Urlop zaległy – pracodawca może być ukarany jeśli go nie udzieli

Urlop zaległy – pracodawca może być ukarany jeśli go nie udzieli w odpowiednim terminie? Jak to możliwe? Art. 282 Kodeksu pracy wskazuje, że kto, wbrew obowiązkowi (czytaj: pracodawca) nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Zaległy urlop wypoczynkowy jest urlopem wypoczynkowym niewykorzystanym przez pracownika w poprzednim roku kalendarzowym. Niewykorzystanie przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, może być uzasadnione wieloma przyczynami. Kodeks pracy wyraźnie wskazuje sytuacje, których wystąpienie uzasadnia przesunięcie termin urlopu wypoczynkowego na inny termin. Czy pracodawca musi udzielić zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września?

Zaległy urlop wypoczynkowy

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do udzielania urlopów wypoczynkowych swoim podwładnym w roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do niego prawo. Wystąpienie ściśle określonych przypadków, powoduje możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w następnym roku kalendarzowym, nie później jednak niż do 30 września.

Udzielenie pracownikowi urlopu zaległego do końca września, nie dotyczy urlopu udzielanego w trybie „na żądanie”.

Przykład

Pracownik wykorzystał w 2022 r. 2 dni urlopu wypoczynkowego w trybie „na żądanie”. Rok 2023 rozpoczął z pulą 26 dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (za 2023 r.) i 6 dni urlopu wypoczynkowego zaległego za rok 2022. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi jedynie 4 dni z 6 przysługującego mu urlopu zaległego do 30 września 2023 r. Pozostałe dni zaległego urlopu wypoczynkowego mogą zostać udzielone w terminie późniejszym.

Przyczyny uzasadniające przesunięcie terminu urlopu

Pracodawca jest zobowiązany przesunąć termin urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy, jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonych wcześniej datach. Warunkiem jest wystąpienia jednej z następujących przyczyn:

czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą,
odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
urlopu macierzyńskiego.

Wniosek pracownika o zaległy urlop wypoczynkowy

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również na wniosek pracownika. Warunkiem przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy jest umotywowanie przez pracownika zasadności przedłożonego wniosku. Pracownik wskazuje ważne przyczyny uzasadniające wyznaczenie innego terminu na wykorzystanie urlopu wypoczynkowego.
Nie istnieją żadne wytyczne co do wzoru wniosku pracownika ani trybu jego składania. Wzór wniosku o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego jak i tryb jego składania wynika z regulacji lub zwyczajów wewnątrzzakładowych.

Przesunięcie terminu przez pracodawcę

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego jest również dopuszczalne w wyjątkowych sytuacjach. Odbywa się to z inicjatywy pracodawcy, który ze względu na szczególne potrzeby może odwołać pracownika z urlopu, gdyż jego obecność w pracy jest niezbędna w celu zachowania normalnego toku pracy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w innym terminie.

W praktyce, pracownicy nie rzadko świadomie nie wykorzystują urlopu wypoczynkowego. Robią to w celu „skumulowania” urlopu wypoczynkowego na następny rok kalendarzowy i wykorzystania w okresie wakacyjnym.

Z drugiej strony, zdarza się też tak, że pracownicy mają ogromny problem w uzyskaniu zgody na skorzystanie z tego uprawnienia. Gromadzą bardzo duże ilości dni urlopu wypoczynkowego, za który pracodawca woli zapłacić niż udzielić pracownikom czasu wolnego. Takie postępowanie pracodawcy jest niedopuszczalne. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w trakcie zatrudnienia pracownika. Nie zmienia się to mimo zgodnego oświadczenia woli w tym zakresie.

Zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września

Pracownikowi nie udało się wykorzystać urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Pracodawca jest odpowiedzialny za to, aby tego urlopu udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września roku następnego.

Wystarczy aby urlop ten rozpoczął się najpóźniej w dniu 30 września.

Brak wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu wypoczynkowego, jeśli pracownik nie zamierza skorzystać z zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że pracodawca, który nie wywiązuje się z obowiązków wobec pracownika podlega karze grzywny od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych. W związku z zagrożeniem poniesienia tak wysokiej kary, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że pracodawca nie ma prawa jednostronnego wyznaczania pracownikowi terminu urlopu wypoczynkowego. Zwłaszcza w sytuacji, w której pracownik nie ma zamiaru z niego korzystać. Innego zdania jest Sąd Najwyższy, który stwierdził, że pracodawca jak najbardziej może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu wypoczynkowego, aby uchronić się przed zarzutem działania przeciwko prawom pracownika.

Pracodawca powinien dysponować dowodami, że próbował dojść z pracownikiem do porozumienia w kwestii ustalenia dogodnego dla niego terminu urlopu wypoczynkowego i zwracał się do pracownika z prośbą o zaplanowanie terminu urlopu wypoczynkowego. Pracownik jednak ignorował jego prośby.

Jeśli w wyznaczonym przez pracodawcę terminie urlopu wypoczynkowego, pracownik stawi się w celu wykonywania pracy, pracodawca może nie dopuścić go do świadczenia pracy.

Brak zgody na rozpoczęcie zaległego urlopu wypoczynkowego

Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia pracowników zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września. Mimo to wielu pracodawców nie wywiązuje się ze swojego obowiązku względem pracownika. Oczywiście, w takiej sytuacji, pracodawca naraża się na karę grzywny.

Postawa pracodawcy, nie uprawnia jednak pracownika do samowolnego rozpoczęcia zaległego urlopu wypoczynkowego, bez uzgodnienia terminu tego urlopu z pracodawcą.

Pracodawca jest organizatorem pracy w zakładzie pracy i decyzja o odmowie udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego jest dla pracownika wiążąca. Jeśli pracownik poinformuje pracodawcę o rozpoczęciu urlopu wypoczynkowego, nie uzyskując jego aprobaty, naraża się na zarzut ciężkiego naruszenia jednego z podstawowych obowiązków pracownika.

e-Book „Urlopy”

Zaległy urlop wypoczynkowy, który z różnych powodów nie został udzielony do 30 września, nie zostaje utracony przez pracownika. Pracodawca powinien udzielić ten urlop w najbliższym możliwym terminie, również po 30 września. Więcej informacji na temat dni wolnych od pracy znajdziesz w eBooku Urlopy. Jest to zbiór uporządkowanej wiedzy na temat wszelkiego rodzaju urlopów.