Świadectwo pracy na nowych zasadach od 1 stycznia 2017 r.

Z dniem 1 stycznia 2017 uchylono Rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Zastąpiło je Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (poz. 2292). Zatem świadectwo pracy w obecnym brzmieniu funkcjonuje od 1 stycznia 2017r.

Nowe rozporządzenie – nowy wzór świadectwa pracy

Bardzo istotną zmianą z punktu widzenia zarówno pracodawcy, jak i pracownika, jest sama treść świadectwa pracy. Rozszerzono ją o katalog dodatkowych informacji, a także termin wydania świadectwa pracy. Przepisy uregulowały również kwestię wydawania świadectwa pracy innej osobie upoważnionej przez pracownika. Rozwiano wątpliwości dotyczące korzystania z usług jedynie Poczty Polskiej w zakresie dostarczenia świadectwa pracy oraz formy jego wydawania.

Powyższe zmiany, jak czytamy w uzasadnieniu projektu, mają na celu uzupełnienie treści świadectwa pracy o nowe uprawnienia rodzicielskie przysługujące pracownikom. Dostosowanie zasad wydawania świadectw pracy wynikających z art. 97 § 1 – § 1³ Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą a także doprecyzowanie przepisów budzących do tej pory istotne wątpliwości po stronie pracodawców.

Treść świadectwa pracy

W § 2 rozporządzenia wymieniono wszystkie informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych tak, aby pokrywały się one z załączonym wzorem świadectwa pracy.

Już w ust. 1 wzoru świadectwa pracy następuje pierwsza znacząca zmiana w treści świadectwa pracy, na którą należy zwrócić uwagę. Od 01.01.2017 pracodawca musi wykazać w treści świadectwa pracy nie tylko pierwsze imię pracownika, ale również drugie imię lub więcej imion, jeśli pracownik takie posiada. Cudzoziemcy bardzo często posiadają więcej niż jedno imię, w takim przypadku należy wykazać wszystkie imiona pracownika w treści świadectwa pracy.

Okres zatrudnienia zastąpiono liczbą mnogą – okresami zatrudnienia. Dodatkowo powinny zawierać informację na temat wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika we wskazanych okresach zatrudnienia.

Zajmowane stanowiska i pełnione funkcje wykazywane w ust. 2 wzoru świadectwa pracy rozszerzono o rodzaj wykonywanej pracy w stosunku do poprzednio funkcjonującego wzoru świadectwa pracy:

Kolejną istotną zmianą w treści świadectwa pracy jest usunięcie ust. 3 litery c, czyli szczególnych przypadków rozwiązania stosunku pracy.

Instrukcja wypełniania świadectwa pracy

Zgodnie z instrukcją wypełniania świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ustawodawca wskazuje na możliwe tryby rozwiązania stosunku pracy określone w Kodeksie pracy, w:

1. 23(1) § 4 lub § 5 – związane z przejściem zakładu pracy, § 4 – gdy pracownik za 7 dniowym uprzedzeniem rozwiązuje stosunek pracy, § 5 – w razie odmowy przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy i płacy,
2. 30 § 1 – rozwiązanie na mocy porozumienia stron; przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu wypowiedzenia; z upływem czasu, na który była zawarta,
3. 48 § 2 – pracownik, który przed przywróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za trzydniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy,
4. 68 ³ – jeżeli pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą i obowiązuje go trzymiesięczny okres wypowiedzenia, może on rozwiązać ten stosunek za jednomiesięcznym wypowiedzeniem,
5. 201 § 2 – w przypadku, gdy lekarz orzeknie, że dana praca zagraża młodocianemu, a pracodawca nie zmieni rodzaju wykonywanej przez niego pracy, umowa o pracę rozwiązuje się niezwłocznie a pracodawca jest zobowiązany wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia,

lub w przepisach odrębnych.

Inne przepisy dotyczące świadectwa pracy

Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 30 § 1 Kodeksu pracy:

– za wypowiedzenie lub bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie,

– bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje art. 52 (rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika) albo art. 53 (rozwiązanie bez wypowiedzenia bez winy pracownika) albo art. 55 (rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracownika) Kodeksu pracy,

– na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2016 r. poz. 1474).

Jeśli chcesz poznać więcej przepisów dotyczących prawa pracy, sprawdź bestsellerową książkę dla przedsiębiorców, menadżerów i pracowników działu HR – Prawo pracy. First minute. To prawdziwa encyklopedia wiedzy praktycznej!

Świadectwo pracy a informacje o urlopy związane z rodzicielstwem

Treść świadectwa pracy rozszerzono o informację na temat ewentualnie wykorzystanego przez pracownika-ojca urlopu ojcowskiego. Od dnia 02 stycznia 2016 r. pracownik – ojciec może wykorzystać urlop ojcowski w 2 częściach. Czyli w wymiarze 14 dni kalendarzowych do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia. Albo do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka. Nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7 roku życia. Natomiast w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10 roku życia. Kolejny pracodawca musi posiadać informację, czy pracownik wciąż może skorzystać z uprawnienia jakim jest urlop ojcowski.

Treść świadectwa pracy uzupełniono również o informację na temat ewentualnie wykorzystanego urlopu rodzicielskiego. Urlop ten można wykorzystać w 4 częściach. Natomiast od 02 stycznia 2016 r. urlop rodzicielski w wymiarze 16 tygodni można udzielić w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu. Lub nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystanym zasiłku macierzyńskim za okres odpowiadający części tego urlopu. Nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Podobnie jak w przypadku urlopu ojcowskiego, kolejny pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tego urlopu. Pozwala to ustalić, czy pracownik ma jeszcze prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego na dane dziecko. Czy już wyczerpał prawo do tego urlopu.

Uwaga!

Pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy. Pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając jego imię i nazwisko. W przypadku, gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski.

Urlop wychowawczy – świadectwo pracy

Podobnie będzie w przypadku urlopu wychowawczego. Pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, wskazując imię i nazwisko dziecka. Oczywiście w przypadku, gdy pracownik – rodzic wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy.

Urlop wychowawczy może być udzielony na podstawie art. 186 § 2 (wymiar urlopu wynosi do 36 miesięcy). Albo na podstawie § 3 (w przypadku niepełnosprawności dziecka niezależnie od 36 miesięcy urlopu wychowawczego, pracownikowi przysługuje dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy) Kodeksu pracy. Może być udzielony maksymalnie w 5 częściach, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 6 roku życia.

Ochrona stosunku pracy a świadectwo pracy

Kolejnym istotnym elementem treści świadectwa pracy jest informacja o okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy. Mowa o niej w art. 186 ⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Z przepisu tego wynika, że pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem w okresie od dnia złożenia przez niego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy. Nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Pod warunkiem, że jest pracownikiem uprawnionym do skorzystania z urlopu wychowawczego. To oznacza, że musi legitymować się co najmniej 6 miesięcznym stażem pracy i być rodzicem dziecka do lat 6. Lub do lat 18 w przypadku dziecka niepełnosprawnego.

Kolejny pracodawca musi wiedzieć, czy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, wciąż podlega szczególnej ochronie przez zwolnieniem. Zwłaszcza, gdy chciałby skorzystać z uprawnienia do pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy.

Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy zostało rozszerzone o informację o ilości godzin wykorzystanego zwolnienia. W przypadku, w którym pracownik zdecydował o jego wykorzystaniu w godzinach.

Od 02 stycznia 2016r. pracownik może skorzystać z dwóch dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14.

Kto podpisuje świadectwo pracy

Świadectwo pracy może być podpisane przez następujące osoby:

– pracodawcę,

– osobę reprezentującą pracodawcę,

– osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Co ciekawe, od 01 stycznia 2017 r. wystarczający jest podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę. Albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. Nie ma już konieczności przystawiania stosownej pieczęci.

W poprzednim stanie prawnym zgodnie ze wzorem świadectwa pracy:

Obecnie:

Świadectwo pracy – zasady wydania

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika.
Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Doprecyzowano w jaki sposób upoważnienie może zostać dostarczone. W poprzednim stanie prawnym pojęcie „na piśmie” powodowało wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Ponadto treść rozporządzenia została ujednolicona względem przepisów Ustawy – Kodeks pracy w wersji z dnia 01.01.2017 r. dotyczących terminu wydawania świadectwa pracy.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca musi wydać świadectwo pracy niezwłocznie. Pracodawca nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Ustawodawca doprecyzował w rozporządzeniu pojęcie „niezwłocznego” wydania świadectwa pracy – czyli w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Z przyczyn obiektywnie uzasadnionych wydanie tego dokumentu pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe. Pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez nią upoważnionej. Robi to za pośrednictwem operatora pocztowego.

Uwaga!

Zastąpiono poprzednią regulację sugerującą korzystanie jedynie z usług Poczty Polskiej, na możliwość skorzystania z pośrednictwa dowolnego operatora pocztowego.

Nastąpiło nawiązanie z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik składa go w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek można złożyć w każdym czasie. Może on dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia. Może również dotyczyć wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Uwaga!

Pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o wydanie świadectwa pracy. Pracodawca musi wydać pracownikowi ten dokument w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wydanie świadectwa pracy w razie śmierci pracownika

W § 5 rozporządzenia uregulowano kwestię wydawania świadectwa pracy w razie śmierci pracownika. Doprecyzowano w nim jaki kręg osób ma prawo wystąpić o wydanie świadectwa pracy. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Uzupełnienie treści świadectwa pracy

Przepisy nowego rozporządzenia powielają w znacznej mierze przepisy, które obowiązywały do 31.12.2016 w kwestii sposobu i trybu prostowania i uzupełniania świadectwa pracy.

Doprecyzowano jednak w jakim terminie pracownik ma obowiązek na wezwanie pracodawcy złożyć świadectwo pracy w celu jego uzupełnienia.

Doprecyzowano również termin na uzupełnienie świadectwa pracy o informacje o wydanym prawomocnym orzeczeniu sądu pracy stwierdzającym przywrócenie pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania ze względu na niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Uwaga!

W przypadku wystawienia nowego świadectwa pracy w związku z koniecznością jego sprostowania, lub w razie konieczności wystawienia nowego świadectwa pracy zawierającego informację o rozwiązaniu umowę o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Pracodawca wskazuje w świadectwie pracy datę, w której wystawiono to świadectwo.

Przepisy przejściowe

Pracodawca przygotowujący świadectwo pracy do dnia 31.12.2016 r. musiał przygotować je zgodnie z przepisami poprzednio obowiązującego rozporządzenia. Pracodawca przygotowujący świadectwo pracy po 01.01.2017 r. ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy zgodne ze wzorem świadectwa pracy wykazanego w rozporządzeniu z dnia 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Zgodnie z Ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, w art. 22 znajdujemy przepisy przejściowe, na które warto zwrócić uwagę.

Jeżeli w dniu wejścia w życie ustawy nie upłynął 24 miesięczny termin na wydanie świadectwa pracy za przepracowany czas na podstawie umowy na okres próbny lub na czas określony, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone okresy zatrudnienia, za które jeszcze nie wydano świadectwa pracy, ale w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Czyli pracodawcy mają czas do 30.06.2017 r.

Natomiast jeśli pracownik zażąda wydania świadectwa pracy za zakończone okresy pracy przed upływem tego 6 miesięcznego terminu. Pracodawca musi wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

Przykład dotyczący świadectwa pracy

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny od 01.01.2015 r. do 31.03.2015 r. Następnie zatrudniono go na podstawie umowy na czas określony od 01.04.2015 r. do 31.06.2016 r. Ponownie od 01.07.2016 r. został zatrudniony na podstawie kolejnej umowy na czas określony do dnia 31.12.2017 r.

Zgodnie z ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectw pracy za przepracowany okres na podstawie umowy na okres próbny i na czas określony od 01.04.2015 do 31.06.2016 w terminie do 30.06.2017 r. Pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał już wcześniej wspomnianych dokumentów. Jeśli umowa zawarta do 31.12.2017 będzie ostatnią umową łączącą stosunkiem prawnym pracownika i pracodawcę to pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie. Czyli w dniu rozwiązania umowy o pracę. Jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę nie będzie możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu będzie zobowiązany przesłać pracownikowi świadectwo pracy za pośrednictwem operatora pocztowego.

Podstawa prawna:

– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12)

– Ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U.2016.2255 z dnia 2016.12.30)

– Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U.2016.2292 z dnia 2016.12.30)

– Utraciło moc Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. (Dz.U.1996.60.282 z dnia 1996.05.30)