Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Ekwiwalent pieniężny wypłacany jest każdemu pracownikowi za niewykorzystany przez niego urlop wypoczynkowy, jeśli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny powinien zostać wypłacony pracownikowi w ostatnim dniu pracy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Rozliczenie ekwiwalentu pieniężnego to nasz #20 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym, który omawiamy dla Ciebie razem z iPersonel. Tradycyjnie zadbaliśmy o merytoryczne wyjaśnienia i praktyczne przykłady. Dzięki temu zdobędziesz wiedzę i bezbłędnie rozliczysz swoich pracowników. 

Z treści artykułu dowiesz się:

• czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest jedynie w przypadku rozwiązania umowy, 
• w jaki sposób ustalić współczynnik urlopowy,
• jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• w jaki sposób ustalić wynagrodzenie ze zmiennych składników wynagrodzenia,
• w jaki sposób zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę do ekwiwalentu,
• czym jest “dopełnienie”,
• w jakich sytuacjach nie jest wymagana wypłata ekwiwalentu pieniężnego?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z przywilejów przysługujących pracownikom na mocy przepisów Kodeksu pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest tylko i wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, jeśli pracownik z różnych względów nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

W sytuacji, w której pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, czyli poprzez faktyczne skorzystanie z dni wolnych od pracy, a nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi zadośćuczynienie w postaci ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest niezależna od przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Niezależnie od trybu rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, pod warunkiem, że nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Umowa o pracę może również wygasnąć. Wygaśnięcie umowy o pracę rodzi obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, wygaśnięciem jest sytuacja, w której:

• pracownik zmarł,
• pracodawca zmarł,
• pracownik jest nieobecny w pracy co najmniej 3 miesiące z powodu tymczasowego aresztowania.

W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym prawo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego przechodzi na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – współczynnik urlopowy

Współczynnik urlopowy jest pojęciem funkcjonującym na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika ustalonego dla pełnego etatu, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Współczynnik urlopowy w 2021 roku wynosi 21, zgodnie z wyliczeniem:
[365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 21.

W przypadku osoby zatrudnionej na 1/2 etatu współczynnik urlopowy uwzględnianiu przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi: 10,5 (21 x 0,5).

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Zgodnie z tymi przepisami składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. 

Przykład 1 

Pracownik rozwiązał umowę o pracę w dniu 31 sierpnia 2021. W związku z brakiem możliwości wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za 5 dni (5 dni x 8 godzin = 40 godzin) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej wysokości, tj. 5000 zł brutto.

5000 zł / 21 (współczynnik urlopowy) = 238,10

238,10 / 8 godzin = 29,76 zł

29,76 zł x 40 godzin = 1190, 40 zł

Zmienne składniki wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu, a składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. 

Przykład 2 

Pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w dniu 31 sierpnia 2021, pozostało do wykorzystania 80 godzin urlopu wypoczynkowego, za które pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop.

Wynagrodzenie pracownika zostało ustalone w stawce godzinowej:

– do 31 maja 2021 w wysokości 22 zł za godzinę,

– od 1 czerwca 2021 w wysokości 30 zł za godzinę.

Pracownikowi przysługuje również premia regulaminowa w wysokości 30% wynagrodzenia przysługującego pracownikowi do wypłaty.

ETAP I

W okresie 3 miesięcy poprzedzających wypłatę ekwiwalentu:

1. w maju 2021 pracownik przepracował 19 dni i otrzymał wynagrodzenie:

– wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3344 zł (22 zł x 152 godzin przepracowanych)

– premię regulaminową w wysokości 1003,20 zł (3344 zł x 30%)

– normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 330 zł (22 zł x 15 godzin)

– dodatek za godziny nadliczbowe 165 zł (22 zł x 50% x 15 godzin)

2. w czerwcu pracownik przepracował 21 dni i otrzymał wynagrodzenie:

– wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5040 zł (30 zł x 168 godzin przepracowanych)

– premię regulaminową w wysokości 1512 zł (5040 zł x 30%)

– normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 270 zł (30 zł x 9 godzin)

– dodatek za godziny nadliczbowe 135 zł (30 zł x 50% x 9 godzin)

3. w lipcu 2021 pracownik przepracował 16 dni (powinien przepracować 22 dni) i otrzymał wynagrodzenie:

– wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3840 zł (30 zł x 128 godzin przepracowanych)

– premię regulaminową w wysokości 1152 zł (3840 zł x 30%)

W jaki sposób zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę do ekwiwalentu?

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia o charakterze zmiennym lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed dniem wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop lub w miesiącu wypłaty tego ekwiwalentu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian, co w rezultacie prowadzi do ustalenia zmiennych składników zgodnie z bieżącymi warunkami płacowymi. Przepisy rozporządzenia wskazują, że za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by uzyskał gdyby w tym czasie pracował.

W związku z powyższym konieczne jest przeliczenie podstawy do ekwiwalentu za maj 2021, ponieważ w maju stawka wynagrodzenia za godzinę była ustalona na niższym poziomie aniżeli w pozostałych miesiącach uwzględnionych w podstawie do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop.

ETAP II

Przeliczenie podstawy do ekwiwalentu za maj 2021:

• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4560 zł (30 zł x 152 godzin przepracowanych)

– premię w wysokości 1368 zł (4560 zł x 30%)

– normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 450 zł (30 zł x 15 godzin)

– dodatek za godziny nadliczbowe 225 zł (30 zł x 50% x 15 godzin)

“Dopełnienie”

Jeżeli pracownik, którego wynagrodzenie składa się ze zmiennych składników wynagrodzenia, nie przepracował pełnego okresu, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru, np. z powodu choroby, wynagrodzenie za pracę faktycznie wypłacone pracownikowi za ten czas należy “dopełnić”. Dopełnienie wynagrodzenia polega na podzieleniu wynagrodzenia zasadniczego faktycznie uzyskanego w tym okresie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 

ETAP III

– wynagrodzenie zasadnicze:

[(4560 zł + 5040 zł + 3840 zł) : (19 dni + 21 dni + 16 dni)] x (19 dni + 21 dni + 22 dni) = [13 440 zł / 56] x 62 = 14 880,00 zł

– premia regulaminowa

[(1368 zł + 1512 zł + 1152 zł) : (19 dni + 21 dni + 16 dni)] x (19 dni + 21 dni + 22 dni) = [4032 zł / 56] x 62 = 4464,00 zł

ETAP IV

W kolejnym kroku konieczne jest zsumowanie wynagrodzenia za pracę i dodatków za godziny nadliczbowe za maj, czerwiec, lipiec:

– wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe

450 zł + 225 zł +270 zł + 135 zł = 1080,00 zł

ETAP V

Suma wszystkich zmiennych składników wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop:

(14 880 zł + 4464 zł + 1080 zł) : 3 = 6808 zł

ETAP VI

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy a następnie,

• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie, 
• mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Obliczenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy:

6808 zł : 21 (wskaźnik ekwiwalentu) = 324,19 zł

324,19 zł : 8 godzin = 40,52 zł

40,52 zł x 80 godzin niewykorzystanego urlopu = 3241,60 zł

Brak wypłaty ekwiwalentu

Pracodawca nie zawsze jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dzieje się tak w momencie przedłużenia pracownikowi umowy o pracę, poprzez zawarcie bezpośrednio po zakończonej umowie o pracę, kolejnej umowy o pracę.

Jeśli strony zawartego stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, to nie ma konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Pracownicy często decydują się na takie rozwiązanie, ponieważ zależy im na zachowaniu dni urlopu wypoczynkowego.

Nie ma możliwości jednoczesnego zachowania prawa do dni urlopu wypoczynkowego i otrzymania wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Jeśli strony nie postanowią o wykorzystaniu urlopu w trakcie przedłużonego stosunku pracy, pracownikowi będzie przysługiwała wypłata ekwiwalentu pieniężnego, w zamian za dni urlopu wypoczynkowego otrzyma wynagrodzenie.

Zatrudnianie pracowników w systemie HR iPersonel 

Gdy zatrudniasz pracowników – masz do wypełnienia mnóstwo zadań, by wszystko było zgodnie z przepisami. Obowiązków jest sporo, a ich spełnienie to czasochłonny proces. Niestety często także żmudny. 

Naszym celem jest ułatwienie realizacji tych zadań. Oprogramowanie HR pomaga użytkownikowi na każdym etapie.

Przygotowanie kompletu dokumentów, naliczanie wynagrodzenia, spełnienie wymogów RODO, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a także wypłatę prawidłowo naliczonego ekwiwalentu pieniężnego. 

 Z iPersonel zrealizujesz listę zadań, a dzięki automatyzacji zaoszczędzisz mnóstwo czasu i unikniesz pomyłek. 

Stawiamy na proste i intuicyjne rozwiązania. 

Sprawdź:

Zatrudnianie pracowników w systemie HR iPersonel