Jak ułożyć grafik pracy zmianowej zgodny z Kodeksem pracy?

Ze względu na rodzaj pracy w niektórych firmach stosuje się tzw. pracę zmianową – nie jest ona jednak systemem czasu pracy i może być stosowana niezależnie od wybranego trybu pracy. Planując harmonogram pracy zmianowej, należy wziąć pod uwagę wiele kwestii, które regulują przepisy prawa pracy. Jak zatem ułożyć grafik pracy zmianowej zgodny z Kodeksem pracy?

Czym jest praca zmianowa?

Zgodnie z art. 128. § 1 KP praca zmianowa polega na wykonywaniu pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania obowiązków zawodowych przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Z pracą zmianową spotkamy się, będąc zatrudnionym m.in. w gastronomii, sklepach, magazynach itd., czyli wszędzie, gdzie po przepracowaniu określonej liczby godzin, pracownik „schodzący ze zmiany” zastępowany jest innym pracownikiem.

Pracę zmianową możemy podzielić na 3 typy:

system nieciągły (praca na dwie zmiany),
system półciągły (praca na trzy zmiany),
praca w ruchu ciągłym (praca 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu).

Przeczytaj także: jak rozliczyć dobę pracowniczą.

Grafik pracy zmianowej zgodny z Kodeksem pracy

Układanie grafiku pracy zmianowej wiąże się z przestrzeganiem przepisów, które reguluje Kodeks pracy. Przed rozpoczęciem pracy nad sporządzaniem harmonogramu czasu pracy, należy zapoznać się z poniższymi wytycznymi.

Wymiar czasu pracy zmianowej

Podczas układania grafiku pracy zmianowej trzeba uwzględnić wymiar czasu pracy – liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Art. 130 Kodeksu pracy wyjaśnia sposób określania wymiaru czasu pracy na podstawie prostych obliczeń.

Krok 1

Pomnożyć normę tygodniową (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni, które wchodzą w skład danego okresu rozliczeniowego.

Krok 2

Do otrzymanego wyniku dodać iloczyn normy dobowej (8 godzin) i liczby dni (od poniedziałku do piątku), które pozostały do końca okresu rozliczeniowego.

Krok 3

Od otrzymanego wyniku odjąć liczbę świąt, które przypadają w danym okresie rozliczeniowym i przypadają w dniu innym niż niedziela.

Krok 4

Na koniec pomóż otrzymaną liczbę przez wysokość etatu (np.1/2 etatu).

Wymiar czasu pracy zmianowej w 2022 roku

Poniżej znajduje się gotowa lista wymiaru czasu pracy na rok 2022 z podziałem na poszczególne miesiące:

Styczeń (152 godz.): 19 dni pracujących, 12 dni wolnych;
Luty (160 godz.): 20 dni pracujących, 8 dni wolnych;
Marzec (184 godz.): 23 dni pracujące, 8 dni wolnych;
Kwiecień (160 godz.): 20 dni pracujących, 10 dni wolnych;
Maj (168 godz.): 21 dni pracujących, 10 dni wolnych;
Czerwiec (168 godz.): 21 dni pracujących, 9 dni wolnych;
Lipiec (168 godz.): 21 dni pracujących, 10 dni wolnych;
Sierpień (176 godz.): 22 dni pracujące, 9 dni wolnych;
Wrzesień (176 godz.): 22 dni pracujące, 8 dni wolnych;
Październik (168 godz.): 21 dni pracujących, 10 dni wolnych;
Listopad (160 godz.): 20 dni pracujących, 10 dni wolnych;
Grudzień (168 godz.): 21 dni pracujących, 10 dni wolnych.

Doba pracownicza

Planowanie grafiku pracy powinno uwzględniać również dobę pracowniczą. Innymi słowy – od momentu rozpoczęcia zmiany w danym dniu, muszą upłynąć co najmniej 24 godziny, aby można było rozpocząć ponowne wykonywanie obowiązków zawodowych.

5-dniowy tydzień pracy

Innym aspektem, który należy wziąć pod uwagę podczas układania grafiku pracy, jest przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Pozostałe dni tygodnia powinny być zwolnione z wykonywania obowiązków zawodowych. Nie można również zapomnieć o co najmniej jednej wolnej niedzieli w ciągu 4 tygodni (w przypadku osób pracujących w weekendy).

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

W Kodeksie pracy (art. 132 i 133) określone zostały okresy odpoczynku należne pracownikowi. Dzięki tym przepisom możliwe jest zapewnienie zatrudnionym czasu na regenerację i gwarancji ochrony przed nadużyciami ze strony pracodawcy.

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę powinien mieć zapewniony nieprzerwany odpoczynek tygodniowy w wymiarze 35 godzin, a także co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Odpoczynek tygodniowy powinien obejmować niedzielę, czyli kolejne 24 godziny, począwszy od 6 rano tego dnia. Ustalenie innej godziny jest możliwe poprzez odnotowanie tego w regulaminie pracy.

W miejscach pracy, w których praca w niedzielę jest konieczna, dzień wolny przypada w innym dniu tygodnia. Również w tym przypadku należy zachować 35 godzin przerwy tygodniowej.

Odpoczynek a przejście na inną zmianę

W przypadku pracy zmianowej po upływie określonego czasu mamy do czynienia z przejściem z jednej zmiany na drugą. Taka zmiana nie może odbyć się z dnia na dzień – wówczas przerwa między zmianami naruszałaby dobę pracowniczą, jak również odpoczynek dobowy.

W takiej sytuacji możliwe jest skrócenie liczby godzin odpoczynku tygodniowego do 24 godzin. Nie oznacza to jednak, że pracownikowi nie przysługuje ani jeden dzień wolny. Należy pamiętać, że również w tej sytuacji należy przewidzieć w harmonogramie jeden dzień wolny wypadający w niedzielę lub inny dzień tygodnia (jeśli tygodniowy wymiar czasu pracy obejmuje niedzielę).

Wyjątki od nieprzerwanego odpoczynku dobowego

Ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego możliwe jest wyłącznie w dwóch wypadkach: w razie konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, a także ze względu na usuwanie awarii. Wyjątek można zastosować również w przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Jeśli wystąpią powyższe przesłanki, pracownicy nie tracą prawa do odebranych im w ten sposób godzin odpoczynku. Pracodawca powinien zapewnić im równoważny okres odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze co najmniej 24 godzin.

Pozostałe informacje, które powinien zawierać harmonogram pracy zmianowej

Harmonogram pracy powinien zawierać również informacje o dniach wolnych od pracy. Z racji tego, że praca w niedzielę i święta jest dozwolona przy pracy zmianowej, należy pamiętać o ustaleniu innych dni wolnych za pracę w te dni.

Pod uwagę trzeba wziąć także planowane urlopy pracowników, zwolnienia lekarskie, urlopy szkoleniowe, delegacje, przerwy w pracy czy odbiór wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zmiana harmonogramu czasu pracy zmianowej

Wiele pracowników zadaje sobie pytanie, czy pracodawca może dokonać zmiany w ułożonym już grafiku pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest uprawniony do takich zmian, jeśli są uzasadnione wyznaczeniem dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny, a także w przypadku wyznaczania czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych. Zmiana harmonogramu pracy możliwa jest również w przypadku okoliczności niezależnych od pracodawcy – np. w przypadku choroby któregoś z pracowników czy urlopu na żądanie. Zasady dotyczące poprawek w grafiku pracy zmianowej powinny być szczegółowo opisane w przepisach wewnątrz zakładowych.

Zmiany w grafiku a poinformowanie pracowników

Państwowa Inspekcja Pracy nie określiła jasnych wytycznych dotyczących terminu przekazania pracownikom informacji o zmienionym planie pracy. Ta kwestia również powinna zostać opisana w regulaminie pracy danego zakładu. Jeśli taki dokument pozwala na zmianę harmonogramu pracy z dnia na dzień, wówczas jest to prawnie dozwolone. Pracodawca nie powinien jednak nadużywać swojego przywileju i ograniczyć wprowadzanie zmian na ostatnią chwilę do minimum, a o reszcie informować z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ ciągłe zmiany z czasem stają się uciążliwe dla pracowników i mogą być powodem decyzji o zerwaniu umowy.

Jak usprawnić pracę nad grafikiem?

Ułożenie grafiku pracy zmianowej jest nie lada wyzwaniem. Aby rozkład czasu pracy był zgodny z Kodeksem pracy, należy pamiętać o szeregu wytycznych, których nie można bagatelizować – w przeciwnym razie dojdzie do naruszenia przepisów, co w dalszej konsekwencji może skutkować rozprawą sądową.

Powyższej sytuacji można zapobiec, inwestując w program do układania grafików pracy online. Takim narzędziem jest na przykład Kadromierz. Aplikacja pozwala na zweryfikowanie zaplanowanego harmonogramu pracy pod kątem przepisów prawa pracy. W przypadku, gdy pojawia się jakakolwiek niezgodność, np. nie został zachowany odpowiedni odstęp pomiędzy zmianami, od razu wyświetla się komunikat o wykrytym błędzie. Dzięki temu pracodawca jest w stanie szybko reagować i dostosować grafik pracy zmianowej tak, aby uniknąć złamania przepisów.

eBook

Chcąc ułatwić menedżerom proces układania grafiku pracy, przygotowaliśmy dedykowany im e-book „Grafik pracy. Niezbędnik kierownika w każdej firmie”. Znajdziesz tam m.in. informacje o zadaniach menedżera, cechy idealnego harmonogramu pracy, ale też dane dotyczące wpływu przemian kulturowych, społecznych i gospodarczych na rynek pracy czy porównanie narzędzi do planowania. Podsumowanie całego artykułu zawarliśmy w gotowej do druku infografice, którą możesz pobrać poniżej, a następnie zawiesić w swoim biurze i korzystać w razie potrzeby.

Autorka tekstu: Patrycja Kamińska