Naliczanie składek PPK – pytania i odpowiedzi

NALICZANIE SKŁADEK PPK

Ustawa o PPK (Pracowniczych Planach Kapitałowych) weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. W związku z wejściem w życie nowej ustawy, po stronie pracodawcy a w praktyce działów kadrowo-płacowych ciąży nowy obowiązek, czyli naliczanie składek PPK.

W praktyce pojawiło się już mnóstwo pytań dotyczących naliczania składek PPK, na które odpowiadam w niniejszym artykule. Jest to pierwszy artykuł z planowanych trzech, które przygotowuję dla czytelników bloga.

Z artykułu dowiesz się:

1. na podstawie jakiego przepisu składka powinna być zaokrąglona;

2. od kiedy przedstawicielstwo zagranicznej spółki jest zobowiązane do zawarcia umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK;

3. czy należy naliczać i pobierać wpłaty na PPK również od dofinansowania otrzymywanego od NFZ;

4. czy przystąpienie członka zarządu do PPK wymaga zmiany kontraktu menedżerskiego w zakresie wysokości wynagrodzenia brutto;

5. jakie są konsekwencje sfinansowania składek jeśli nie było podstawy do ich finansowania;

6. czy pracodawca prawidłowo nalicza składkę na PPK (przykładowe obliczenia)

1. Przepisy ustawy o PPK określają zasady naliczania składek PPK, jednak nie określają zasad zaokrąglania wpłat do PPK. Na podstawie jakiego przepisu składka powinna być zaokrąglona do 10 gr, a nie pozostawiona z dokładnością do 1 gr?

W przepisach ustawy o PPK nie określono zasad zaokrąglania wysokości wpłat przekazywanych na rachunek uczestnika PPK. Wysokość wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych ustalona została w wysokości procentowej, a podstawę wpłaty podstawowej i dodatkowej stanowi wynagrodzenie uczestnika PPK.

Zasady zaokrąglania podatków zostały określone w art. 63 ustawy z 29.08.1997 – Ordynacja Podatkowa.

Zasady zaokrąglania składek wykazywanych w deklaracji składanej do ZUS zostały określone w przepisach § 5 rozporządzenia z 21.09.2017 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Na podstawie tego przepisu kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne podlegają zaokrągleniu do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, lub w dół, jeżeli jest niższa od 0,50 grosza.

Natomiast kalkulator wpłat na PPK oblicza wysokość wpłat na PPK z dokładnością do pełnych groszy. Kwoty wpłat zaokrągla się do pełnych groszy, w ten sposób, że jeżeli końcówka jest niższa od 0,50 grosza, to pomija się ją, a jeżeli jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, zaokrągla się ją do pełnych groszy w górę. Analogiczne zasady są stosowane przy zaokrąglaniu kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wykazywanych w deklaracji składanej do ZUS, stąd wydaje się, że takie zasady można stosować obliczając wpłaty na PPK.

2. Naliczanie składek PPK rozpoczyna się w terminach ustawowych. Przedstawicielstwo zagranicznej spółki X, które działa na terenie Polski zatrudnia 4 pracowników. Pracodawcą jest w tym przypadku przedstawicielstwo spółki w Polsce a nie sama spółka. Spółka zatrudnia ogółem ponad 20 pracowników (mniej niż 50). Od kiedy przedstawicielstwo jest zobowiązane do zawarcia umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK?

Jeżeli pracodawcą jest przedstawicielstwo to jemu przysługuje status podmiotu zatrudniającego i liczba osób zatrudnionych w tym przedstawicielstwie rozstrzyga o dacie objęcia go przepisami o PPK, a także terminach zawarcia umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK. W konsekwencji, jeżeli przedstawicielstwo posiada tylko cztery osoby zatrudnione to przepisami o PPK zostanie objęte 1.01.2021 r. Umowa o zarządzanie PPK powinna być zawarta do 23.04.2021 r., a umowa o prowadzenie PPK do 10.05.2021 r.

3. Naliczanie składek PPK może stać się problematyczne, gdy wynagrodzenie składa się z dofinansowania. Pracoodawca zatrudnia pielęgniarki, które otrzymują wynagrodzenie płatne przez fundację, jak również dofinansowanie z NFZ, na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Czy należy naliczać i pobierać wpłaty na PPK również od dofinansowania otrzymywanego od NFZ?

Wynagrodzenie należne pielęgniarkom w ramach finansowania ze środków NFZ powinno być uwzględniona w podstawie wymiaru wpłaty do PPK, jeżeli stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia w postaci rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

4. Naliczanie składek PPK powoduje po stronie ubezpieczonego zmniejszenie jego kwoty wynagrodzenia. Czy przystąpienie członka zarządu do PPK wymaga zmiany kontraktu menedżerskiego w zakresie wysokości wynagrodzenia brutto?

Przepisy ustawy z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (nie nakładają na strony kontraktu menedżerskiego obowiązku zmiany wysokości wynagrodzenia w związku z koniecznością dokonywania wpłaty do PPK w zakresie wynagrodzenia brutto należnego menedżerowi. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby w związku z objęciem zleceniodawcy przepisami o PPK i koniecznością sfinansowania przez menedżera wpłaty podstawowej z własnych środków, strony kontraktu menedżerskiego podwyższyły wynagrodzenia przysługujące menedżerowi.

5. Pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie za pracę w kwietniu 2020. Naliczenie składek PPK zostało dokonane przez pracodawcę. Jakie są konsekwencje sfinansowania składek za kwiecień?

Podmiot zatrudniający w okresie przestoju ekonomicznego oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie powinien finansować zarówno wpłaty podstawowej, jak też dodatkowej na PPK, a w sytuacji, gdy to uczynił powinien dokonać stosownej korekty. W przypadku braku korekty pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia przepisów ustawy.

Sytuacje, w których wpłaty do PPK nie są finansowane, zostały przewidziane w art. 25 ust. 4 ustawy z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, m.in. w okresie przestoju ekonomicznego, a także w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o których mowa w ustawie z 11.10.2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Tym samym wpłaty do PPK nie są finansowane również wtedy, gdy przestój ekonomiczny albo obniżony wymiar czasu pracy został wprowadzony zgodnie z przepisami ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374).

---

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych

(…)

4. Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK:

1) w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 669), oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy,

2) w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 7),

3) w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1317 oraz z 2020 r. poz. 782)

– nie finansują wpłaty podstawowej ani wpłaty dodatkowej, z zastrzeżeniem ust. 5.

(…)

---

Niezależnie od powyższego, uczestnik PPK może w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu zadeklarować finansowanie przez siebie wpłat w okresie przestoju ekonomicznego czy obniżonego wymiaru czasu pracy. Po otrzymaniu takiej deklaracji pracodawca powinien naliczać, pobierać i dokonywać wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. W przypadku braku takiej deklaracji podmiot zatrudniający w okresie przestoju ekonomicznego oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie powinien finansować zarówno wpłaty podstawowej, jak też wpłaty dodatkowej na PPK, a w sytuacji gdy to uczynił powinien dokonać stosownej korekty.

6. Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników w dniu 26.10.2020. Wynagrodzenie pracowników wypłacane jest do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Naliczanie składek PPK staje się w tym momencie jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy. Czy pracodawca prawidłowo nalicza składkę na PPK potrącając pracownikowi z jego wynagrodzenia netto składkę finansowaną przez pracownika (2%) i dokonując naliczenia 1,5% składki od pracodawcy?

Jeśli umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika została zawarta 26 października 2020 to jeśli wynagrodzenie pracownika jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca pracodawca obowiązany jest obliczyć wpłaty przez siebie finansowane oraz obliczyć i pobrać wpłaty finansowane przez pracownika będącego uczestnikiem PPK od wynagrodzenia za październik wypłacanego w listopadzie.

Wpłaty te pracodawca powinien przekazać na rachunek instytucji finansowej do 15 grudnia 2020.

Przykład

Pracodawca podpisał umowę o prowadzenie PPK 26.10.2020. Pracownik w wieku 48 lat nie złożył deklaracji w sprawie rezygnacji z wpłat do PPK. Wynagrodzenie pracownika wynosi 2600 zł brutto.

Pracodawca wpłaca na PPK:

–  składka obowiązkową (2600 zł x 1,5%) tj. 39 zł,

–  składkę dodatkową (2600 zł x 1%) tj. 26 zł.

Pracownik wpłaca na PPK tylko składkę obowiązkową (2600 zł x 2%) tj.  52 zł.

Wynagrodzenie wypłacane jest 10-dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Założenia konieczne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia:

– podstawowe koszty uzyskania przychodów,

– prawo do zmniejszenia zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Wynagrodzenie za październik 2020 zostało wypłacone dnia 10 listopada 2020.

W listopadzie 2020 r. pracodawca:

– obliczył składkę obowiązkową i dodatkową finansowaną przez pracodawcę w wysokości 65 zł – składki te wpłaci na rachunek instytucji finansowej w grudniu, najpóźniej do dnia 15 grudnia 2020 r., w konsekwencji w grudniu z tego tytułu powstanie u pracownika przychód;

– obliczył i pobrał ze środków pracownika składkę obowiązkową finansowaną przez pracownika w wysokości 52 zł – składkę wpłaci na rachunek instytucji finansowej w grudniu, najpóźniej do dnia 15 grudnia 2020.

Lista płac za październik, wypłata wynagrodzenia w dniu 10.11.2020:

Wynagrodzenie: 2600 zł

Krok 1 Ustalenie podstawy wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 1,50% = 39,00 zł

Składki na ubezpieczenie chorobowe: 600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Razem składki na ubezpieczenie społeczne: 253,76 zł + 39,00 zł + 63,70 zł = 356,46 zł

Krok 2 Ustalenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) = 2243,54 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2243,54 zł x 9% = 201,92 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek: 2243,54 zł x 7,75% = 173,87 zł

Krok 3 Ustalenie podstawy opodatkowania:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) = 1993,54 zł po zaokrągleniu 1994 zł

Krok 4 Obliczenie zaliczki na podatek:

1994 zł x 17% = 338,98 zł

Krok 5 Obniżenie zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

338,98 zł – 43,76 zł = 295,22 zł

Krok 6 Zmniejszenie zaliczki o kwotę stanowiącą 7,75% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne

295,22 zł – 173,87 zł = 121,35 zł po zaokrągleniu 121 zł

Krok 7 Kwota do wypłaty: 

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 201,92 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) – 121,00 zł (zaliczka na podatek) – 52 zł (wpłata do PPK finansowana przez pracownika) = 1868,62 zł

Krok 8 Obliczenie składek finansowanych przez pracodawcę:

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, FP,FS, FGŚP:  2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 6,50% = 169 zł

Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 2600 zł x 1,67% = 43,42 zł

Składka na FP i FS: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Składka na FGŚP: 2600 zł x 0,10% = 2,60 zł

W dniu 10 grudnia 2020 pracownik otrzyma wynagrodzenie za listopad 2020.

Pracodawca dokona następujących kroków:

– w dniu 9.12.2020 wpłaci na rachunek instytucji finansowej składkę obowiązkową i dodatkową za listopad 2020, finansowaną przez pracodawcę w łącznej wysokości 65 zł (z tego tytułu w grudniu 2020 powstanie przychód u pracownika);

– obliczy składkę obowiązkową i dodatkową finansowaną przez pracodawcę w wysokości 65 zł (składki te wpłaci na rachunek instytucji finansowej w styczniu 2021 najpóźniej do dnia 15 stycznia 2021, w konsekwencji w styczniu 2021 z tego tytułu powstanie u pracownika przychód);

– obliczy i pobierze ze środków pracownika składkę obowiązkową finansowaną przez pracownika w wysokości 52 zł (składkę  wpłaci na rachunek instytucji finansowej w styczniu 2021 najpóźniej do dnia 15 stycznia 2021)

Lista płac za listopad, wypłata wynagrodzenia w dniu 10.12.2020:

Wynagrodzenie: 2600 zł

Krok 1 Ustalenie podstawy wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 1,50% = 39,00 zł

Składki na ubezpieczenie chorobowe: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Razem składki na ubezpieczenie społeczne: 253,76 zł + 39,00 zł + 63,70 zł = 356,46 zł

Krok 2 Ustalenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) = 2243,54 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2243,54 zł x 9% = 201,92 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek: 2243,54 zł x 7,75% = 173,87 zł

Krok 3 Ustalenie podstawy opodatkowania:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) + 65 zł (wpłata na PPK za listopad finansowana przez pracodawcę wpłacona na instytucji finansowej dnia 9.12.2020) = 2058,54 zł po zaokrągleniu 2059 zł

Krok 4 Obliczenie zaliczki na podatek:

2059 zł x 17% = 350,03 zł

Krok 5 Obniżenie zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

350,03 zł – 43,76 zł = 306,27 zł

Krok 6 Zmniejszenie zaliczki o kwotę stanowiącą 7,75% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne

306,07 zł – 173,87 zł = 132,40 zł po zaokrągleniu 132 zł

Krok 7 Kwota do wypłaty: 

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 201,92 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) – 132,00 zł (zaliczka na podatek) – 52 zł (wpłata do PPK finansowana przez pracownika) = 1857,62 zł

Krok 8 Obliczenie składek finansowanych przez pracodawcę:

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, FP, FS, FGŚP: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 6,50% = 169 zł

Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 2600 zł x 1,67% = 43,42 zł

Składka na FP i FS: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Składka na FGŚP: 2600 zł x 0,10% = 2,60 zł

Wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający należy wykazać w raporcie miesięcznym ZUS RCA – w bloku III.B. i IV.B., w polu 28 – Kwota wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowana przez płatnika składek.

Jeżeli wpłata na PPK obliczona przez podmiot zatrudniający staje się przychodem ubezpieczonego w terminie przekazania tej wpłaty do wybranego funduszu, to powinna zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie tej wpłaty. Tak wynika ze stanowiska ZUS na stronie (ZUS)