Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika

Niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników w zakładzie pracy, pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi informacja o warunkach zatrudnienia. Obowiązuje przy tym termin 7 dni od daty zawarcia z pracownikiem umowy o pracę. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów art. 29 § 3 Kodeksu pracy.

Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia jest dokumentem potwierdzającym na piśmie warunki zatrudnienia osoby wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy.

Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna wskazywać:

– jaka jest dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,

– z jaką częstotliwością jest wypłacane wynagrodzenie w zakładzie pracy,

– jaki wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi,

– jaki jest okres wypowiedzenia zawartej umowy o pracę,

– czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy.

Poinformowanie pracownika o warunkach jego zatrudnienia może nastąpić poprzez wskazanie konkretnych przepisów prawa pracy, co oznacza, że w treści dokumentu można odesłać pracownika do przepisów prawa wprost regulujących daną kwestię. Poprzez przepisy prawa należy rozumieć przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw i aktów wykonawczych. Także postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy oraz innych przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.

Pracodawca może odesłać pracownika do zapoznania się z zapisami wewnątrzzakładowymi, jeżeli regulują one warunki zatrudnienia pracowników w sposób odmienny aniżeli ogólne przepisy prawa. Czyli w sposób bardziej korzystny w stosunku do przepisów powszechnych.

Jedynie informacja o obowiązującym pracownika układzie zbiorowym pracy powinna wynikać wprost z przedstawionej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.

Informacje o warunkach zatrudnienia a brak regulaminu pracy

W przypadku, w którym pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników powinien wręczyć pracownikom rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy.

Pracodawca jest zobowiązany dodatkowo zawiadomić pracownika o:

– obowiązującej w zakładzie pracy porze nocnej, która obejmuje wybrane 8 godzin z przedziału między 21:00 a 7:00,

Pracodawca jest zobowiązany wskazać godziny pory nocnej nawet wtedy gdy pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej.

– miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

– przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy ,

– sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja o zmianach

Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek zmiany w warunkach zatrudnienia wskazanych w tym dokumencie.

Pracodawca powinien o tych zmianach zawiadomić pracownika niezwłocznie. Jednak obowiązkowo nie później niż w terminie 1 miesiąca od daty wejścia w życie takich zmian.

Gdy umowa o pracę miałaby się rozwiązać przed upływem 1 miesiąca od daty wejścia w życie zmian dotyczących warunków zatrudnienia. Pracodawca powinien zawiadomić pracownika o tych zmianach najpóźniej do dnia ustania stosunku pracy.

Inne obowiązki

Jeśli pracodawca nie zawarł z pracownikiem pisemnej umowy o pracę, to najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy, ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do:

– stron umowy,

– rodzaju zawartej umowy o pracę,

– warunków zatrudnienia.

Ponadto jeśli pracodawca zatrudnia pracownika delegowanego do pracy w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej. A okres zatrudnienia przekracza 1 miesiąc, to dodatkowo musi poinformować pracownika o:

– świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy za granicą, obejmujących zwrot kosztów przejazdu i zapewnienie zakwaterowania,

– warunkach powrotu do kraju.

Oczywiście może to nastąpić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów.

Zmiany w umowach terminowych

Konieczne jest uaktualnienie indywidualnych informacji o warunkach zatrudnienia. Ma to związek z wejściem w życie nowych przepisów dotyczących okresów wypowiedzenia umów zawieranych na czas określony.

Umowy „okresowe” zawarte po dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. po 22.02.2016 r. można wypowiedzieć na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy, a wskazanie odpowiednich przepisów prawa może wyglądać w następujący sposób:

„Okres wypowiedzenia ustala się na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy”

Umowa zawarta na czas określony, trwająca w dniu wejścia w życie nowych przepisów, która zawiera w swej treści tzw. klauzulę o możliwości jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, może być wypowiedziana przez każdą ze stron na mocy art. 36 § 1 Kodeksu pracy, a nie jak do tej pory na mocy art. 33 Kodeksu pracy.

Ulega zatem zmianie jeden z istotnych warunków zatrudnienia.

Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony, trwających w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, których wypowiedzenie następuje, począwszy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, przypadających przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

Pojawia się pytanie, w jaki sposób i w jakim terminie zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia.

Informacja o zmieniających się warunkach zatrudnienia

Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zmianach w warunkach zatrudnienia niezwłocznie. Czyli nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę.

Przepis ten bywa różnie interpretowany. Niektórzy eksperci uważają, że uaktualnienie informacji o warunkach zatrudnienia powinno nastąpić w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian dotyczących umów „okresowych” trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów.

Warto jednak zauważyć, że w związku ze zmianami, które obowiązują od 22.02.2016 r. okres wypowiedzenia umowy o pracę trwającej w dniu wejścia w życie nowych przepisów, w której przewidziano możliwość jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia ulega zmianie dopiero po upływie 6 miesięcy licząc od 22.02.2016 r.

Dopiero w dniu 21.08.2016 r. pracownik będzie legitymował się co najmniej 6 miesięcznym okresem stażu. To znacząco wpływa na długość okresu wypowiedzenia zawartej umowy o pracę.

Uważam zatem, że pracodawca powinien uaktualnić informacje o warunkach zatrudnienia najpóźniej w przeciągu 1 miesiąca od daty osiągnięcia przez pracownika co najmniej 6 miesięcznego stażu zakładowego. To taki okres determinuje okres wypowiedzenia.

Nic nie stoi na przeszkodzie aby po dniu 22.02.2016 r. pracodawcy od razu aktualizowali informacje o warunkach zatrudnienia. Robi to, wręczając pracownikom nowe informacje o warunkach zatrudnienia z adnotacją:

„Od 22.02.2016 r. okres wypowiedzenia umowy o pracę ustala się na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy”.

Uwaga!

Nie każda umowa o pracę zawarta na czas określony, trwająca w dniu wejścia w życie nowych przepisów, może być wypowiedziana. Jeżeli nie przewidziano w niej możliwości jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, nie można jej wypowiedzieć. Umowa ta rozwiązuje się z upływem czasu, na który ją zawarto; jednak może być rozwiązana w terminie wcześniejszym na mocy porozumienia stron lub bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.