Czas pracy szyty na miarę

W firmach odpowiedzialność za planowanie czasu pracy może być przypisana różnym działom lub osobom, w zależności od wielkości i struktury organizacyjnej firmy:

1. Dział HR (Zasoby Ludzkie): W wielu firmach dział HR jest odpowiedzialny za zarządzanie czasem pracy pracowników, monitorowanie czasu pracy, zarządzanie urlopami, nadgodzinami itp.
2. Kierownicy działów: W niektórych firmach kierownicy poszczególnych działów są odpowiedzialni za planowanie czasu pracy swoich pracowników, biorąc pod uwagę potrzeby działu oraz harmonogramy produkcji lub dostaw.
3. Specjaliści ds. Planowania Produkcji: W firmach produkcyjnych specjaliści ds. planowania produkcji mogą mieć kluczową rolę w harmonizowaniu czasu pracy z zapotrzebowaniem na produkcję, uwzględniając dostępność surowców, maszyn i personelu.
4. Zespół Zarządzający: W niektórych firmach odpowiedzialność za planowanie czasu pracy może leżeć na zespole zarządzającym lub zarządzie, którzy podejmują strategiczne decyzje dotyczące organizacji pracy i wyznaczają ogólne cele związane z efektywnością czasu pracy.

Co łączy wszystkie powyższe grupy?

Prawdopodobnie ani jedna z tych osób nie koncentruje się wyłącznie na planowaniu i zarządzaniu czasem. Dlatego też, możliwe jest, że pojawią się następujące odpowiedzi na pytanie, dlaczego tak, a nie inaczej planuje się czas pracy: 

• „u nas zawsze był taki plan …”
• „przecież jak będziemy planować zgodnie z przepisami to firma stanie”
• „nikt nie ma czasu wypełniać tych papierów….”
• „pracownik to ma być i robić!”
• „mi się wszystko w excelu zgadza…”
• „znowu coś HR-y wymyśliły?!”

W ramach niniejszej publikacji autor Paweł Wróbel podzieli się przykładami ze swojej kariery doradczej jak zwinne planowanie czasu pracy może nie tylko zaoszczędzić niezbędny czas sporządzania harmonogramów ale żeby w większym stopniu odpowiadały potrzebom konkretnym grupom pracowników, działów, jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Zaawansowany przykład nr 1:

Opis wyzwania:

Dopasować (stworzyć) plan pracy, który umożliwi optymalny dobór personelu bez ciągłym zmian w harmonogramach według poniższej specyfiki:

1. Pracownicy przygotowują wyroby do wypalania w piecu każdego dnia w tygodniu ciągu dwóch zmian, które trwają 06:00-14:00, 14:00-22:00 oraz 22:00-06:00. Po 16 godzinach pracy następują 8 godzina zmiana poświęcona na cykl pracy pieca, gdzie nie ma potrzeby obecności pracowników, kombinacje ułożeń zmian pracy i cyklu pracy pieca:

• praca: 22:00-06:00 i 06:00-14:00, piec: 14:00-22:00, 
• praca: 06:00-14:00 i 14:00-22:00, piec: 22:00-06:00, 
• praca: 14:00-22:00 i 22:00-06:00, piec: 06:00-14:00. 

Godziny rozpalania pieca są codziennie przesuwane o jedną godzinę do przodu. Cykl powtarza się co 24 dni.  Godziny pracy pieca definiują pracę zmianową poprzedzającą rozpalanie. Nie więcej niż 4 zmiany nocne z rzędu. Schemat powinien przestrzegać dobowych oraz tygodniowych odpoczynków.

Wynik prac:

Ze względu na tajemnice przedsiębiorstwa nie o wszystkich aspektach można wspomnieć w ramach tego artykułu jednak jedna z zaproponowanych opcji przedstawia się następująco:

Powyższy schemat czyli powtarzalny rozkład czasu pracy zapętla się co każde 72 dni. Oznacza to, że przykładowy pracownik reprezentujący przez wiersz nr 1 zna swój grafik min. 72 dni do przodu. 

Oczywiście jeden wiersz może oznaczać grupę pracowników (brygadą) realizujących pracę w ramach jednego z trzech powyżej zilustrowanych wierszy.

Bardziej zaawansowani czytelnicy mogą dostrzec, że zaprezentowany schemat czasu pracy może nie zapewnić zgodnie z przepisami co 4 niedzieli wolnej „Błędy w planowaniu czasu pracy, o których możesz nie wiedzieć” Należy jednak zaznaczyć, że ze względu na liczną załogę te dni wolne były wskazywane indywidualnie każdemu pracownikowi. 

Co jeżeli w mojej firmie nie mam, aż tak bardzo zaawansowanych problemów?

Podejście optymalizujące czas pracy można stosować w każdej firmie i każdej branży. W pierwszej kolejności powinien zostać określony cel biznesowy:

1. Dopasowanie planu do realizacji procesu produkcyjnego (jak przykład powyżej),
2. Polepszenie work-life-balance pracowników przez zapewnienie wolnych weekendów,
3. Zapewnienie zmiennej liczby pracowników w ciągu trwania doby,
4. Lub inny

W drugim kroku są to pytania:

1. Jaka może być maksymalna liczba dni pracy z rzędu?
2. Czy plan może przewidywać przejście na inną zmianę bez dnia wolnego pomiędzy?
3. Sugerowany minimalny odpoczynek po porze nocnej?  
4. Czy schemat powinien zakładać „prawdziwy weekend” tj. sobota, niedziela wolny od pracy min. raz w miesiącu?
5. Czy schemat powinien zakładać „długi weekend” tj. piątek, sobota, niedziela wolny od pracy min. raz w miesiącu?

Tak określone warunki brzegowe pozwolą dobrać najbardziej adekwatny rozkład czasu pracy nie tylko w produkcji ale i innych branżach. Za przykład mogą posłużyć poniższe wyzwania:

1. Nieliczne zespoły pracowników IT – gdzie w ramach umowy z klientami należy zapewnić minimalną obsadę w godzinach nocnych,
2. Wodociągi, gazownie, naprawa wind – gdzie należy zapewniać całodobową obsadę i reagować na wezwania,
3. Sklepy, magazyny – gdzie w „godzinach szczytu” potrzebna jest większa liczba osób niż w reszcie dnia,

Jeżeli zauważasz, że czas pracy w Twojej firmie można zoptymalizować ale nie wiesz jak to zrobić umów się na bezpłatne spotkanie on-line https://linktr.ee/czas_pracy