Czy dwa zdania w regulaminie pracy mogą kosztować firmę 2.000.000 złotych rocznie?

Większość osób jest świadoma, że grzywna za naruszenie praw pracowniczych wynosi od 1.000 do 30.000 zł zgodnie z art. 281 pkt 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: „k. p.”).

Należy jednak podkreślić iż wyżej wspominana kara wynika z błędów, które pośrednio lub bezpośrednio naruszają zapisy k.p., co obecnie jest sytuacją dość rzadką. Występuje niemalże jedynie w sytuacji, kiedy firma nie dostawała wewnątrzzakładowych zapisów do najnowszych zmian. Za przykład może posłużyć:

W godzinach nadliczbowych nie wolno zatrudniać pracownika:
(…)
3) osoby będącej opiekunem dziecka w wieku do 4 lat – bez zgody tej osoby.*

* Zgodnie z aktualnym stanem prawnym pracodawca nie może więc pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 8 bez jego zgody zatrudniać w nadgodzinach

Tematyka odpowiedzialności za naruszenia przepisów została poruszona szczegółowo w poniższym wpisie: https://cc.info.pl/2024/04/29/odpowiedzialnosc-pracodawcy-za-naruszanie-norm-czasu-pracy/

Zdanie w regulaminie, które kosztuje 300.000 zł rocznie

Przyjrzyjmy się zatem błędom, które formalnie nimi nie są z perspektywy polskiego prawa pracy, lecz nie mają zastosowania w realiach przedsiębiorstwa:

Pora nocna wynosi 8 godzin i obejmuje czas pracy pomiędzy godziną 22:00, a 6:00 radno dnia następnego.

Powyższy zapis jest bardzo często stosowany i można go uznać wręcz za domyślny. Czy jednak można się na niego bezrefleksyjnie powoływać skoro „wystarcza, że jest zgodny z przepisami”?

W tym konkretnym przedsiębiorstwie praca za względu na proces technologiczny rozpoczyna się pierwszą zmianą o godz. 7:00 i trwa do 15:00. Następnie druga zmiana rozpoczyna się o 15:00 i kończy o 23:00. Trzecia, nocna zmiana, występuję stosunkowo rzadko, jedynie w przypadku wystąpienia awarii lub innych nieprzewidzianych sytuacji.

W 2023 roku liczba dni pracy zgodnie z obowiązujmy wymiarem czasu pracy wyniosła 250. Przy dwóch zmianach i statystycznym równym podziale 125 dni przypadło na pracę na drugiej zmianie i w każdym z tych dni jedna godzina wypadała w porze nocnej, zgodnie z przytoczonym fragmentem regulaminu pracy. Dla 580 pracowników i przeciętnej stawce dodatku za pracę w porze nocnej 4,25 zł,  łączny koszt tego zdania wynosi 308.125,00 zł rok rocznie.

Obliczenia 250/2=125, 125*4,25 zł*580=308.125,00 zł

Te koszty można znacząco zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować wprowadzając definicję pory nocnej jako przedziału od 23:00 do 7:00.  

 Zdania w regulaminie, które kosztują niemal 2.000.000 zł rocznie

Przeanalizujmy teraz inny dość częsty błąd, który w szczególności dotycz firmy, gdzie występuje nierównomierne zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych miesiącach kalendarzowych.

Przedsiębiorstwo jest świadome, że wydłużenie okresu rozliczeniowego korzystnie wpływa na zarządzanie czasem pracy i umożliwia optymalne zarządzanie. Jednak jedynym kryterium była liczba miesięcy trwania okresu rozliczeniowego i wdrożono poniższe regulacje:

(…)

§2 Okres rozliczeniowy, o którym mowa w §1 obejmuje cztery miesiące kalendarzowe.

§3 Pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się od miesiąca stycznia danego roku kalendarzowego.

Szczegółowa analiza wszystkich godzin pracy umożliwiła przygotowanie poniższego wykresu, gdzie na lewej osi została przedstawiona liczba godzin pracy, natomiast prawa, pomocnicza, ilustruje liczbę etatów w konkretnym miesiącu.

Jeżeli „połączymy” powyższe miesiące zgodnie z przytoczymy zapisem regulaminu pracy, otrzymamy średnią różnicę na poziomie 38 etatów pomiędzy poszczególnymi okresami rozliczeniowymi. Wygeneruje to nam 45.448 godzin nadliczbowych. Powiewasz większość z tych nadgodzin powstawanie w dni wolne od pracy (wymusza to osada stanowisk pracy) zostaną one rozliczone z przysługującym dodatkiem +100%. Zakładając średni koszt roboczogodziny na poziomie 35 zł, koszt tej pracy dodatkowej wyniesie 3.101.860 zł w skali 12 miesięcy.

Jednakże, tę samą pracę łącząc w 4 miesięczne okresy rozliczeniowe, lecz nie od stycznia, a od marca (marzec-czerwiec, lipiec-październik, listopad-luty) różnicę w zapotrzebowaniu na etaty możemy ograniczyć do niecałych 21, co z kolei wygeneruje 16.673 potencjalnych godzin nadliczbowych, a to przełoży się na koszt pracy dodatkowej na poziomie 1.137.963 zł.

Potencjalnie maksymalna suma oszczędności w okresie 12 miesięcy wyniesie 1.963.897 zł

Dokładne obliczenia zostały zebrane w poniższej tabeli

Przedstawienie powyższych zwieńczeń analiz z audytów czasu pracy w pierwszej kolejności powinno uświadomić zarząd firmy i stanowić podstawę do podjęcia decyzji menedżerskich, lecz niekoniecznie musi oznaczać mniejsze wynagrodzenia dla pracowników. Różnice w wykazanych kosztach można uwzględnić w dodatkach, podwyżkach lub innych benefitach, które zostaną świadomie wskazane i dokładnie obliczone oraz wykazane w budżecie.  

Podsumowując, każda firma powinna przyjrzeć się swoim dokumentom wewnątrzzakładowym nie tylko pod kątem zgodności z kodeksem pracy, ale przede wszystkim, zbieżności z organizacją pracy i wyzwaniami przedsiębiorstwa bądź branży. Należy również nadmienić, że te działania muszą iść w parze z wiedzą i kompetencjami osób zarządzających czasem pracy, dostarczając im odpowiednich narzędzi oraz przeszkolenia,  aby móc stosować najbardziej optymalne rozwiązania.

Autor:

Paweł Wróbel

Szef działu AI i Analityka HR w C&C Chakowski & Ciszek