Regulamin zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów to kolejny dokument, który w niedługim czasie będzie musiał obowiązywać w zakładzie pracy. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości określana jest angielskim wyrażeniem „whistleblower”, natomiast polskim odpowiednikiem tego słowa jest sygnalista. Za sprawą dyrektywy 2019/1937 szczególnego znaczenia nabiera rola osób, które zgłaszają nieprawidłowości. Celem dyrektywy jest poprawa egzekwowania prawa poprzez ustanowienie minimalnej ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa.

Pobierz darmowy e-book, który powstał we współpracy z Jobel.pro!

Z treści e-booka dowiesz się:

• Na czym polega sygnalizowanie nieprawidłowości (z ang. whistleblowing)?
• Jakie obowiązki ma pracodawca w związku ze zgłaszaniem naruszeń?
• Na czym polega komunikowanie zasad i procedur zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów?
• Ujawnienie informacji czy skarga?
• Czy istnieje standardowa polityka zgłaszania naruszeń?
• Na czym promowanie polityki zgłaszania naruszeń?
• W jaki sposób może wyglądać postępowanie związane ze zgłaszaniem naruszeń?

Pobierz wzór wewnętrznego zgłoszenia dla sygnalisty

Przygotuj się na nadchodzące przepisy, zgodnie z którymi podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wymaga konsultacji i określa, m.in:

• sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Nie czekaj i pobierz:

Wzór Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych określający procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa.

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie w 2024 r. Rodzi wiele pytań po stronie praktyków prawa pracy i samych pracodawców. Artykuł zawiera odpowiedzi na niektóre z nich.

1. Kiedy wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie dnia 25 września 2024 r.

Wyjątek stanowią przepisy: art. 5 ust. 4, art. 25 ust. 1 pkt 8 oraz przepisów rozdziału 4, które wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 25 grudnia 2024 r.

2. Czy biorąc pod uwagę przepisy ustawy, w liczbie 50 osób pozostających w zatrudnieniu osoby należy uwzględnić osoby wykonujące umowę zlecenie?

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Tym samym w liczbie osób zatrudnionych należy uwzględnić także zleceniobiorców.

3. Czy spółka z o.o. zatrudniająca 30 pracowników i 21 zleceniobiorców ma obowiązek posiadania sygnalisty?

Zgodnie z przyjętymi przepisami ustawy o sygnalistach, sygnalista nie jest powoływany. Sygnalistą może zostać każda z osób wskazanych w ustawie. 
Zgodnie z art. 23 u.o.s., przepisy dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

4. Czy na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów dopuszczalny jest wyłącznie outsourcing przyjmowania zgłoszeń czy również rozpatrywania?

Outsourcing rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych także jest dopuszczalny, na zasadach określonych umową zawartą z podmiotem świadczącym taką usługę. Każdorazowo to przedsiębiorca będzie ponosił odpowiedzialność za prawidłowość przeprowadzenia takiego procesu.

Podmiot prawny ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot prawny jest również administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Może on upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę wskazują w przepisach ustawy do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

5. Jaka odpowiedzialność grozi za działanie wbrew przepisom ustawy o ochronie sygnalistów?

Zwracamy uwagę na wprowadzenie sankcji karnych, nawet kary pozbawienia wolności za niestosowanie się do przepisów Ustawy. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.