Zmiany w przepisach Kodeksu pracy od 4 maja 2019

W dniu 19 kwietnia 2019 r. opublikowana została w Dzienniku Ustaw ustawa z dnia 21.02.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.2019.730), która wchodzi w życie po 14 dniach od ogłoszenia (z pewnymi wyjątkami niedotyczącymi przepisów Kodeksu pracy), tj. w dniu 04 maja 2019 r.

W związku z wejściem w życie w dniu 4 maja 2019 r. ww ustawy, art. 22(1) Kodeksu pracy otrzymuje nowe brzmienie. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy „nowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy w art. 22(1) § 1 i 2 wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu. W związku z tym, pracodawca żąda ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Udokumentowanie danych osobowych pozyskanych od tych osób może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

 

„Art. 22(1). § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Art. 22(1). § 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca może żądać wskazania danych kontaktowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jednak to kandydat do pracy podejmuje decyzję w zakresie danych kontaktowych, które przekaże potencjalnemu pracodawcy. Dane kontaktowe mogą być wyrażone w postaci numeru telefonu, e-mail lub adresu zamieszkania.

Pracodawca nie ma już podstawy prawnej do żądania podania imion rodziców i adresu zamieszkania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca żąda od kandydata do pracy wskazania danych dotyczących: wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy takie informacje są niezbędne do wykonywania pracy na oferowanym stanowisku.

Dalsze przepisy ustawy brzmią:

Art. 22(1)§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”;

Pracodawca może żądać wskazania adresu zamieszkania dopiero od pracownika.

Ponadto, jeśli nie istniała podstawa do tego, aby żądać od kandydata do pracy danych dotyczących wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, to pracodawca może żądać wskazania tych danych od pracownika.

Ustawodawca przewiduje możliwość żądania podania również innych danych określonych w katalogu obligatoryjnych danych w przypadku, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego na niego przepisem prawa.

Warto wskazać, że przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i numeru telefonu już po nawiązaniu stosunku pracy będzie wyłącznie możliwe, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

„Art. 22(1a). § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22(1) § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.

2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Inne dane osobowe (niewymienione w katalogu obligatoryjnych danych pozyskiwanych przez pracodawcę) mogą być pobierane, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Gromadzenie innych danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika zostało także uzależnione od pozyskania na to ich zgody. Przepisy nie przesądzają jednak w jakiej formie ma zostać udzielona zgoda. Zatem w tej kwestii zastosowanie znajduje bezpośrednio art. 7 rozporządzenia nr 2016/679 (RODO). Zgoda powinna mieć charakter dobrowolnego, konkretnego, świadomego i jednoznacznego okazania woli osoby, której dane dotyczą, wyrażonego w formie oświadczenia lub wyraźnego działania.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika nie może obejmować danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Jednocześnie zgodnie z ustawą: brak zgody lub jej późniejsze wycofanie, nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika w zakresie stosunku pracy, zwłaszcza nie będzie mogło być przyczyną wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania przez pracodawcę.

Przepisy ustawy przesądzają jednoznacznie, że pozyskanie danych za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy jak również pracownika. Obejmie to zatem wszystkie dane osobowe, które kandydat do pracy lub pracownik dobrowolnie dostarczy pracodawcy (np. informacje o dodatkowych kwalifikacjach zawodowych), jak również przypadki, w których to pracodawca wystąpi z inicjatywą pozyskania określonych danych.

Art. 22(1b). § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 22(1a) § 2 stosuje się odpowiednio.

2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.”;

Przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych (wyszczególnionych w art. 9 ust. 1 i art. 10 rozporządzenia nr 2016/679) jest co do zasady niedopuszczalne, chyba, że ich pozyskanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa lub wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnej kategorii.

Oczywiście art. 9 rodo wskazuje, kiedy też przepis zabraniający przetwarzanie danych nie ma zastosowania. W kontekście pracodawcy może on przetwarzać np. dane dotyczące zdrowia, gdyż jest to niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, do oceny zdolności pracownika do pracy, ale także informacja, o niepełnosprawności która jest niezbędna przy ustaleniu dodatkowych uprawnień pracowniczych. Pracodawcę może jeszcze ewentualnie interesować przynależność do związków zawodowych w kontekście ochrony przed zwolnieniem.

Artykuł  9 RODO

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych

Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

(…)

Jedynie w przypadku danych biometrycznych ustawodawca zaproponował, aby mogły być one także pobierane od pracownika w sytuacjach, w których podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

W kolejnym artykule: pozostałe zmiany w przepisach Kodeksu pracy od 4 maja 2019 r.

---

TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:

To nie jedyne zmiany, które obowiązują od 4 maja 2019.

Dowiedz się jakie jeszcze nowości czekają Cię w przepisach Kodeksu pracy: ZMIANY OD 04.05.2019 MONITORING I SKIEROWANIE NA BADANIA

---

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Co oznacza użycie spójnika „lub”?

Czy pracodawca może prowadzić część dokumentacji w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej?

Tak! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wybór postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy.

Zapoznaj się z moim artykułem: DOKUMENTACJA PAPIEROWA LUB ELEKTRONICZNA?

---

Od 01 stycznia 2019 obowiązują znowelizowane przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U.2018.2244 z dnia 2018.11.30).

Na mocy wspomnianej ustawy, pracownicy zatrudnieni na stanowisku administracyjno-biurowym zwolnieni są z obowiązku przeszkolenia okresowego z zakresu bezpieczeństwa i ochrony pracy.

Przepisy ustawy wprowadzają jednak pewien warunek. Dowiedz się jaki: ZMIANY W BADANIACH OKRESOWYCH PRACOWNIKÓW BIUROWYCH

---

Czy w liście obecności można umieszczać informacje dotyczące nieobecności pracowników?

LISTA OBECNOŚCI A RODO 2019