Dokumentacja pracownicza na wszystkich etapach zatrudnienia

Dokumentacja pracownicza jest niezbędna, aby zatrudnić pracownika zgodnie z przepisami prawa pracy. Oznacza to wiele obowiązków dla pracodawcy, jak i działu kadr i płac. 

Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego musi wiedzieć, jak zaprowadzić ład i porządek wśród dokumentacji pracowniczej, by spełnić ustawowe wymogi i zapewnić sobie komfort pracy. Jaki ma na to sposób? Zdradzamy na końcu artykułu. 

Artykuł składa się z dwóch części. 

I: Niezbędna dokumentacja pracownicza na wszystkich etapach zatrudnienia (Kadry w pigułce). 

II. Dokumentacja papierowa czy elektroniczna? Dlaczego coraz więcej firm wdraża e-teczki? (iPersonel) 

Dokumentacja pracownicza – kandydat do pracy

Na mocy przepisów Kodeksu pracy, jednym z podstawowych obowiązków leżących po stronie pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części A pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która następnie zostaje zatrudniona na podstawie umowy o pracę może spodziewać się konieczności wypełnienia następujących dokumentów oraz poddania się profilaktycznym badaniom lekarskim (z pewnymi wyjątkami):

KANDYDAT DO PRACY Dokumentacja kadrowa
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Skierowanie do wykonania wstępnych badań lekarskich, chyba, że osoba ta jest zwolniona z obowiązku ich przeprowadzenia
* Dyplom lub świadectwo potwierdzające wykształcenie i/lub kwalifikacje zawodowe; * Pracodawca żąda podania tych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
* Świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający przebieg dotychczasowego zatrudnienia. * Pracodawca żąda podania tych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku

Dokumentacja pracownicza – pierwszy dzień zatrudnienia

PRACOWNIK – ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA
Dokumentacja kadrowa
Kwestionariusz osobowy pracownika, w tym informacja o numerze rachunku bankowego i numerze PESEL
Orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność do wykonywania pracy oraz skierowanie wydane w celu wykonania tych badań
Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków
* Dyplom lub świadectwo potwierdzające wykształcenie i/lub kwalifikacje zawodowe; * Jeśli pracodawca nie żądał podania tych danych osobowych na etapie rekrutacji
* Świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający przebieg dotychczasowego zatrudnienia * Jeśli pracodawca nie żądał podania tych danych osobowych na etapie rekrutacji
Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę
Oświadczenie rodzica (jeśli pracownik jest rodzicem dziecka do lat 4 lub 14),
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania (jeśli pracodawca jest zobowiązany do tworzenia tych regulaminów) albo obwieszczenia
Oświadczenie o zapoznaniu z ryzykiem zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
Zaświadczenie potwierdzające przeszkolenie pracownika w zakresie BHP
Oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji
Potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia
Potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy)
* Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami * Jeśli pracodawca zatrudnia młodocianych
Dokumentacja płacowa
PIT-2 oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – nie obowiązuje wszystkich pracowników
Oświadczenie o wspólnym rozliczaniu się z małżonkiem (wypełniany w przypadku pracownika, którego przychody przekraczają I próg podatkowy w danym roku kalendarzowym, który w związku z tym chciałby rozliczać się wspólnie z małżonkiem)
Oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (w przypadku, gdy pracownik mieszka poza miejscowością, w której wykonuje pracę)
Zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

Ze względu na liczbę dokumentacji pracowniczej koniecznej do wypełnienia jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy warto, aby przyszły pracownik przygotował się do wypełnienia dokumentów z poniższej listy już pierwszego dnia zatrudnienia. Może to zrobić poprzez dostarczenie do wglądu aktualnego dowodu osobistego, numeru rachunku bankowego, informacji o urzędzie skarbowym, w którym pracownik chce się rozliczać czy danych członka rodziny, którzy pracownik chciałby zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumentacja pracownicza – w trakcie zatrudnienia

Dokumentacja pracownicza w trakcie zatrudnienia może być niezwykle różna. Przepisy rozporządzenia wskazują otwarty katalog dokumentów, które mogą się znaleźć w części B oraz D akt osobowych. Do tych dokumentów zaliczamy m.in.:

PRACOWNIK – W TRAKCIE ZATRUDNIENIA
Dokumentacja kadrowa
Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się
Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
Dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu
Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:– wstępnych badań lekarskich,– okresowych i kontrolnych badań lekarskich
Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania
Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
* Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu * dokumenty przechowywane w części D akt osobowych

Dokumentacja pracownicza – po ustaniu zatrudnienia

W przypadku ustania zatrudnienia, niezależnie od sposobu zakończenia stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi następujące dokumenty:

USTANIE ZATRUDNIENIA
Dokumentacja kadrowa
Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
Kopia wydanego świadectwa pracy
Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

Pracownicy często traktują wszelkie formalności związane z zatrudnieniem po macoszemu często nie mając świadomości, że działają na swoją niekorzyść. W związku z tym, że warto znać swoje prawa i obowiązki należy dokładnie zapoznać się z dokumentacją wręczaną przez pracodawcę do wypełnienia i podpisania. 

Pracodawcy natomiast mają obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami, w tym przechowywania jej w odpowiedni sposób. Pracodawca powinien z uwagą dysponować danymi osobowymi pracownika zgodnie z przepisami RODO.

Sekcja iPersonel 

Dokumentacja pracownicza – w formie papierowej czy elektronicznej?

Dokumentacja pracownicza w formie papierowej jest równoważna dokumentacji elektronicznej. Pracodawca wybiera, w jakiej postaci chce prowadzić i przechowywać dokumenty. Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację, chcąc usprawnić obsługę procesów z zakresu kadr i płac. 

Czym jest e-teczka?

E-teczka to elektroniczne odzwierciedlenie papierowej dokumentacji. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie dokumenty pracownika – już od momentu ubiegania się o zatrudnienie aż do zakończenia stosunku pracy. Możesz w niej przechowywać tysiące dokumentów, a odnalezienie jednego z nich zajmie Ci…chwilkę. 

Jakie korzyści przynosi e-teczka (elektroniczna teczka kadrowa)?

Elektroniczne teczki kadrowe ułatwiają pracę działu kadrowo-płacowego. Codzienne korzystanie z akt w takiej formie jest proste i wygodne. Dlaczego e-teczki stają się coraz bardziej popularne? Co przekonuje firmy do ich wdrożenia?

• Obniżenie kosztów 

E-dokumenty to mniej wydatków na archiwum i więcej miejsca w biurze. Nie tracisz już pieniędzy na dodatkową powierzchnię, zabezpieczenia czy papier. Inwestycja w e-teczki i oprogramowanie kadrowo-płacowe zwraca się nie tylko z powodu tych cięć, ale przede wszystkim oszczędności generowanych przez liczne usprawnienia. Omówimy to już za moment. 

• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych 

Dzięki e-teczce nie tracisz czasu na wykonywanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Nie musisz wpisywać tych samych danych na każdym etapie prac. Wystarczy, że zrobisz to raz. Eliminujesz ręczne wpisywanie danych i ryzyko popełnienia błędu. 

• Oszczędność czasu 

E-teczka zapewnia stały wgląd do dokumentacji pracowniczej – niezależnie od miejsca i czasu. Nie trzeba już spędzać kilku godzin w archiwum, by znaleźć niezbędny w danej chwili dokument. Nie trzeba już w trakcie home office udać się do biura po zapomniane dokumenty. 

Co więcej, kolejność procesów na ekranie odpowiada faktycznie realizowanym etapom. Oznacza to, że system poprowadzi Cię przy rozwiązaniu danych spraw kadrowo-płacowych. 

• Bezpieczeństwo danych 

Dane przechowywane w e-teczkach spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Technologiczne zabezpieczenia chronią dokumentację przez wglądem osób trzecich i ewentualnym rozpowszechnieniem. Dokumenty w formie papierowej o wiele łatwiej zniszczyć lub zgubić. Z kolei e-dokumenty znajdziesz zawsze w nienaruszonym stanie. 

• Zgodność z przepisami 

Wiemy, że RODO nie pyta, RODO wymaga. Gdy wybierasz dostawcę systemu kadrowo-płacowego, upewnij się, że w razie zmian przepisów prawnych, dostarczy Ci aktualizacje systemu. Ustawa ściśle określa, jak należy przechowywać dokumentację, a chyba nie chcesz narażać się na kary, prawda?

Więcej informacji:

E-teczka pracownika – dlaczego warto wdrożyć ją w firmie? 

Sposób Perfekcyjnej Pani Działu Kadrowego na ład i porządek w dokumentacji pracowniczej to…

Elektroniczne teczki kadrowe w iPersonel 

Niczym najlepsi dekoratorzy urządziliśmy e-teczkę w taki sposób, by jej wnętrze było nie tylko wyjątkowe, ale i w pełni funkcjonalne. Gwarantujemy, że jej aranżacja, wydzielone części i automatyczna numeracja pozwolą Ci szybko zaaklimatyzować się. Stworzymy dla Ciebie strefę pracy, ale i komfortu, w której masz stały dostęp do dokumentacji pracowniczej, dzięki czemu sprawnie wykonasz swoje codzienne obowiązki kadrowe. Znikną piętrzące się stosy dokumentów na Twoim biurku, a wraz z nimi stres, związany z natłokiem papierowych formalności. 

Załatwiaj sprawy kadrowe jednym kliknięciem!

Chcesz uzyskać więcej informacji? 

Umów się na konsultację.