Naliczanie składek PPK – wyjaśnienia i przydatne narzędzia

Ustawa o PPK (Pracowniczych Planach Kapitałowych) weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. W związku z wejściem w życie nowej ustawy, po stronie pracodawcy a w praktyce działów kadrowo-płacowych ciąży nowy obowiązek, czyli naliczanie składek PPK.

PO CO PPK?

Naliczanie składek PPK to jeden z nowych obowiązków pracodawcy od 01.01.2019. PPK przede wszystkim jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. W związku z tym, środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika PPK. Na oszczędności pracowników w PPK poza samym pracownikiem, składa się przede wszystkim pracodawca oraz Państwo.

NALICZANIE SKŁADEK PPK – PROBLEMY

Jednym z głównych obowiązków podmiotów, które przystąpiły do pracowniczego planu kapitałowego (PPK), jest właściwe naliczanie składek PPK i rozliczanie wpłat do tego programu podczas gdy, z wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia netto (wynagrodzenie po opodatkowaniu), pracodawca pobiera wpłatę finansowaną przez uczestnika PPK.

W praktyce kadrowo-płacowej bardzo często sięgamy po różnego rodzaju kalkulatory, dzięki którym codzienne wyzwania stają się łatwiejsze do pokonania. Nie rzadko potrzebujemy szybkiej odpowiedzi; jeszcze bardziej błyskawicznego przeliczenia lub po prostu wglądu do aktualnych wskaźników. Niewątpliwie Asystent Kadrowego w błyskawiczny sposób przeliczy wysokość naliczanych składek PPK. Więcej na jego temat dowiesz się z dalszej części artykułu.

Uwaga! Przy dokonywaniu wpłat do PPK nie ma znaczenia miesiąc, za który należne jest wypłacone wynagrodzenie, stanowiące podstawę naliczenia wpłat do PPK. Ważny jest miesiąc, w którym to wynagrodzenie zostało wypłacone. Oznacza to, że plik z wpłatami przekazywanymi do instytucji finansowej należy opisać wskazując miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone (miesiąc obliczenia i pobrania wpłat).

Przykład: załóżmy, że wynagrodzenie za styczeń 2020 roku zostało wypłacone w styczniu 2020 roku, to do 15 lutego należy dokonać wpłat do PPK, z oznaczeniem: 1 (styczeń). Jeśli natomiast wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego (z tzw. przesunięciem), to do 15 marca pracodawca dokona wpłat do PPK z opisem 2 (luty).

INFORMACJE O WYSOKOŚCI SKŁADEK

Z jakich źródeł pochodzą składki PPK?

Finansowanie wpłat na program odbywa się z 3 źródeł:

• Osoba zatrudniona
  Składka 2,0% z możliwością zadeklarowania do 2,0 punktów procentowych dodatkowej dobrowolnej składki.
• Osoba zatrudniająca
  Składka 1,5% z możliwością zadeklarowania do 2,5 punktów procentowych dodatkowej dobrowolnej składki. Istnieje możliwość różnicowania składki dodatkowej przez pracodawcę ze względu na staż pracy.
• Państwo
  Coroczna kwotowa dopłata ze strony Państwa z Funduszu Pracy w wysokości 240 PLN na uczestnika ze środków Funduszu Pracy.

Ponadto w ramach zachęty wprowadzono następujące bonusy:

• Zwolnienie pracodawcy ze składek na ubezpieczenia społeczne od składek wnoszonych do PPK z możliwością ujmowania wpłat w kosztach uzyskania przychodów.
• Składka powitalna w wysokości 250 PLN po spełnieniu warunków ustawowych – 3 miesięczne uczestnictwo w programie wraz z dokonywaniem co najmniej wpłat podstawowych w tym okresie.

DODATKOWE INFORMACJE O PPK

Pracownik, który w danym miesiącu uzyska wynagrodzenie nie większe niż 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia, ma możliwość obniżenia stopy procentowej wpłaty podstawowej, przy czym jej wysokość nie może być niższa niż 0,5% wynagrodzenia.

Oprócz obowiązkowych wpłat podstawowych zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość odprowadzania dobrowolnych wpłat dodatkowych. Uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości nieprzekraczającej 2% wynagrodzenia, natomiast pracodawca w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Oznacza to, że zarówno uczestnik PPK, jak i podmiot zatrudniający mogą odprowadzać wpłaty do PPK w wysokości maksymalnej wynoszącej po 4% wynagrodzenia miesięcznie.

Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone i pobrane już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zawarciu – w jego imieniu – umowy o prowadzenie PPK oraz dokonane (przekazane do instytucji finansowej) w terminie od 1 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK.
Z wyjątkiem pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, ustawa o PPK nie określa, kiedy można najwcześniej dokonać wpłat do PPK, po ich obliczeniu i pobraniu. Wskazuje tylko maksymalny termin na ich dokonanie, stanowiąc, że należy przekazać je do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

NALICZANIE SKŁADEK PPK – PRZYKŁAD

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i jest uczestnikiem PPK od października 2019 roku.  Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 4000 zł brutto. Pracodawca wypłaca należne pracownikowi wynagrodzenie w ostatnim dniu miesiąca. Poza składką podstawową w wysokości 2%, pracownik zadeklarował składkę dodatkową w wysokości 2%. Pracodawca w ramach PPK finansuje pracownikowi wyłącznie wpłatę podstawą do PPK w wysokości 1,5%. W jakiej wysokości pracownik otrzyma wynagrodzenie za październik oraz listopad?

Wynagrodzenie brutto: 4000 zł

Wpłaty do PPK:

Pracownik	PPK podstawowe	PPK dodatkowe	Suma
	4000 x 2% = 80 zł	4000 x 2% = 80 zł	160 zł
Pracodawca	4000 zł × 1,5% = 60 zł		60 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne:

emerytalna: 4000 zł × 9,76% = 390,40 zł

rentowa: 4000 zł × 1,5% = 60,00 zł

chorobowa: 4000 zł ×2,45% = 98,00 zł

Suma składek na ubezpieczenia społeczne: 390,40 zł + 60,00 zł + 98,00 zł = 548,40 zł

Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne: 4000 zł – 548,40 zł = 3451,60 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3451,60 zł × 9% = 310,64 zł

Składka zdrowotna do odliczenia: 3451,60 zł × 7,75% = 267,50 zł

Koszty uzyskania przychodu: 250 zł

Ulga podatkowa: 43,76 zł

Wynagrodzenie za październik:

Podstawa opodatkowania: 4000 zł – 548,40 zł – 250 zł = 3201,60 = 3202 zł

Zaliczka na podatek dochodowy: 3202 zł × 17% – 43,76 zł = 500, 58 zł

Podatek dochodowy: 505,58 zł – 267,50 zł = 233,08 zł = 233 zł

Do wypłaty: 4000 zł – 548,40 zł – 310,64 zł – 233 zł – (80 zł + 80 zł) = 2747,96 zł

Pracownik za październik otrzyma wynagrodzenie w kwocie 2747,96 zł.

Wynagrodzenie za listopad:

Wynagrodzenie brutto powiększone o wpłaty finansowane przez pracodawcę: 4060 zł (4000 zł + 60 zł)

Podstawa opodatkowania: 4060 zł – 548,40 zł – 250 zł = 3261,60 zł =  3262 zł

Zaliczka na podatek dochodowy: 3262 zł × 17% – 43,76 zł = 510,78 zł

Podatek dochodowy: 510,78 zł – 267,50 zł = 243,28 zł = 243 zł

Do wypłaty: 4000 zł – 548,40 zł – 310,64 zł – 243 zł – (80 zł + 80 zł) = 2737,96 zł

Pracownik za listopad otrzyma wynagrodzenie w kwocie 2737,96 zł.

Od wynagrodzenia pracownika za listopad został naliczony i pobrany podatek dochodowy z tytułu wpłaty podstawowej finansowanej przez pracodawcę, naliczonej od wynagrodzenia za październik.

Poza przesłaniem wpłat na rachunek bankowy instytucji finansowej prowadzącej PPK, niezbędne jest również przekazanie dokumentów lub informacji wymaganych przez daną instytucję finansową i potrzebnych do przyporządkowania wpłat przekazywanych tej instytucji do poszczególnych pracowników.

NOWE TERMINY WDROŻENIA

Już wkrótce pracodawców czeka kolejny etap wprowadzenia PPK dla firm zatrudniających co najmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019).

Pracodawca w pierwszej kolejności musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK (do 27.10.2020), a następnie umowę o prowadzenie PPK (najpóźniej do 10.11.2020). Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z wybraną instytucją finansową w postaci elektronicznej nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

III etap wprowadzania PPK – firmy zatrudniające co najmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019). Terminy zawarcia umów:
– umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 27.10.2020,
– umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.11.2020

IV etap wprowadzenia PPK – pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia).

Terminy zawarcia umów: dla jednostek sektora finansów publicznych:
– umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26.03.2021,
– umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.04.2021
dla pozostałych podmiotów:
– umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23.04.2021,
– umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.05.2021

NALICZANIE SKŁADEK PPK: NARZĘDZIA DLA PRACOWNIKÓW DZIAŁU KADR I PŁAC

CZY TWÓJ KALKULATOR PŁACOWY UWZGLĘDNIA DODATKOWE SKŁADNIKI TAKIE JAK SKŁADKI PPK?

Asystent kadrowego to aplikacja na smartfon z systemem Android, która wspomaga pracę w dziale kadr i płac, do pobrania z Google Play. Asystent kadrowego to przede wszystkim rozbudowany kalkulator wynagrodzeń. Ale potrafi znacznie więcej! Możesz liczyć na jego pomoc w obszarze płac, czasu pracy i zatrudnienia pracownika. Oblicz wynagrodzenie, sprawdź wymiar dostępnego urlopu, skorzystaj z kalendarza godzin roboczych, czy ustal czas trwania umowy.

Asystent kadrowego uwzględni wszystkie składniki płacowe i obliczy wynagrodzenie w prawidłowy sposób.  Mówiąc krótko, wystarczy, że podasz podstawowe dane, a Asystent dokona niezbędnych obliczeń za Ciebie. Aktualnie masz możliwość skorzystania z bezpłatnej wersji Premium aż przez trzy miesiące. Wystarczy, że odbierzesz kod do aplikacji na stronie iPersonel.

Szczegóły dostępne tutaj: chcę skorzystać z bezpłatnej wersji PREMIUM Asystenta kadrowego! 

AKTUALIZACJA SYSTEMU KADROWO-PŁACOWEGO

Uwaga! Nie zapominaj o aktualizacji posiadanych programów kadrowo-finansowych, opracuj potrzebne procedury w swojej organizacji. Pamiętaj o poinformowaniu pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK.
Przede wszystkim potrzebujesz odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego. Co ważne, nie wystarczy go mieć. Musi on posiadać odpowiednie funkcje, by spełniać przepisy zawarte w ustawie – i uwzględniać wszelkie przypadki. Bo jak wiemy z doświadczenia – ilu zatrudnionych ludzi, tyle przypadków. A przecież nie chcemy zostawić Cię z tym samego.

Jakie funkcje powinno posiadać DOBRE oprogramowanie kadrowo-płacowe?

• Zbiorcze zapisywanie pracowników do programu.
  System musi uwzględniać, a właściwie rozróżniać trzy grupy pracowników.
• Kontrola wieku pracowników.
• Tworzenie listy pracowników, których obejmuje PPK.
• Naliczanie składek podstawowych i dodatkowych.
  To, co system przede wszystkim powinien robić – to prawidłowo naliczać składki. W skrócie – tutaj nikt nie chce żadnych błędów i pomyłek, prawda?
• Generowanie raportów z naliczania wpłat.
• Obsługa wniosków o rezygnację lub ponowne dokonywanie wpłat.
• Uwzględnianie wniosków pracowników o zaprzestanie lub ponowne pobieranie składek na PPK.
• Automatyczne zapisanie pracowników do PPK – po 4 latach od rezygnacji.
  Jeśli pracownik złożył wniosek o rezygnację z uczestnictwa w PPK, to po upływie 4 lat pracodawca powinien zapisać go do ponownego udziału i odprowadzać za niego składki. Chyba, że pracownik ponownie złoży wniosek o niedokonywanie wpłat na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych.
• Komunikacja z instytucją finansową.
  Pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników zainteresowanych PPK, a następnie dokonuje za nich wpłaty. Musi przekazywać jej również raporty na temat naliczonych składek. Musi być z nią w stałym kontakcie w przypadku rejestracji lub rezygnacji z programu danych pracowników.
• Przechowywanie oświadczeń.
  Żeby formalności stało się za dość – system musi przechowywać wszelkie wnioski, deklaracje i oświadczenia. Na przykład wniosek o wpłatę dodatkową, czy deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK.
• Ochrona danych osobowych.
  Z danymi to zawsze delikatna sprawa – jedne są wrażliwe, drugie mniej – a i tak trzeba na nie uważać. Każde należy chronić, a przede wszystkim zapewnić im taką opiekę, by spełniała wymogi RODO.

Z dobrym systemem kadrowo-płacowym nie musisz się martwić o kwestie bezpieczeństwa, ponieważ technologia powinna zagwarantować nietykalność danych poprzez certyfikaty bezpieczeństwa, klucze podpisu kwalifikowanego czy zabezpieczenia samej serwerowni.
System powinien dać tylko upoważnionym osobom dostęp do danych, możliwość ich modyfikacji i przekazywanie tych, które są wymagane na podstawie ustawy.

Mamy sposób, by uratować z opresji zarówno pracodawców, jak i pracowników. Dla pracodawców mamy wskazówki, jakie funkcje powinien posiadać ich system kadrowo-płacowy, a dla pracowników skarbnicę wiedzy o PPK w postaci e-booka. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, kliknij tutaj:
9 funkcji systemu, niezbędnych do obsługi PPK.

OPROGRAMOWANIE HR IPERSONEL

System kadrowo-płacowy iPersonel posiada moduł PPK, który jest zgodny ze standardem grupy projektowej PPK. Chcesz więcej informacji na ten temat?

Umów się na prezentację lub uzyskaj dostęp do wersji demonstracyjnej.

Artykuł powstał we współpracy z iPersonel