miesiące z powodu tymczasowego aresztowania.

W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym prawo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, przechodzi na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Brak wypłaty ekwiwalentu

Pracodawca nie zawsze jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dzieje się tak w momencie przedłużenia pracownikowi umowy pracę, poprzez zawarcie bezpośrednio po zakończonej umowie o pracę, kolejnej umowy o pracę.

Strony zawartego stosunku pracy decydują się na zawarcie kolejnej umowy o pracę. Jednocześnie postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawiania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy. Nie ma konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w przedstawionym przypadku.

Ustawodawca nie sprecyzował jaką formę ma mieć owo postanowienie.

Wystarczającym wydaje się złożenie przez pracownika prośby o nie dokonywanie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego oraz zobowiązanie do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, w trakcie trwania nowo zawartej umowy o pracę. Postanowienie może przyjmować również formę pisemną.

Urlop czy ekwiwalent?

Pracownicy często decydują się na takie rozwiązanie, ponieważ zależy im na zachowaniu dni urlopu wypoczynkowego. Nie ma możliwości jednoczesnego zachowania prawa do dni urlopu wypoczynkowego i otrzymania wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Pracownikowi będzie przysługiwała wypłata ekwiwalentu pieniężnego, jeśli strony nie postanowią o wykorzystaniu urlopu w trakcie przedłużonego stosunku pracy. W zamian za dni urlopu wypoczynkowego pracownik otrzyma wynagrodzenie.

Oczywiście, zawarcie kolejnej umowy o pracę pozwala pracownikowi nabyć prawo do kolejnych dni urlopu wypoczynkowego. Pod warunkiem, że nie wykorzystał całego limitu dni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym.

Współczynnik urlopowy 2024

Współczynnik urlopowy jest pojęciem funkcjonującym na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Ustala się go odrębnie dla każdego roku kalendarzowego i używany jest w celu obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik też podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Współczynnik urlopowy w 2024 roku wynosi 20,92. Skąd to wyliczenie?

[366 – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 251 : 12 = 20,92

W przypadku osoby zatrudnionej na 1/2 etatu współczynnik urlopowy uwzględnianiu przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi: 10,46 (20,92 x 0,5).

dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu – 5,23
dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu – 10,46
dla pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu – 15,69

Współczynnik urlopowy 2024

Pracownik nie może zrzec się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, nadto ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy podlega ochronie w takim samym zakresie jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z dnia 11 czerwca 1980 r. I PR 43/80, OSNCP 1980, nr 12, poz. 248).

Sprawdź współczynnik urlopowy w 2024