przełącz wpis

9 czerwca 2017|

Wystawianie świadectw pracy do 30 czerwca 2017 w praktyce

W dniu 01.01.2017 zaczęły obowiązywać znowelizowane przepisy ustawy Kodeks pracy, które wprowadziły zmiany w terminie wydawania świadectwa pracy. Zrezygnowano z tzw. zbiorczych świadectw pracy wydawanych po upływie 24 miesięcy pozostawania w zatrudnieniu na podstawie umów terminowych. Ustawodawca przewidział również przepisy przejściowe, które obligują pracodawców do wystawienia tzw. częściowych świadectw pracy do 30.06.2017. Sprawdź, jak wygląda wystawianie świadectw pracy w praktyce.

Wystawianie świadectw pracy do 30 czerwca 2017

Jeżeli w dniu wejścia w życie nowych przepisów (czyli w dniu 01.01.2017) nie upłynął jeszcze okres 24 miesięcy, po upływie którego pracodawca obowiązany byłby wydać „zbiorcze” świadectwo pracy według starych przepisów, pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy za zakończone w dacie 01.01.2017 okresy zatrudnienia, za które nie wydano świadectwa pracy:

– z własnej inicjatywy – w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji;

– na wniosek pracownika – przed upływem powyższego terminu, w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie.

Wystawianie świadectw pracy przed nowelizacją

21.03.2011 weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy z 05.01.2011. Wprowadziła zupełnie nowe zasady wystawiania świadectw pracy. Pracodawca miał obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Chyba, że pracownik pozostawał w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy. W przypadku kontynuowanego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonywania określonej pracy (uwaga! nie funkcjonuje już pojęcie umowy na czas wykonywania określonej pracy) pracodawca musiał wydać pracownikowi świadectwo pracy. Oczywiście za zakończone okresy zatrudnienia, które trwały na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy. Poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.

Świadectwo pracy w takim przypadku należało wydać w dniu upływu 24 miesięcy od daty zawarcia pierwszej ze wspomnianych umów okresowych. Jednak jeśli termin rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę nawiązanej przed upływem tego terminu 24 miesięcy przypadał po upływie tego terminu, świadectwo pracy należało wydać w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Wystawianie świadectw pracy w przykładach

Przykład 1:

Pracownik był zatrudniony na podstawie dwóch umów zawartych na czas określony. Pierwszej od 01.01.2014 do 31.05.2015 , drugiej od 01.06.2015 do 30.11.2015. W dniu 30.11.2015 nastąpiło definitywne rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem w związku z czym pracodawca miał obowiązek wystawić świadectwo pracy po rozwiązaniu drugiej umowy na czas określony. Pomimo tego, że łącznie obie umowy terminowe nie trwały 24 miesięcy. W świadectwie pracy należało wskazać oba okresy zatrudnienia.

Przykład 2

Pracownik był zatrudniony na podstawie trzech umów okresowych: umowy na okres próbny od 01.01.2013 do 31.03.2013 oraz umów na czas określony: od 01.04.2013 do 31.12.2013 i od 01.01.2014 do 31.10.2014. Od 01.11.2014 strony nawiązały stosunek pracy na podstawie umowy na czas nieokreślony. Pracodawca po zakończeniu drugiej umowy na czas określony musiał wydać świadectwo pracy obejmujące okres zatrudnienia na podstawie wszystkich umów terminowych. Pomimo że trwały one krócej niż 24 miesiące. W świadectwie tym pracodawca wykazał odrębnie trzy okresy zatrudnienia. Czyli: od 01.01.2013 do 31.03.2013, od 01.04.2013 do 31.12.2013 i od 01.01.2014 do 31.10.2014.

Pracownik w każdym momencie mógł żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w przepisie. Mógł wnieść o wydanie świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów. Wystawianie świadectw pracy na wniosek pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie.

Więcej praktycznych przykładów znajdziesz w książce Prawo pracy first minute.

Wystawianie świadectw pracy po nowelizacji przepisów

Od 01.01.2017, zgodnie z nowelizacją ustawy Kodeks pracy, wystawianie pracownikowi świadectw pracy odbywa się niezwłocznie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Chyba, że pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę w terminie 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej z nich.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek można złożyć w każdym czasie. Może dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

W art. 22 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców możemy odnaleźć przepisy przejściowe. Nakazują pracodawcy wydanie niewydanych do tej pory świadectw pracy do 30.06.2017.

Obowiązkowe wystawianie świadectw pracy do końca czerwca 2017 dotyczy jedynie umów zawartych i rozwiązanych w czasie trwania przepisów w poprzednim stanie prawnym.

Obowiązek wydania świadectwa pracy do 30.06.2017 dotyczy umów terminowych. Czyli umów zawartych na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy. Umów, które były zawarte od dnia 21.03.2011. a zakończyły się w okresie do 31.12.2016.

Wystawianie świadectw pracy a przepisy przejściowe w 2011

Z koniecznością wydania do 30.06.2017 niewydanych do tej pory świadectw pracy za umowy terminowe, pojawiły się pytania natury praktycznej. Jednocześnie duże obawy pracodawców, w kwestii historycznego zbadania wydania pracownikom świadectw pracy za zakończone okresy zatrudnienia.

Aby udzielić odpowiedzi na pytanie do którego roku należy cofnąć się w dokumentacji pracowniczej, aby stwierdzić czy wydano pracownikom świadectwa pracy warto przyjrzeć się przepisom przejściowym obejmującym swoim zakresem umowy trwające w dniu wejścia tamtejszych przepisów, tj. w dniu 21.03.2011.

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 05.01.2011 o zmianie ustawy – Kodeks pracy pracodawca był zobowiązany wydać świadectwo pracy zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami. Czyli świadectwo pracy było wydawane w momencie definitywnego rozstania się z pracownikiem lub w przypadku złożenia przez pracownika prośby o wydanie świadectwa pracy za zakończony okres zatrudnienia. Jeżeli w dniu wejścia w życie nowej ustawy trwała kolejna umowa terminowa, czyli np. umowa zawarta na czas określony po uprzednio zawartej umowie na okres próbny, lub druga umowa zawarta na czas określony. Ponadto przepisy przejściowe wyraźnie wskazywały na obowiązek stosowania nowych przepisów w stosunku do umów terminowych zawartych włącznie od dnia wejścia w życie nowych przepisów, czyli od 21.03.2011.

Niestety przepisy przejściowe nie informowały o wszystkim. Zabrakło informacji, w jaki sposób postąpić, gdy w dniu wejścia w życie nowej ustawy trwała pierwsza umowa terminowa zawarta z pracownikiem. W praktyce uznaje się, że należało stosować przepisy obowiązuje sprzed nowelizacji.

Wielu praktyków prawa pracy ma ogromne trudności z ustaleniem, za które umowy terminowe powinni wystawić świadectwa pracy. Dlatego najlepiej przedstawić to na przykładach.

Przykład 1

Umowa o pracę zawarta na okres próbny od 01.04.2010 do 30.06.2010, następnie: czas określony od 01.07.2010 do 30.06.2011, następnie umowa na czas określony od 01.07.2011 do 30.06.2015, i od 01.07.2015 – umowa o pracę zawarta czas nieokreślony. Pytanie brzmi: za którą umowę należy wystawić świadectwo pracy?

W przytoczonym przykładzie nie ma konieczności wydania świadectwa pracy za okres umowy zawartej na okres próbny. Zawarto ją w czasie obowiązywania przepisów sprzed 21.03.2011. Te przepisy nakazywały wydanie świadectwa pracy pracownikowi w momencie definitywnego rozstania z pracownikiem lub na jego wniosek.

Uwaga!

Pracodawca może, ale nie musi uwzględniać w zbiorczym świadectwie pracy okresu zatrudnienia na podstawie umowy zawartej na czas próbny od 01.04.2010 do 30.06.2010. Mimo braku obowiązku wystawienia świadectwa pracy za czas trwania umowy zawartej na okres próbny, pracodawca dla celów porządkowych może uwzględnić ten okres zatrudnienia w wydawanym do 30.06.2017 świadectwie pracy.

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy za obie umowy zawarte na czas określony. Pierwsza umowa zawarta na czas określony trwała w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. w dniu 21.03.2011. Była kolejną umową terminową zawartą z tym pracownikiem. Zatem obowiązywały ją już nowe zasady. Nakazywały pracodawcy wydanie pracownikowi świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. Oczywiście pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy powinno w 2013 roku. Jednak jeśli takie świadectwo pracy nie zostało wydane, to jest na to czas do 30.06.2017. Ponadto w świadectwie pracy należy wykazać również drugą umowę zawartą na czas określony, jeśli nie wydano za nią świadectwa pracy.

W treści świadectwa pracy oba okresy wykazano w następujący sposób:

Pracownik był zatrudniony od 01.07.2010 do 30.06.2011 – umowa na czas określony

Od 01.07.2011 do 30.06.2015 – umowa na czas określony

Wydawanie oddzielnych i zbiorczych świadectw pracy

We wskazanym przypadku pracodawca może wydać pracownikowi oddzielne świadectwa pracy. Odrębnie za każdą zakończoną umowę o pracę zawartą na czas określony. Jednak ustawodawca przewidział możliwość wydania tzw. zbiorczego świadectwa pracy. Czyli jednego świadectwa pracy, w którym wykazuje się wszystkie okresy zakończonego zatrudnienia. Z praktycznego punktu widzenia wydaje się być mniej czasochłonne i korzystniejsze dla osób zajmujących się przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Przykład 2

Umowę o pracę zawarto na czas określony od 21.04.2008 do 20.07.2011. Od 21.07.2011 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca nie ma obowiązku wydania pracownikowi świadectwa pracy do 30.06.2017 za czas umowy okresowej. Ponieważ umowa ta była pierwszą umową terminową zawartą z pracownikiem. Trwała w dniu wejścia w życie przepisów z dnia 21.03.2011. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy za czas zatrudnienia na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony dopiero w momencie definitywnego rozstania z pracownikiem.

Przykład 3

Pracownica została zatrudniona na podstawie umowy na okres próbny od 01.01.2014 do 31.03.2014.

Następnie z pracownikiem zawarto umowę na czas określony od 01.04.2014 do 31.12.2014 i kolejną umowę okresową od 01.01.2015 do 31.12.2015. Natomiast od 01.01.2016 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy za niewydane okresy zatrudnienia. Czyli od 01.01.2014 do 31.12.2015. Umowa zawarta na czas nieokreślony trwa. Zatem świadectwo pracy za okres od 01.01.2016 należy wydać dopiero w przypadku definitywnego rozstania z pracownikiem.

Przykład 4

W dniu 31.12.2016 pracownikowi zakończyła się umowa na okres próbny. Od 01.01.2017 z pracownikiem zawarto umowę na czas określony na okres roku. Czy pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres trwania umowy na okres próbny?

Pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres trwania umowy na okres próbny do 30.06.2017. Zgodnie z przepisami przejściowymi, jeżeli w dniu wejścia w życie ustawy, tj. 01.01.2017 nie upłynął termin na wydanie świadectwa pracy zgodnie z art. 97 § 1(1) ustawy Kodeks pracy w brzmieniu dotychczasowym, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Świadectwo pracy za czas trwania umowy okresowej zawartej od 01.01.2017 będzie należało wydać na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów. Czyli w przypadku definitywnego rozstania z pracownikiem lub jeśli zatrudnienie będzie kontynuowane – na wniosek pracownika.

Przykład 5

Z pracownikiem zawarto umowę na czas określony od 01.11.2016 do 31.03.2017. Od 01.04.2017 kontynuowano zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy zawartej na czas określony. Nie ma konieczności wydawania pracownikowi świadectwa pracy za czas pierwszej umowy okresowej. Ponieważ umowa ta trwała w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 01.01.2017, zatem w kwestii wydawania świadectwa pracy należy stosować znowelizowane przepisy ustawy.

Przykład 6

Pracownik jest zatrudniony od 24.12.2012. Pierwsza umowa była zawarta na czas określony od 24.12.2012 do 31.12.2014 (po tej umowie wystawiono świadectwo pracy po 24 miesiącach zatrudnienia na umowach terminowych), druga umowa została zawarta na czas określony od 01.01.2015 do 31.12.2016 a następnie od 01.01.2017 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres od 01.01.2015 d 31.12.2016, ponieważ w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 01.01.2017 nie upłynął jeszcze termin do wydania świadectwa pracy na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących. Zatem pracodawca ma obowiązek wydać świadectwa pracy za wszystkie zakończone na dzień 01.01.2017 okresy zatrudnienia. Oczywiście, za te, za które pracownik takich świadectw nie dostał. Na wykonanie tego obowiązku ma czas do 30.06.2017.

Wykazywanie urlopu wypoczynkowego w treści świadectwa pracy

Kolejnym problemem jest wykazanie w treści świadectwa pracy wydawanego do 30.06.2017 informacji o urlopie wypoczynkowym.

Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi do 30.06.2017 świadectwa pracy na aktualnie obowiązującym wzorze świadectwa pracy z aktualną datą. Często są to jednak okresy dość odległe historycznie. Dodatkowo, od 01.06.2017 obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy.

Zgodnie z instrukcją wypełniania świadectwa pracy, w ustępie 6, w punkcie 1 – pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego PRZYSŁUGUJĄCEGO pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy w tzw. trybie na żądanie.

W związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracodawca powinien rozliczyć się z przysługującego pracownikowi urlopu. Najczęściej dokonuje tego wypłacając w razie niewykorzystania należnego urlopu w naturze – ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z przepisami pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu. Dzieje się tak w jednym przypadku. Gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę. Umowy zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Przykład 7

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny od 20.09.2016 do 19.12.2016. Następnie zawarto z pracownikiem umowę na czas określony do 31.12.2017. Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy do 30.06.2017 za zakończony okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny. Pracownikowi w dniu rozwiązania umowy o pracę przysługiwało 5 dni urlopu wypoczynkowego za czas trwania umowy zawartej na okres próbny. Pracownik w czasie trwania umowy nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Zawarł z pracodawcą porozumienie o wykorzystaniu całości urlopu w trakcie kontynuowanego zatrudnienia. Pracodawca powinien wykazać w treści świadectwa pracy: „0 dni” w miejscu wykazania stanu wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Uwaga!

Pracownik i pracodawca zawarli porozumienie o wykorzystaniu przysługującego pracownikowi urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej umowy. Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Natomiast w świadectwie pracy, w punkcie dotyczącym wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Wskazuje dni i godziny urlopu faktycznie wykorzystanego w naturze lub, za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zatem nie wskazuje tej części urlopu, która została przeniesiona do wykorzystania w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę.

Przykład 8

Z pracownikiem zawarto umowę na okres próbny od 01.01.2015 do 31.03.2015. Następnie zawarto z pracownikiem umowę na czas określony od 01.04.2015 do 31.12.2015. Po niej kontynuowano zatrudnienie na podstawie umowy okresowej od 01.01.2016 do 31.12.2016. Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony od 01.01.2017. Pracodawca ma obowiązek wydać do 30.06.2017 zbiorcze świadectwo pracy za wspomniane okresy zatrudnienia. Pracownik w 2015 roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze. W 2016 roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego. Nie zawarł z pracodawcą porozumienia o wykorzystaniu przysługującego pracownikowi urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę. Pracodawca w związku z kontynuowanym zatrudnieniem nie wypłacił ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jaką ilość dni urlopu wypoczynkowego należy wskazać w treści świadectwa pracy?

W związku z brakiem porozumienia wskazującego na przeniesienie urlopu wypoczynkowego na czas trwania kontynuowanego zatrudnienia, zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy, w treści świadectwa pracy należy wykazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego PRZYSŁUGUJĄCEGO pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca powinien wskazać w treści świadectwa pracy: „26 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 208 godzin” mimo, że pracownik faktycznie wykorzystał w naturze 20 dni tego urlopu. Oraz nie został mu wypłacony ekwiwalent pieniężny za pozostałe 6 dni urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna:

– ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12)

– ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U.2011.36.181 z dnia 2011.02.18)

– ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U.2016.2255 z dnia 2016.12.30)

– Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U.2016.2292 z dnia 2016.12.30)

TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach Kodeksu pracy, jest konieczność wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pod warunkiem, że nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Na jakiej zatem podstawie funkcjonuje instytucja porozumienia trójstronnego pozwalająca na zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego? Czy może być powszechnie stosowana?

Wszystkie najważniejsze informacje na ten temat znajdziesz tutaj: POROZUMIENIE TRÓJSTRONNE

Ekwiwalent pieniężny jest uprawnieniem przysługującym pracownikom, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracownikowi, który z różnych powodów nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, przysługuje rekompensata w postaci wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

W treści filmu odnajdziesz informacje o:
– ogólnych zasadach udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego, czyli metodzie, proporcjonalności, przyczynach, których wystąpienie umożliwia przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin,
– przyczynach rozwiązania umowy, które powodują po stronie pracodawcy konieczność wypłaty ekwiwalentu pieniężnego,
– przypadku, który umożliwia pracownikowi zachowanie prawa do urlopu wypoczynkowego mimo rozwiązania umowy o pracę,
– współczynniku urlopowym i o tym jak samemu obliczyć ten współczynnik.

LINK DO FILMU: EKWIWALENT PIENIĘŻNY

Kategorie