Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada

Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada jest jednym z obowiązków pracodawcy.

30 listopada 2024 jest terminem kluczowym w celu ustalenia płatnika zasiłków na nadchodzący, nowy rok kalendarzowy 2025. Właśnie na ten dzień należy ustalić liczbę ubezpieczonych. Największą trudność z jaką spotykają się pracodawcy jest ustalenie liczby ubezpieczonych.

Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób:

• ustalić płatnika zasiłków,
• ustalić liczbę ubezpieczonych na 30 listopada,
• postąpić w przypadku zmiany stanu zatrudnienia,
• postąpić, jeśli pracodawca nie zatrudnia pracowników na dzień 30 listopada,
• ustalić kto jest płatnikiem zasiłku w przypadku, gdy pracownik jest niezdolny do pracy na przełomie roku kalendarzowego.

Płatnikiem zasiłków osób zatrudnionych, jednocześnie ubezpieczonych, za które opłacana jest składka na ubezpieczenie chorobowe może być zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych jak i sam pracodawca. Od stanu zatrudnienia liczonego na dzień 30 listopada danego roku kalendarzowego, zależy to kto będzie wypłacał ewentualne zasiłki zatrudnionym w zakładzie pracy osobom przez kolejny, nadchodzący rok kalendarzowy.

Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają płatnicy składek (np. pracodawcy, zleceniodawcy), którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 swoich ubezpieczonych. Nie ma tutaj znaczenia czy zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego jest obowiązkowe czy dobrowolne.

Pracodawca stając się płatnikiem zasiłków nie wypłaca zasiłków z własnej kieszeni. Pracodawca wyręcza niejako Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ustalaniu prawa do danego świadczenia, wysokości zasiłków oraz wypłacaniu pracownikom ewentualnych zasiłków.

Jeśli płatnik (np. pracodawca, zleceniodawca) zgłasza do ubezpieczenia chorobowego, nie więcej niż 20 ubezpieczonych, płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zasiłki osobom prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym, jak również osobom uprawnionym do zasiłków, za okres po ustaniu ubezpieczenia (byłym pracownikom, zleceniobiorcom, itp.), duchownym oraz osobom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada – liczba ubezpieczonych

W liczbie ubezpieczonych na dzień 30 listopada danego roku kalendarzowego należy uwzględnić:

• pracowników (w tym również uczniów),
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę nakładczą,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą.

W liczbie ubezpieczonych nie należy uwzględniać:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Uwaga!

Osoby pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają z tego tytułu ubezpieczeniu chorobowemu ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. W związku z tym nie powinny być uwzględniane w liczbie ubezpieczonych – zgodnie z literalnym brzmieniem zapisu ustawy. Natomiast interpretacja ZUS w tej kwestii jest odmienna, co skutkuje koniecznością uwzględniania osób pobierających zasiłek macierzyński w liczbie ubezpieczonych na dzień 30 listopada.

Przykład:
Właściciel firmy produkującej tkaniny zatrudnia 10 pracowników oraz 7 zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli na dzień 30 listopada 2024 pracodawca nadal będzie zatrudniał 17 osób, za które opłaca składki na ubezpieczenie chorobowe to płatnikiem zasiłków w 2025 będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada – zmiana stanu zatrudnienia

Należy pamiętać, że ustalenie liczby ubezpieczonych na dzień 30 listopada danego roku kalendarzowego jest kluczowe dla ustalenia kto będzie płatnikiem zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym. Zmiana liczby zatrudnionych po 30 listopada lub w trakcie następnego roku kalendarzowego nie ma wpływu na ustalenie płatnika zasiłków.

Przykład
Na dzień 30 listopada 2024 pracodawca zatrudnia 21 pracowników. W dniu 30 listopada 2024 upływa okres wypowiedzenia 3 osób zatrudnionych w zakładzie pracy. Na dzień 1 grudnia 2024 pracodawca zatrudnia już tylko 18 pracowników. Zmniejszenie stanu zatrudnienia nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia w kwestii ustalenia płatnika zasiłków. Pracodawca na dzień 30 listopada 2024 zatrudnia 21 pracowników, za których opłaca składki na ubezpieczenie chorobowe w związku z czym będzie płatnikiem składek w 2025.

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników (na dzień 30 listopada 2024). Jednak w związku z intensywnym rozwojem firmy, w przeciągu kilku miesięcy pracodawca zatrudnia już 25 pracowników. Płatnikiem składek w 2025 jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jednak, jeśli stan zatrudnienia utrzyma się na wskazanym poziomie, płatnikiem zasiłków w 2026 będzie pracodawca.

Płatnik zasiłków jest ustalany na dany rok kalendarzowy. Zmiana liczby ubezpieczonych w trakcie roku nie powoduje więc zmiany płatnika zasiłków.

Ustalenie płatnika zasiłków w przypadku niezdolności do pracy na przełomie roku kalendarzowego

W przypadku, w którym Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca pracownikowi zasiłek na przełomie roku kalendarzowego a od 01 stycznia nowego roku kalendarzowego wypłatę zasiłków powinien przejąć pracodawca to Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje wypłatę tego zasiłku do momentu przerwania niezdolności do pracy lub do momentu zmiany rodzaju należnego zasiłku.

Przykład
Jeden z pracowników nieprzerwanie choruje od 15.11.2024 do 31.01.2025. Na dzień 30 listopada 2024 pracodawca zatrudnia 23 pracowników, w związku z czym od 01.01.2025 będzie uprawniony do wypłaty zasiłków. W związku z nieprzerwaną niezdolnością do pracy na przełomie roku 2024/2025, Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie kontynuował wypłatę zasiłku chorobowego aż do 31.01.2025. W przypadku wystąpienia kolejnej niezdolności do pracy, po choćby jednodniowej przerwie, do wypłaty zasiłku byłby już uprawniony pracodawca.

Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada – w przypadku braku zatrudnienia

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, którzy na dzień 30 listopada danego roku kalendarzowego nie zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego żadnego ubezpieczonego, to stan zatrudnienia ustala się na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Ustalenie płatnika zasiłków w przypadku, gdy pracownik jest niezdolny do pracy na przełomie roku kalendarzowego

Jeśli od nowego roku płatnik składek nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, czyli

•  zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób lub
•  niezdolność do pracy ubezpieczonego obejmuje także lub wyłącznie okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia (np. po ustaniu zatrudnienia), powinien przekazać do ZUS dokumenty, w oparciu, o które organ ten będzie mógł ustalić prawo do danego świadczenia oraz jego wysokość.

Dokumenty te zostały określone w stosownym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W głównej mierze chodzi tu o zaświadczenie płatnika składek zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku.

Przykładowo dla pracowników powinno być ono sporządzone:

• na druku ZUS Z-3,
• dla zleceniobiorców na formularzu ZUS Z-3a.

Kwestię tę reguluje § 2 rozporządzenia, które jednocześnie w załącznikach (nr 1 i 2) zawiera wzory wymaganych zaświadczeń.
Do zaświadczenia tego płatnik składek powinien dołączyć dokumenty uzasadniające prawo do danego świadczenia. W przypadku zasiłku chorobowego co do zasady chodzi tu o:

• zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA lub
• zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza, spełniające warunki określone w § 5 i 6 rozporządzenia – jeśli niezdolność do pracy została orzeczona za granicą.

Jeśli wspomniany dokument obejmuje okres, za który ubezpieczonemu przysługuje zarówno świadczenie wypłacane przez płatnika składek (np. wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek za okres pozostawania w stosunku pracy), jak i świadczenie z ZUS, do organu rentowego dostarcza się jego oryginał, pozostawiając w aktach kopię potwierdzaną za zgodność z oryginałem.

Test wiedzy kadrowo-płacowej

Trudno jest się przygotować do rekrutacji na stanowisko kadrowo-płacowe. Pytania mogą być przeróżne, a ich zakres ogromny. Zebrałam dla Ciebie najczęściej pojawiające się pytania z zakresu kadr i płac, po to aby ułatwić Tobie sprawdzenie wiedzy w tym zakresie i mocne przygotowanie do rozmowy czy testów kwalifikacyjnych.