Refundacja okularów korekcyjnych przez pracodawcę

Pracownicy otrzymują od swojego pracodawcy różnego rodzaju świadczenia, m.in. okulary korygujące wzrok. Kwestie związane z koniecznością zapewnienia przez pracodawców okularów korygujących wzrok zostały uregulowane przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przekonaj się, kiedy refundacja okularów korekcyjnych jest obowiązkowa dla pracodawcy.

Pracownicy, którzy wykonują pracę na podstawie stosunku pracy mogą skorzystać z wielu uprawnień. Uprawnianie przysługują im nie tylko na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Refundacja okularów korekcyjnych

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok, które są konieczne przy wykonywaniu pracy zgodnie z zaleceniem lekarza. Jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania.

Zapewnienie okularów korygujących wzrok może oznaczać wręczenie pracownikowi okularów w formie rzeczowej. Może się odbyć również jako zapłata za okulary lub zwrot poniesionych kosztów.

Definicja pracownika

Pracownikiem, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast pracownikiem w rozumieniu wspomnianego rozporządzenia, jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Ponadto, zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy, pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy, osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy. Przepis ten może stanowić podstawę do zapewnienia okularów również osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenie.

Procedura

Pracownik użytkuje monitor ekranowy w pracy przez co najmniej połowę dobowej normy czasu pracy. W takiej sytuacji powinien on otrzymać od pracodawcy skierowanie do wykonywania badań profilaktycznych. Jeśli wyniki badań profilaktycznych wykażą potrzebę stosowania okularów, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy:

– zalecenie lekarza,

– fakturę, (która może być wystawiona na pracownika),

– wniosek o dofinansowanie poniesionych kosztów na zakup okularów korygujących wzrok.

Przez monitor ekranowy należy rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić „okulary korekcyjne” osobom pracującym przy monitorach ekranowych niezależnie od rodzaju komputera. Czyli może to być nawet praca wykonywana na laptopie lub notebooku.

Profilaktyczna opieka zdrowotna

Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy, w skład profilaktycznej opieki zdrowotnej wchodzą badania wstępne, okresowe i kontrolne. Badania te przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę w terminach wskazanych przepisami prawa. Pracownik nie może domagać się wcześniejszego skierowania na badania niż określają to przepisy. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracownik zgłasza niemożność wykonywania pracy ze względu na podejrzenie szkodliwego wpływu na jego zdrowie. Przy tym, wnioskuje o przeniesienie na inne stanowisko. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania profilaktyczne.

Regulamin

Przepisy rozporządzenia nie określają limitu dofinansowania okularów korygujących wzrok czy też częstotliwości dofinansowania tego świadczenia. Refundacja okularów korekcyjnych powinna być opisana w odpowiednim dokumencie.

Pracodawca reguluje w odpowiednim akcie wewnątrzzakładowym, np. regulaminie lub zarządzeniu kwestie związane z dofinansowaniem okularów korygujących wzrok. Procedura dofinansowania powinna być przejrzysta dla pracowników.

Pracodawca może uregulować kwestie dofinansowania okularów korygujących wzrok również w przypadku pracownika znajdującego się w okresie wypowiedzenia. Warto wyznaczyć termin na przedstawienie faktury i termin zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.

Zwolnienie z podatku i składek

Na mocy ustawy o Podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Kwota refundacji korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i „oskładkowania”. Pod warunkiem, że stanowi dofinansowanie pracownikowi zakupu okularów, oraz została udokumentowana zaleceniem lekarskim. Musi pokrywać się również z fakturą wystawioną po zakupie okularów.

Pracodawca może zapewnić okulary każdemu Pracownikowi. Na przykład: pracownikom wykonującym pracę na świeżym powietrzu, może zakupić okulary przeciwsłoneczne. Świadczenie to jednak nie będzie zwolnione z podatku i składek, ponieważ nie mieści się w definicji okularów korygujących wzrok. Korzystanie z tych okularów nie wiąże się z wykonywaniem pracy przy monitorze ekranowym.

Refundacja okularów korekcyjnych, a szkła kontaktowe

Pojęcie okularów korekcyjnych i szkieł kontaktowych to dwa różne pojęcia. Polskie przepisy prawa nie dają podstawy do tego, aby pracodawca miał obowiązek refundowania kosztów szkieł kontaktowych.

Kwestię tą regulują przepisy unijne, a dokładnie Dyrektywa Rady z 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Na jej podstawie pracownik powinien mieć zapewnione specjalne okulary lub szkła kontaktowe.

Jest to dyrektywa, a nie rozporządzenie unijne. Zatem nie ma podstaw prawnych aby uznać, że pracodawca ma obowiązek refundowania szkieł kontaktowych. Ponadto organy podatkowe mogą uznać, że refundowanie soczewek nie jest świadczeniem BHP. W takim przypadku nie można skorzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jednak jeśli lekarz stwierdzi, że pracownik powinien wykonywać pracę przy monitorze ekranowym w soczewkach, to pracodawca powinien je zrefundować. Podobnie będzie w przypadku okularów z tzw. „antyrefleksem”. Jeśli lekarz uzna, że pracownik potrzebuje okulary z powłoką antyrefleksyjną, mające służyć korygowaniu wzroku, to pracodawca powinien zrefundować takie okulary. Możliwość finansowania szkieł dopuszcza Minister Finansów.

Kobiety w ciąży

Pracodawca nie może zatrudniać kobiet w ciąży przy Pracy, która wymaga jej wykonywania przy monitorze ekranowym powyżej połowy dobowej normy czasu pracy. Jeśli nie ma możliwości przeniesienia pracownicy do innej pracy, to pracodawca powinien zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy. Zachowuje ona prawo do wynagrodzenia.

.Uwaga! Przepis obowiązywał do 30.04.2017

Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią są jasne. W załączniku do tego rozporządzenia wskazują, że pracą związaną z nadmiernym wysiłkiem fizycznym dla kobiet w ciąży jest praca na stanowiskach z monitorami ekranowymi. Przy łącznym czasie przekraczającym 8 godzin na dobę, przy czym czas spędzony przy obsłudze monitora ekranowego nie może jednorazowo przekraczać 50 minut. Po tym czasie następuje co najmniej 10 minutowa przerwa wliczana do czasu pracy.

Refundacja okularów korygujących i dodatkowe uprawnienia

Zapewnienie okularów korygujących wzrok to nie jedyne uprawnienie dla pracowników wykonujących pracę przy monitorze ekranowym.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić:

– łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nie obciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała, przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego lub

– co najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

PODSTAWA PRAWNA:

– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2014.1502),

– Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2012.361),

– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe,

– Dyrektywa Rady z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z Urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 87/391/EWG) (Dz.U.UE.L.1990.156.14 z dnia 1990.06.21),

– Pismo z dnia 16 marca 2011 r., Ministerstwo Finansów (DD3/033/30/CRS/11/95).