Czas pracy w praktyce – odpowiedzi na pytania uczestników webinaru

W dniu 25 października 2023, odbył się webinar: Czas pracy dla pracodawców. Nagranie tego webinaru znajdziesz tutaj:

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania uczestników wydarzenia.

Dodatkowe minuty pracy

Czy nadpracowane minuty można odbierać w pełnych godzinach ? Jak traktowane są nadpracowane minuty, czy je można sumować do odbioru?

W przypadku, gdy pracownik przepracował nadliczbowo, np. 2 godziny i 5 minut, to należy rozliczyć dokładnie czas przepracowany, czyli 2 godziny i 5 minut. Według prawa, pracownikowi należy się rekompensata również za każdą minutę pracy nadliczbowej. Jeżeli pracownik przepracował dodatkowo 15, 30 lub 45 minut, wówczas stawkę godzinową mnoży się przez 25%, 50% lub 75%. Jeżeli jednak czasu przepracowanego przez pracownika nie można zamknąć w pełnych kwadransach, w obliczeniach należy uwzględnić każdą przepracowaną minutę jako 1/60 stawki godzinowej.

Darmowy e-Book do pobrania

Pobierz darmowy eBook: Czas pracy dla pracodawców

Czy potwierdzenie przybycia do pracy jest obowiązkowe?

Czy dokumenty potwierdzające przybycie do pracy są obowiązkowe?

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy nie musi być dokonywane na liście obecności, może temu służyć inny wewnętrzny dokument lub system.

Przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa regulamin pracy, chyba, że u danego pracodawcy obowiązuje zakładowy układ zbiorowy regulujący tę kwestię lub pracodawca nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu (w takim przypadku o sposobie potwierdzania obecności w pracy informuje pracodawca).

Przepisy prawa pracy nie wskazują w jaki sposób pracownicy mają potwierdzać przybycie i swoją obecność w zakładzie pracy pozostawiając określenie tego sposobu pracodawcy. Tym samym przepisy prawa pracy nie zobowiązują pracodawcy do tworzenia list obecności i nie wskazują na to, że listy te są jedynym dokumentem potwierdzającym przybycie i obecność pracowników w pracy. Od woli pracodawcy zależy, czy i w jaki sposób pracownicy potwierdzają swoją obecność w pracy. Od decyzji pracodawcy zależy również, czy w zakładzie pracy obowiązywać będzie jednolity sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy czy też będzie on zróżnicowany względem poszczególnych pracowników lub ich grup.

Moment rozpoczęcia wykonywania pracy

A jak wygląda sytuacja, kiedy pracownicy fizyczni pracują na zmiany, przybywają ok 20 min przed zmianą, ale odbijają się w chwili dotarcia do firmy. Czy to już jest kwalifikowane jako czas pracy?

Naliczanie początku i końca czasu pracy następuje od i do momentu, kiedy pracownik znajduje się na swoim stanowisku pracy zdolny i gotowy do wykonywania pracy w godzinach umówionych z pracodawcą. Do czasu pracy pracownika powinny zostać wliczone wszystkie czynności, które pracownik wykonuje w celu przygotowania się do wykonania pracy w miejscu jej świadczenia. W przepisach prawa pracy brak jest regulacji precyzyjnie określających od jakiego momentu należy liczyć czas pracy pracownika.

Literalne brzmienie przepisów oraz dokonana przez Sąd Najwyższy wykładnia wskazywałyby, że liczenie czasu pracy pracownika rozpoczyna się z chwilą stawienia się w miejscu wykonywania pracy – w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, obejmując przy tym wszystkie czynności wykonywane przez pracownika w celu przygotowania się do wykonywania pracy. Dlatego też, przekazanie zmiany powinno być zaliczane do czasu pracy pracowników, gdyż stanowi czynność konieczną do rozpoczęcia pracy.

Przybycie na teren zakładu pracy a czas pracy

A co w sytuacji pracowników biurowych, którzy odbijają się na wejściu do firmy (portiernia) i muszą pokonać drogę do budynku. Odbijają się punktualnie 8.00 i 16.00, ale wiadomo, że nie wykonują w związku z tym pracy przez równe 8 godzin. Czy ten czas dotarcia do stanowiska pracy należy uznać za czas pracy?

Naliczanie początku i końca czasu pracy następuje od i do momentu, kiedy pracownik znajduje się na swoim stanowisku pracy zdolny i gotowy do wykonywania pracy w godzinach umówionych z pracodawcą. Godziny dotarcia do stanowiska pracy od momentu wejścia na teren zakładu pracy nie są więc wliczane do czasu pracy, chyba że strony inaczej postanowiły w umowie o pracę, czy w regulaminie pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik nie jest np. zobowiązany do wcześniejszego przetransportowania sprzętu, czy dokonania jakichś czynności zdawczo-odbiorczych przed przystąpieniem do pracy.

Odpoczynek dobowy

Pracownik w podstawowym systemie czasu pracy pracowało od 8:00 do 22:00. Pracodawca kazał pracownikowi nie przychodzić do pracy w dniu następnym. Jak należy prawidłowo rozliczyć te nadgodziny? Czy najpierw trzeba oddać pracownikowi odpoczynek 11 godzinny i dopiero oddać czas za przepracowane nadgodziny?

Konieczność zapewnienia pracownikom, co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego określonego w art. 132 Kodeksu pracy, ogranicza możliwość polecania pracy w godzinach nadliczbowych. Realizując ten nakaz pracodawca może zlecać pracownikom pracę przez maksymalnie 13 godzin na dobę.

Powierzenie pracownikowi pracy w wyższym wymiarze powoduje naruszenie jego prawa do minimalnego okresu odpoczynku, co stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny.

W opisanym przypadku, zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (pismo znak: DPR-III-079-575/TW/07) równoważny okres odpoczynku powinien być udzielany bezpośrednio po ostatnim okresie wykonywania pracy w danej dobie (która narusza odpoczynek dobowy) w wymiarze, który dopełni okres odpoczynku po zakończeniu pracy do 11 godzin. Oznacza to, że pracownik będzie mógł podjąć pracę w następnej dobie dopiero po upływie kolejnych 11 godzin od zakończenia pracy w poprzedniej dobie. Poza tym pracodawca ma obowiązek w pierwszej kolejności udzielić pracownikowi czasu wolnego z tytułu przepracowanych nadgodzin.

Zadaniowy system czasu pracy

Czy w zadaniowym systemie czasu pracy pracownik można pracować przeciętnie 8 godzin czy jednak max 8 godzin?

Pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy dysponuje więc pewną swobodą w zakresie organizacji swojego czasu pracy i może sam zdecydować, ile czasu i w jakich godzinach pracuje w danym dniu. Niezależnie od ewentualnych przerw w pracy, z których będzie korzystał pracownik, wymiar powierzonych mu zadań należy określić w taki sposób, aby pracownik mógł je wykonać w trakcie 8 godzin pracy.

Czas pracy

A jak to jest z agencjami pracy tymczasowej? Pracownicy pracują na produkcji; praca zaczyna się o 6 rano a pracownicy odbijają się szybciej ale z rozliczenia tygodniowego otrzymanego od pracodawcy użytkownika jest tylko uwzględnione 8 godzin. Co zrobić z minutami przed rozpoczęciem pracy?

Naliczanie początku i końca czasu pracy następuje od i do momentu, kiedy pracownik znajduje się na swoim stanowisku pracy zdolny i gotowy do wykonywania pracy w godzinach umówionych z pracodawcą. Godziny dotarcia do stanowiska pracy od momentu wejścia na teren zakładu pracy nie są więc wliczane do czasu pracy, chyba że strony inaczej postanowiły w umowie o pracę, czy w regulaminie pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik nie jest np. zobowiązany do wcześniejszego przetransportowania sprzętu, czy dokonania jakichś czynności zdawczo-odbiorczych przed przystąpieniem do pracy.

Limit nadgodzin

A czy dopuszczalne są nadgodziny w wymiarze +4h x5 dni robocze oraz +8h w sobotę? Co oznacza 28 nadgodzin w tygodniu. Jest to w porozumieniu stron, ale czy zgodne z Kodeksem pracy?

Nie, pracodawca nie może wyrazić zgody na wykonywanie przez pracownika pracy powyżej przeciętnie 48 godzin w tygodniu. maksymalny tygodniowy wymiar czasu pracy stanowi wartość przeciętną.

Zasada przeciętności oznacza, że można naruszyć ten limit w niektórych tygodniach, pod warunkiem, że w pozostałych tygodniach okresu rozliczeniowego będzie on odpowiednio niższy (aby przeciętnie wyszło maksymalnie 48 godzin). W praktyce oznacza to, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych w wymiarze przeciętnie 8 godzin w tygodniu, w okresie rozliczeniowym. Żeby nie doszło do przekroczenia maksymalnej 48 – godzinnej tygodniowej normy czasu pracy pracodawca powinien rozliczać czas pracy pracownika na bieżąco (w trakcie okresu rozliczeniowego).

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Jeśli ewidencja czasu pracy jest elektroniczna a wnioski urlopowe pisemne to czy musze ta ewidencje wydrukować?

Tak. Jeśli pracodawca nie zastosował procedury zmiany postaci prowadzonej dokumentacji z papierowej na elektroniczną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej to prowadzenie ewidencji w ten sposób nie jest w istocie prowadzeniem dokumentacji w postaci elektronicznej.

Należy pamiętać, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego stanowią odrębną (poza dokumentacją związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy) część dokumentacji pracowniczej.

Nowy system czasu pracy a informacja o warunkach zatrudnienia

Czy pracownik przechodząc na zadaniowy system czasu pracy powinien otrzymać nową informację o warunkach zatrudnienia?

Zmiana systemu czasu pracy z podstawowego na zadaniowy nie wymaga zaktualizowania przekazanej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. Zatrudnienie w systemie zadaniowym nie modyfikuje bowiem warunków zatrudnienia pracownika w zakresie określonym w nowym brzmieniu art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Przykładowo wskazać można, że zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy m.in. o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy. Dobowa oraz tygodniowa norma czasu pracy określona została w art. 129 Kodeksu pracy, zgodnie z nim czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Wskazane normy czasu pracy obowiązują również pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy.

Jednocześnie wskazać należy, że zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy, w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 Kodeksu pracy.