W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracowników?

Pracodawca zatrudniający pracowników często korzysta z możliwości monitorowania ich pracy w celu sprawdzenia ich wydajności, jakości i rezultatów pracy. W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracowników? Za pomocą jakich urządzeń, środków może dokonywać monitoringu? Czy w każdym przypadku jest dozwolone stosowanie kontroli pracowników?

Pracodawca może kontrolować pracowników przez ich monitorowanie

Monitorowanie to nic innego jak wykonywanie czynności kontrolnych, które można dokonywać na wiele sposobów, z użyciem różnorodnych narzędzi.

Pracodawca ma do wyboru wiele środków umożliwiających mu kontrolowanie/nadzorowanie pracowników, m.in. takich jak:

– wykorzystywanie kamer w miejscu zatrudnienia,

– rejestrowanie rozmów i analiza bilingów,

– sprawdzanie aktywności na komputerze lub monitorowanie poczty elektronicznej,

– stosowanie urządzeń umożliwiających ustalenie lokalizacji, np. poprzez użycie systemu GPS,

– skanowanie linii papilarnych lub tęczówki oka.

Pracodawca może zdecydować o wykorzystaniu różnych form monitorowania pracowników. Pracodawca ma pełne prawo korzystać z dostępnych form monitorowania. Monitoring może być nieustający, permanentny ale również sporadyczny. Może mieć charakter prewencyjny, ale również pracodawca może stosować go, aby uzyskać informacje o zachowaniu danego pracownika czy grupy pracowników.

W przepisach prawa pracy nie została uregulowania kwestia monitorowania pracowników. Ogólne przepisy Kodeksu pracy nakazują pracodawcy poszanowanie godności i innych dóbr osobistych pracownika. Ponadto Konstytucja RP nakłada na pracodawcę obowiązek poszanowania sfery życia prywatnego pracownika. Również ochrony jego danych osobowych, ochrony tajemnicy komunikowania się oraz gwarancji nienaruszalności mieszkania.

W związku z brakiem szczególnych regulacji w tym zakresie, pracodawca ma obowiązek sprecyzować kwestię użytkowania monitoringu w zakładowym regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym. Pracownik powinien się z nim obowiązkowo zapoznać. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych podczas stosowania monitoringu.

Pracodawca powinien ustalić jakiego rodzaju monitoring stosuje w zakładzie pracy, określić jego granice oraz zasady użytkowania. Wszelkie działania pracodawcy służące monitorowaniu działalności pracowników nie mogą powodować nadużyć ani łamać prawa, w szczególności prawa do prywatności.

Monitoring można stosować wyłącznie w celu kontroli procesu pracy. Jeżeli monitoring odbywa się w taki sposób, że pracodawca nie gromadzi danych osobowych, to nie ma konieczności stosowania przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.

Pracodawca może kontrolować pracowników przez monitoring wizyjny

Monitoring wizyjny przy użyciu kamer jest jedną z najbardziej rozpowszechnionych metod kontroli. Obraz może być odtwarzany na monitorach w czasie rzeczywistym lub zapisywany i przechowywany.

Przy stosowaniu tego rodzaju monitoringu, pracodawca powinien bezwzględnie poinformować pracowników o stosowaniu tego rodzaju monitorowania obowiązującego na terenie zakładu pracy. Informuje także o celu stosowania monitoringu wizyjnego. Ponadto pracodawca powinien użyć odpowiednich znaków ostrzegawczych przy wejściu na teren monitorowany.

Ukryte monitorowanie jest dozwolone tylko i wyłącznie wyjątkowo. Czyli gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy zastosowaniu innych metod.

Oczywiście zabrania się umieszczania monitoringu wizyjnego z toaletach, szatniach, w miejscach mogących naruszyć prywatność pracownika.

Monitoring za pomocą kamer nie może być wprowadzony tylko ze względu na subiektywne zapotrzebowanie pracodawcy w celu kontroli pracowników. Stosowanie monitoringu jest jednak uzasadnione ze względu na bezpieczeństwo pracowników.

Jeśli pracodawca rejestruje i archiwizuje nagrania monitoringu powinien liczyć się z dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych. Pracodawca powinien w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieupoważnioną, przetwarzaniem danych oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto administrator danych, którym w tym przypadku jest pracodawca powinien zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi.

Lokalizacja przez GPS, kartę SIM

Geolokalizacja pracowników oznacza możliwość określenia położenia geograficznego danej osoby przy użyciu odbiornika GPS lub za pomocą monitorowania karty SIM w telefonie komórkowym lub innych sprzęcie elektronicznym.

Najczęściej tę metodą monitorowania stosują pracodawcy zatrudniający pracowników mobilnych, np. przedstawicieli handlowych, kierowców.

Pracodawca może stosować monitorowanie pracowników przy pomocy geolokalizacji ale musi bezwzględnie poinformować pracowników o stosowaniu takiej metody monitorowania.

Zgoda pracownika na zainstalowanie systemu GPS nie jest potrzebna w przypadku, gdy wynika to z konieczności kontroli obowiązków pracowniczych w godzinach pracy. Pod warunkiem, że przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności pracownika. Oczywiście poza godzinami pracy pracownika, stosowanie tej metody monitoringu jest niedozwolone.

Monitorowanie rozmów telefonicznych

Pracodawca często oddaje do dyspozycji pracowników służbowy telefon komórkowy. W takim przypadku pracodawca powinien zastrzec, że użytkowanie telefonu służy wyłącznie do celów służbowych. Zatem pracownik nie może wykorzystywać telefonu służbowego do celów prywatnych.

Pracodawca jest właścicielem służbowego telefonu pracownika dlatego może monitorować użytkowanie telefonu poprzez analizę bilingów telefonicznych.

Pracodawca powinien precyzyjnie określić reguły użytkowania telefonu komórkowego w przepisach wewnątrzzakładowych.

Monitorowanie rozmów prywatnych pracownika jest niedopuszczalne! Podobnie jak podsłuchiwanie rozmów prywatnych nawet jeśli miałyby odbywać się w czasie pracy.

Monitorowanie komputera i poczty elektronicznej

Pracodawca jako właściciel urządzeń użytkowanych przez pracownika, ma prawo ich kontrolowania, np. poprzez stosowanie urządzeń szpiegowskich.

Uzasadnieniem stosowania monitoringu poczty elektronicznej czy przeglądarki internetowej jest potrzeba zapobiegania przekazywaniu ważnych informacji na zewnątrz zakładu pracy osobom nieuprawnionym. Również ma to na celu zapobieganiu zainfekowaniu komputera w związku z niewłaściwym użytkowaniem Internetu lub przechowania na komputerze treści niezgodnych z prawem.

Pracodawca powinien wyraźnie poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu komputerów, czy poczty elektronicznej oraz ustalić zasady ich użytkowania w celach służbowych.

Jeżeli pracodawca wyraźnie nie zakazał użytkowania poczty służbowej do wysyłania prywatnych wiadomości, to musi liczyć się z tym, że w skrzynce mogą znajdować się wiadomości prywatne. Pracodawca powinien wyraźnie zakomunikować i precyzyjnie określić zezwolenie na rozsądne korzystanie z Internetu przez pracowników.Pracodawca może zezwolić na korzystanie z Internetu w celach prywatnych podczas 20-minutowej przerwy lub w wymiarze nieprzekraczającym 30 minut w ciągu dnia roboczego.

Czy pracodawca może kontrolować pracowników przez monitoring biometryczny?

„Rozszerzenie zakresu zbieranych przez pracodawcę danych o pracownikach o dane biometryczne w postaci charakterystycznych punktów linii papilarnych przetworzonych na kod cyfrowy w celu rejestracji czasu pracy stanowi naruszenie zasady adekwatności. Przetwarzanie danych biometrycznych nie jest niezbędne dla osiągnięcia celu, jakim jest rejestracja czasu pracy. Czas pracy pracownika może być przez pracodawcę kontrolowany za pomocą innych środków, mniej ingerujących w prywatność osoby zatrudnionej zwłaszcza, jeśli dany program informatyczny obsługuje czytnik kart z kodem kreskowym jako alternatywną formę rejestracji czasu pracy” – czytamy w piśmie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Dane biometryczne to wizerunek osoby, zapis linii papilarnych palców, obraz tęczówki czy zapis głosu. Wykorzystanie przez pracodawcy tego rodzaju danych do kontroli musi być szczególnie uzasadnione. Np. w przypadku grona pracowników mających dostęp do bardzo ważnych informacji lub np. do skarbca bankowego.

Sankcje dla pracodawcy

Przekroczenie granic monitorowania pracowników wiąże się z odpowiedzialnością cywilnoprawną. Wówczas pracownik, którego prywatność lub tajemnica korespondencji została naruszona może domagać się naprawienia lub usunięcia skutków naruszenia, zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty określony kwoty.

Na pracodawcy może też ciążyć odpowiedzialność karna – grzywna lub kara pozbawienia wolności. Podsłuchiwanie pracowników może być uznane za przestępstwo.

Jeśli pracodawca nieprawidłowo pozyskuje lub przetwarza dane osobowe pracownika to grozi mu odpowiedzialność administracyjna lub karna. Pracodawca przetwarzający dane wrażliwe naraża się na karę grzywny, karę ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Aby uniknąć odpowiedzialności pracodawca powinien szczegółowo określić w przepisach wewnątrzzakładowych rodzaje stosowanego monitoringu, zasady przeprowadzania monitoringu, wskazać osoby odpowiedzialne za dokonywanie kontroli, konsultować swoje działania ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników a także zapoznać pracownika z zasadami obowiązującymi w tym zakresie w zakładzie pracy.

W sklepie Kadry w pigułce znajdziesz liczne pozycje, ułatwiające zrozumienie zawiłości prawa pracy, sprawdź sam!

Podstawa prawna:

– Konstytucja rzeczypospolitej polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.(dz.u.1997.78.483),

– Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 ),

– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dz.u.2014.1502),

– Pismo z dnia 15 grudnia 2009 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (DIS/DEC- 1261/46988/09).