Czy pracodawcy mają obowiązek złożenia Z-03?

Do 12 lipca 2023 pracodawcy mają obowiązek złożyć sprawozdanie Z-03. Czy wszyscy pracodawcy mają obowiązek złożenia Z-03? O obowiązkach kadrowo-płacowych w lipcu – pisałam już na blogu, w tym o to artykule: https://kadrywpigulce.pl/kadry-i-place-o-czym-musisz-pamietac-w-lipcu-2023/

Z treści artykułu dowiesz się:

• czym jest sprawozdanie Z-03,
• skąd wynika obowiązek składania sprawozdania Z-03,
• w jakim terminie należy składać sprawozdanie,
• czy każdy pracodawca powinien składać  Z-03 sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
• czy badania statystyczne są obowiązkowe czy dobrowolne,
• jakie grożą sankcje za niezłożenie Z-03,
• czy dane przekazane GUS podlegają ochronie?

Podstawa prawna Z-03

Obowiązek przekazywania danych, w tym obowiązek złożenia Z-03 wynika z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 459, z późn. zm.).

Zgodnie z tym przepisem, podmioty gospodarki narodowej są obowiązane, m.in. do przekazania nieodpłatnie danych dotyczących prowadzonej działalności i jej wyników zgodnie z programem badań statystycznych statystyki publicznej oraz w formacie udostępnionym zgodnie z art. 18a ust. 3 tejże ustawy.

Przede wszystkim, dane osobowe są zbierane dla celów statystycznych, jeżeli celu statystycznego nie można osiągnąć za pomocą innych danych. Służby statystyki publicznej przetwarzają dane osobowe do celów prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej.

Termin złożenia Z-03

Z-03 to sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Sprawozdanie wypełnia się je raz na kwartał, bez wątpienia do:

• 12 kwietnia 2023 r. za I kwartał
• 12 lipca 2023 r. za I półrocze 2023 r.,
• 12 października 2023 r. za trzy kwartały 2023 r.

Obowiązek złożenia Z-03 odbywa się poprzez przesłanie formularza do Głównego Urzędu Statystycznego po zalogowaniu na konto w Portalu Sprawozdawczym. Jednostka sprawozdawcza ma możliwość wypełnienia udostępnionego formularza sprawozdawczego zgodnie z nałożonym obowiązkiem sprawozdawczym wynikającym z Programu Badań Statystycznych Statystki Publicznej w danym roku. Jednostki mają obowiązek wypełnienia formularza w wersji elektronicznej. Na stronie GUS udostępnione są wzory formularzy obowiązujące w danym roku sprawozdawczym.

Zgodnie z przepisami ustawy, przekazanie danych w postaci sprawozdania Z-03 odbywa się:

• w postaci elektronicznej, w szczególności za pośrednictwem elektronicznej platformy gromadzenia danych statystycznych, a w przypadkach wskazanych w programie badań statystycznych statystyki publicznej – w innej formie lub postaci;
• w postaci wywiadu przeprowadzanego przez ankietera statystycznego metodą wywiadu bezpośredniego lub wywiadu telefonicznego.

Kto jest zobowiązany do składania sprawozdań

Jednostka, czyli podmiot gospodarki narodowej zostaje poinformowany o obowiązku złożenia sprawozdania  pismem wysłanym na adres e-mail podanym przy zakładaniu konta na Portalu Sprawozdawczym GUS.

Zgodnie z przepisem ustawy o o statystyce publicznej, podmiotem gospodarki narodowej jest:

• osoba prawna,
• jednostka organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.

W Polsce podmiot gospodarczy prowadzi działalność w określonej formie prawnej, którą może być działalność jednoosobowa, spółka osobowa lub spółka kapitałowa. Możliwe są zmiany formy prowadzenia działalności w formie przekształcenia, regulowanego przez Kodeks spółek handlowych. 

Sprawozdanie obowiązkowe czy dobrowolne?

Badania statystyczne mogą być prowadzone na zasadzie obowiązku albo udziału dobrowolnego.

Badania statystyczne z udziałem osób fizycznych, z wyłączeniem spisów powszechnych, są prowadzone na zasadzie udziału dobrowolnego.

Udział osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w badaniach statystycznych, dotyczących ich działalności gospodarczej, jest obowiązkowy. W takim przypadku, badania statystyczne są prowadzone po uprzednim ich poinformowaniu o podstawie prawnej badania, celu badania i gwarancjach zachowania tajemnicy, oraz czy udział w badaniu jest obowiązkowy czy dobrowolny.

Sankcje za brak sprawozdania

Zgodnie z art.  56 ustawy o statystyce publicznej, kto wbrew obowiązkowi przekazuje dane statystyczne niezgodne ze stanem faktycznym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega grzywnie.

Na mocy art.  57 ww ustawy, kto wbrew obowiązkowi odmawia wykonania obowiązku statystycznego albo udzielenia informacji w spisie powszechnym lub innym badaniu statystycznym, podlega grzywnie.

Z kolei na mocy art.  58. ww ustawy, kto wbrew obowiązkowi przekazuje dane statystyczne po upływie oznaczonego terminu, podlega karze grzywny.

Ochrona danych

Zbierane na formularzu Z-03 dane podlegają bezwzględnej ochronie zgodnie z zasadą tajemnicy statystycznej (art. 10 ustawy o statystyce publicznej). Na mocy art. 35d ustawy o statystyce, dane osobowe po ich zebraniu przez służby statystyki publicznej, jeżeli pozwala na to cel ich przetwarzania, są pseudonimizowane.

Podsumowując, przedsiębiorcy prowadzący działalność w Polsce muszą zorientować się czy dotyczy ich obowiązek przesyłania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego.