Czy pracodawcy mają obowiązek złożenia Z-03?

Formularz Z-03 należy przekazać raz w kwartale do 14 kwietnia 2025 r. za I kwartał 2025 r., do 14 lipca 2025 r. za I półrocze 2025 r., do 13 października 2025 r. za trzy kwartały 2025 r.

Z treści artykułu dowiesz się:

czym jest sprawozdanie Z-03,
skąd wynika obowiązek składania sprawozdania Z-03,
w jakim terminie należy składać sprawozdanie,
czy każdy pracodawca powinien składać Z-03 sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
czy badania statystyczne są obowiązkowe czy dobrowolne,
jakie grożą sankcje za niezłożenie Z-03,
czy dane przekazane GUS podlegają ochronie?

Podstawa prawna Z-03

Obowiązek przekazywania danych, w tym obowiązek złożenia Z-03 wynika z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 459, z późn. zm.).

Zgodnie z tym przepisem, podmioty gospodarki narodowej są obowiązane, m.in. do przekazania nieodpłatnie danych dotyczących prowadzonej działalności i jej wyników zgodnie z programem badań statystycznych statystyki publicznej oraz w formacie udostępnionym zgodnie z art. 18a ust. 3 tejże ustawy.

Przede wszystkim, dane osobowe są zbierane dla celów statystycznych, jeżeli celu statystycznego nie można osiągnąć za pomocą innych danych. Służby statystyki publicznej przetwarzają dane osobowe do celów prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej.

Termin złożenia Z-03

Z-03 to sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Sprawozdanie wypełnia się je raz na kwartał do:

14 kwietnia 2025 r. za I kwartał
14 lipca 2025 r. za I półrocze 2025 r.,
13 października 2025 r. za trzy kwartały 2025 r.

Obowiązek złożenia Z-03 odbywa się poprzez przesłanie formularza do Głównego Urzędu Statystycznego po zalogowaniu na konto w Portalu Sprawozdawczym. Jednostka sprawozdawcza ma możliwość wypełnienia udostępnionego formularza sprawozdawczego zgodnie z nałożonym obowiązkiem sprawozdawczym wynikającym z Programu Badań Statystycznych Statystki Publicznej w danym roku. Jednostki mają obowiązek wypełnienia formularza w wersji elektronicznej. Na stronie GUS udostępnione są wzory formularzy obowiązujące w danym roku sprawozdawczym.

Zgodnie z przepisami ustawy, przekazanie danych w postaci sprawozdania Z-03 odbywa się:

w postaci elektronicznej, w szczególności za pośrednictwem elektronicznej platformy gromadzenia danych statystycznych, a w przypadkach wskazanych w programie badań statystycznych statystyki publicznej – w innej formie lub postaci;
w postaci wywiadu przeprowadzanego przez ankietera statystycznego metodą wywiadu bezpośredniego lub wywiadu telefonicznego.

Kto jest zobowiązany do składania sprawozdań

Jednostka, czyli podmiot gospodarki narodowej zostaje poinformowany o obowiązku złożenia sprawozdania pismem wysłanym na adres e-mail podanym przy zakładaniu konta na Portalu Sprawozdawczym GUS.

Zgodnie z przepisem ustawy o o statystyce publicznej, podmiotem gospodarki narodowej jest:

osoba prawna,
jednostka organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz
osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.

W Polsce podmiot gospodarczy prowadzi działalność w określonej formie prawnej, którą może być działalność jednoosobowa, spółka osobowa lub spółka kapitałowa. Możliwe są zmiany formy prowadzenia działalności w formie przekształcenia, regulowanego przez Kodeks spółek handlowych.

Sprawozdanie obowiązkowe czy dobrowolne?

Badania statystyczne mogą być prowadzone na zasadzie obowiązku albo udziału dobrowolnego.

Badania statystyczne z udziałem osób fizycznych, z wyłączeniem spisów powszechnych, są prowadzone na zasadzie udziału dobrowolnego.

Udział osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w badaniach statystycznych, dotyczących ich działalności gospodarczej, jest obowiązkowy. W takim przypadku, badania statystyczne są prowadzone po uprzednim ich poinformowaniu o podstawie prawnej badania, celu badania i gwarancjach zachowania tajemnicy, oraz czy udział w badaniu jest obowiązkowy czy dobrowolny.

Sankcje za brak sprawozdania

Zgodnie z art. 56 ustawy o statystyce publicznej, kto wbrew obowiązkowi przekazuje dane statystyczne niezgodne ze stanem faktycznym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega grzywnie.

Na mocy art. 57 ww ustawy, kto wbrew obowiązkowi odmawia wykonania obowiązku statystycznego albo udzielenia informacji w spisie powszechnym lub innym badaniu statystycznym, podlega grzywnie.

Z kolei na mocy art. 58. ww ustawy, kto wbrew obowiązkowi przekazuje dane statystyczne po upływie oznaczonego terminu, podlega karze grzywny.

Ochrona danych

Zbierane na formularzu Z-03 dane podlegają bezwzględnej ochronie zgodnie z zasadą tajemnicy statystycznej (art. 10 ustawy o statystyce publicznej). Na mocy art. 35d ustawy o statystyce, dane osobowe po ich zebraniu przez służby statystyki publicznej, jeżeli pozwala na to cel ich przetwarzania, są pseudonimizowane.

Podsumowując, przedsiębiorcy prowadzący działalność w Polsce muszą zorientować się czy dotyczy ich obowiązek przesyłania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego.

Zaproś mnie do swojej firmy

Jeśli uważasz, że prawo pracy jest poza Twoim zasięgiem, daj mi 20 sekund. Muszę Ci coś powiedzieć.
Ponad 80% menedżerów i specjalistów HR stresuje się przepisami prawa pracy. Jeden błąd może oznaczać kary, konflikty w zespole i utratę zaufania.

Jednak… tak nie musi wyglądać Twoja praca.

Wyobraź sobie dzień, w którym każda decyzja kadrowa przychodzi z łatwością. Wiesz, że działasz zgodnie z przepisami. Masz kontrolę nad procesami i ze spokojem kończysz pracę.

Dzięki szkoleniu “Prawo pracy dla menedżerów” osiągniesz to szybciej, niż myślisz. Program jest w 100% dopasowany do Twoich potrzeb – żadnych zbędnych tematów, tylko konkretne rozwiązania, które od razu wdrożysz w swojej codziennej pracy.

Co więcej, pomogę Ci uzyskać nawet 80% dofinansowania na to szkolenie.

Pomagam przedsiębiorcom w całej Polsce działać zgodnie z przepisami. Dołącz do setek menedżerów, którzy uwolnili się od stresu i dziś działają skuteczniej.

Kliknij i sprawdź bezpłatnie, ile zapłacisz za szkolenie.

Kliknij i zdobądź wiedzę, która da Ci spokój i kontrolę w codziennej pracy.