Tworzenie harmonogramu w równoważnym systemie czasu pracy

Równoważny system czasu pracy zapewnia pracodawcom dużą elastyczność w planowaniu pracy zespołu. System ten sprawdza się doskonale w branżach, w których ilość pracy do wykonania nie jest stała i zależy od czynników zewnętrznych, takich jak na przykład sezonowość. 

Czym charakteryzuje się równoważny system czasu pracy?

W równoważnym systemie czasu pracy dobowy wymiar pracy może zostać wydłużony z 8 do 12 godzin, bez generowania nadgodzin z tego tytułu. Jednak ta dłuższa praca musi zostać zrekompensowana krótszym czasem pracy w innych dniach lub udzieleniem dnia wolnego. 

W zależności od charakteru pracy (praca przy dozorze urządzeń, w ochronie mienia lub osób lub służbach ratowniczych) wymiar pracy może być wydłużony odpowiednio do 16 lub 24 godzin w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 1 miesiąca.

W sytuacji planowania pracy w równoważnym systemie czasu pracy połączonego ze zmiennymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy, należy pamiętać o konieczności ułożenia harmonogramu pracy na co najmniej 1 miesiąc i przekazaniu go pracownikom najpóźniej 7 dni przed jego obowiązywaniem. 

Tworzenie harmonogramu pracy w systemie równoważnym – najważniejsze informacje

• Co trzeba uwzględnić w harmonogramie pracy?

Stosując równoważny system czasu pracy, pracodawca w każdym okresie rozliczeniowym powinien zaplanować i zakomunikować pracownikom harmonogram pracy, który uwzględnia:
– godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu
– dni wolne wynikające z harmonogramu w zależności od okresu rozliczeniowego, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, minimum 11 godzinne odpoczynki dobowe, 35-godzinne nieprzerwane odpoczynki tygodniowe oraz wolne niedziele co najmniej raz na 4 tygodnie.

• Wymiar czasu pracy 

Układając harmonogram pracy w równoważnym systemie czasu pracy, możemy zaplanować pracownikowi pracę w wymiarze do 12 godzin na dobę. Ten przedłużony czas pracy należy jednak zrównoważyć krótszą pracą w innym dniu lub udzieleniem dnia wolnego, jeśli praca 12 godzinna została zaplanowana kilka razy. Czas pracy nie powinien przekraczać 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

• Odpoczynek dobowy i tygodniowy

Równoważny system czasu pracy pozwala na większą elastyczność jednak należy pamiętać aby przy planowaniu pracy nie naruszyć przepisów dotyczących zapewnienia pracownikom odpoczynku dobowego w wymiarze  11 godzin, oraz nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, wynoszącego 35 godzin. 

Przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy od 16 do 24 godzin wymaga zwiększenia odpoczynku między kolejnymi zmianami, tak aby odpowiadał on co najmniej liczbie przepracowanych godzin. 

Kodeks Pracy dopuszcza tylko dwie możliwości naruszenia 11-godzinnego odpoczynku dobowego: wobec pracowników zarządzających, zdefiniowanych w Kodeksie Pracy, lub w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczych i usuwania awarii. W przeciwnym razie ograniczając pracownikowi czas odpoczynku pracodawca dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, co zagrożone jest sankcjami (np. grzywnami), zwłaszcza jeśli przerywa już rozpoczęty odpoczynek.

Jeśli jednak dojdzie do  sytuacji, kiedy 11-godzinny odpoczynek dobowy nie zostanie zachowany, pracodawca powinien udzielić odpoczynku bezpośrednio po ostatnim okresie wykonywania pracy w dobie, w której naruszono odpoczynek, w wymiarze takim by wyrównać czas przerwanego odpoczynku lub adekwatnie zbilansować naruszony odpoczynek przedłużając 11-godzinny odpoczynek w innej dobie. 

• Doba pracownicza

Planując pracę w systemie równoważnym należy zwrócić uwagę aby nie doszło do złamania doby pracowniczej. Oznacza to zakaz planowania pracy po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej, czyli w kolejnych 24 godzinach od rozpoczęcia pracy. Przykładowo, jeśli pracownik rozpoczął pracę o 7 rano w poniedziałek, to we wtorek nie może zacząć pracy wcześniej niż o 7 rano. 

Warto jednak zauważyć, że jeżeli pracownik, mimo ponownego podjęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej nie przekroczy normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego, to nie świadczy pracy w nadgodzinach. 

Przykład: 

Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, a przedłużony dobowy wymiar wynosi 10 godzin. Zgodnie z harmonogramem świadczy pracę od godz. 7:00 do 17:00. Jeżeli w określonym dniu świadczył pracę od godziny 7:00 do 15:00 (zamiast do 17:00), a w następnym dniu zaplanujemy mu pracę od godziny 6:00 do 14:00, to nie dojdzie do przerwania doby pracowniczej.  

Planowanie pracy dwukrotnie w tej samej dobie dopuszczalne jest w ruchomym i przerywanym systemie czasu pracy, oczywiście przy zachowaniu prawa do 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, 

• Praca w niedzielę

Jeżeli w danym zakładzie pracy praca odbywa się również w niedzielę, pracownikowi świadczącemu pracę w takim dniu należy się udzielenie innego dnia wolnego do 6 dni przed lub po niedzieli, w którą pracował. W sytuacji kiedy nie jest to możliwe, należy udzielić dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Planując prace w niedzielę należy również pamiętać aby co 4 niedziela była wolna od pracy. 

• Ile dni z rzędu można pracować w równoważnym systemie czasu pracy ?

Mając na uwadze zasadę pięciodniowego tygodnia pracy, czyli dwóch dni w tygodniu wolnych od pracy, maksymalna ilość dni pracujących jakie mogą następować po sobie wynosi 10. Jeśli pracodawca ustali po dwa dni wolnego na początku jednego tygodnia i na końcu kolejnego tygodnia to zaplanuje pracę bez naruszenia przepisów prawa pracy. W takiej sytuacji zachowana będzie również zasada 35 godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. 

• Kto nie może pracować w równoważnym systemie czasu pracy

Przepisy Prawa Pracy wskazują osoby, w przypadku których dobowy wymiar czasu pracy nie może przekroczyć 8 godzin, z tego względu nie można takim pracownikom zaplanować pracy w systemie równoważnym. Do tej grupy należą:

• pracownicy pracujący na stanowiskach, na których przekroczone są normy najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia 
• pracownice w ciąży
• osoby z niepełnosprawnościami
• pracownicy młodociani
• pracownicy opiekujący się dziećmi do 8 roku życia.

Nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy

Jedną z zalet stosowania równoważnego systemu czasu pracy jest niskie ryzyko wystąpienia nadgodzin ze względu na możliwość elastycznego planowania pracy i wydłużenia czasu pracy do 12 godzin dziennie. Jednak występowanie nadgodzin jest możliwe również w tym systemie czasu pracy. 

Nadgodziny dobowe w równoważnym systemie czasu pracy – kiedy wystąpią i jak je rozliczyć? 

W sytuacji gdy pracownik ze względu na szczególną potrzebę, na polecenie przełożonego został w pracy dłużej, niż zaplanowano to w harmonogramie pracy na dany dzień, to za każdą dodatkową godzinę ponadwymiarowej pracy naliczają się nadgodziny dobowe. Ma to zastosowanie bez względu na to czy w danym dniu pracownik miał zaplanowaną pracę na 12 czy też na mniejszą ilość godzin. 

Należy pamiętać, iż aby został zachowany 11-godzinny odpoczynek dobowy, w systemie równoważnym, w którym zaplanowano 12-godzinny dzień pracy, pracownik może mieć tylko 1 godzinę nadliczbową.

Jeżeli do końca okresu rozliczeniowego pracownik nie otrzyma czasu wolnego za przepracowane godziny pracy ponadwymiarowej, to oprócz normalnego wynagrodzenia nalicza mu się dodatek w wysokości +50%. 

Jeśli praca w nadgodzinach wystąpiła w porze nocnej to dodatek powinien być wypłacony w wysokości +100%

Nadgodziny średniotygodniowe w równoważnym systemie czasu pracy – kiedy powstają i jak je rozliczyć 

Zgodnie z zasadą pięciodniowego tygodnia pracy, pracownik musi mieć odpowiednią ilość dni wolnych od pracy w każdym miesiącu. Zazwyczaj dniami wolnymi z tego tytułu są sobota i niedziela ale nie zawsze tak musi być. Są przedsiębiorstwa, w których ze wzglądu na specyfikę działalności praca wykonywana jest 7 dni w tygodniu.  Jeżeli pracownik pracuje więcej niż 5 dni w tygodniu, dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych w tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej. W takich przypadkach oprócz normalnego wynagrodzenia należy się pracownikowi dodatek w wysokości +100%. Normalne wynagrodzenie zawiera w sobie wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatkowe składniki o charakterze stałym, np. dodatek funkcyjny, stażowy czy premia wypłacana niezależnie od wyników pracy czy uznania pracodawcy.  

Dopuszczalne okresy rozliczeniowe w równoważnym systemie czasu pracy

W równoważnym systemie czasu pracy obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy, w trakcie którego pracodawca planuje czas pracy pracownika z uwzględnieniem okresu odpoczynku i w którym musi się rozliczyć z pracownikiem z przepracowanego czasu pracy, w tym z pracy w nadgodzinach. W uzasadnionych sytuacjach, okres rozliczeniowy w tym systemie czasu pracy może być wydłużony do 3 miesięcy a w przypadku pracy zależnej od warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. 

Jak wprowadzić system równoważnego czasu pracy

Wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy powinno być uzasadnione rodzajem pracy lub czynnikami dotyczącymi organizacji pracy. System równoważny można łączyć z pracą zmianową, weekendową i indywidualnym rozkładem czasu pracy natomiast nie można go połączyć z zadaniowym systemem czasu pracy, ponieważ praca w systemie zadaniowym może być świadczona tylko przez 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo. 

Przyjęty w organizacji system czasu pracy oraz okres rozliczeniowy czasu pracy ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu, 
• umowie o pracę. 

Planowanie urlopu w równoważnym systemie czasu pracy 

Urlop wypoczynkowy w równoważnym systemie czasu pracy jest udzielany pracownikom na dni i godziny pracy. Z limitu urlopowego przysługującego pracownikowi odejmuje się godziny zamiast dni. W sytuacji, gdy pracownik bierze urlop na żądanie, w dniu kiedy miał zaplanowaną pracę w wymiarze 12 godzinnym to wykorzystuje on 12 godzin z puli urlopu wypoczynkowego. 

Zalety planowania pracy w Time Harmony 

Przy planowaniu pracy w systemie równoważnym ważne jest odpowiednie zaplanowanie pracy tak aby zapewnić zgodność z przepisami Prawa Pracy oraz efektywność działania firmy.

Opracowany we współpracy z ekspertami z dziedziny prawa pracy system Time Harmony, umożliwia planowanie pracy w dwóch najpopularniejszych na polskim rynku systemach czasu pracy, to jest w systemie podstawowym i równoważnym. 

System zweryfikuje harmonogram pod kątem obowiązujących przepisów i powiadomi o ewentualnych niezgodnościach.  

Poza możliwością planowania Time Harmony posiada funkcjonalność pełnego rozliczenia przepracowanego czasu pracy, wraz z informacją o wypracowanych nadgodzinach z dodatkiem +50%, +100% czy godzinami pracy w porze nocnej.