Przejście na paradygmat cyfrowego HR

Rynek pracy nieustannie się zmienia (o tym jakie czynniki wpływają na rynek pracy informowałam w pierwszym odcinku podcastu). Życie po pandemii sprawiło, że potrzeba elastyczności pojawiła się również w obszarze szeroko pojętego zatrudnienia. Stąd na stałe wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów dotyczących pracy zdalnej. Ale różne formuły elastycznego zatrudnienia to jedno, a modele elastycznego zatrudnienia to drugie. Rośnie zapotrzebowanie na elastyczne modele zatrudnienia i jego obsługę w tym, w obszarze wynagrodzeń. Do tego do świata HR wkraczają rozwiązania technologiczne, które obejmują oprogramowanie, platformy cyfrowe, narzędzia i technologie oparte na chmurze, które bezpiecznie przechowują dane, automatyzują codzienne procesy i zapewniają narzędzia analityczne do podejmowania bardziej strategicznych decyzji. Cyfrowe platformy HR zarządzają kluczowymi funkcjami HR, takimi jak płace, świadczenia, rekrutacja, adaptacja, zarządzanie wydajnością i komunikacja z pracownikami. Automatyzacja tych procesów pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Zmniejsza również możliwość wystąpienia błędu ludzkiego poprzez ograniczenie odpowiedzialności i zapobieganie kosztownym błędom.

Znamy różne elastyczne formy zatrudnienia do których zalicza się np. umowy cywilnoprawne, umowy okresowe, praca w niepełnym wymiarze godzin, praca zdalna. Czym jest w takim razie model zatrudnienia?

Model zatrudnienia

Większość osób świadczących pracę w ramach zatrudnienia pracowniczego podlega modelowi powszechnemu. Jest on wyznaczany przepisami Kodeksu pracy i innych ogólnie obowiązujących ustaw. Zarówno powszechny model zatrudniania, jak i odrębne modele mają autonomiczny charakter. 

Jednym z modeli elastycznego zatrudnienia, który może zainteresować wielu przedsiębiorców jest model realnie funkcjonujący z przykładu z życia wziętego:

Pewna firma z Krakowa w związku ze specyfiką prowadzonej działalności zatrudnia w większości samych studentów; osoby do 26 roku życia, które preferują pracę godzinową, nierzadko wynagradzaną stawką godzinową. Osoby te bardzo cenią sobie elastyczność swobodnego wyboru zmian, liczby godzin i czasu pracy. Prowadzenie takiej działalności wiąże się jednak z dużą rotacją. Tempo zmian powoduje, że przepływ informacji związany z wymogami formalnymi zatrudnienia pozostawia dużo do życzenia. Pracodawca mówiąc wprost – nie nadąża za zmianami  personalnymi. Ponadto konieczność skupienia się na biznesie nie pozwala mu na sprawne wywiązywanie się z formalności związanych z zatrudnianiem pracowników co może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową przeciwko prawom pracownika. I co dalej? 

Zmiana listy płac na jedną fakturę

Rzeczywistość wielu pracodawców wygląda dokładnie tak jak w opisanym przypadku. Udało się wypracować model zatrudnienia, który absolutnie wspiera przedsiębiorcę w obszarze omawianych wyzwań. Model ten polega na bardzo prostej zamianie, zamianie listy płac na jedną fakturę w miesiącu. W związku z tym, że przedsiębiorcy mają już swoich pracowników (zleceniobiorców), jednak cała obsługa administracyjna, obowiązki związane z zatrudnieniem, konieczność prowadzenia rozbudowanej dokumentacji w celu poprawnej wypłaty wynagrodzenia sprawia, że przedsiębiorca nie może skoncentrować się na  tym co jest dla niego najważniejsze czyli na prowadzeniu i rozwijaniu swojego biznesu, aby m.in. móc terminowo wypłacać pracownikom należne im wynagrodzenie ma możliwość skorzystania z prostego narzędzia – platformy Jobel.pro.

Wystarczy, że zatrudniający wpisze dane pracownika do bazy platformy Jobel.pro, założy mu grafik, ustali wysokość wynagrodzenia i zapłaci 5% marży, czyli od przykładowej kwoty 31 zł za godzinę wynagrodzenia de facto poniesie koszt w wysokości 31,50 zł.  Platforma jest w pełni zautomatyzowana w związku z czym, po wprowadzeniu pracownika do systemu, zostaje on poinformowany o możliwości rozpoczęcia pracy. Dokumentacja pracownicza jest podpisywana elektronicznie za pośrednictwem Autenti.  Zatrudniający jest zobowiązany jedynie do potwierdzenia faktu przybycia pracownika do pracy choć i to może być znacznie ułatwione poprzez zamontowanie dostarczonego przez nas rejestratora czasu pracy, dzięki któremu pracownicy za pośrednictwem aplikacji odnotowują godziny pracy. Na koniec miesiąca, przedsiębiorca otrzymuje jedną fakturę. 

Uniwersalny i elastyczny model

To rozwiązanie, dzięki któremu pracodawca z przykładu odetchnął z ulgą i może skupić się tylko i wyłącznie na rozwijaniu firmy, czy jest możliwy do wdrożenia niezależnie od branży i liczby zatrudnienia?

Oczywiście. Mówimy o elastycznym modelu, co oznacza również możliwość zindywidualizowania oferty na potrzeby klienta niezależnie od branży i zapotrzebowania na pracowników. Część pracodawców korzysta z agencji pracy tymczasowej zaspokajając tym samym np. sezonowe fluktuacje. W obliczu trudności z dostępnością pracowników, decydują się na zatrudnienie pracowników tymczasowych. Platforma Jobel.pro pozwala na szybką komunikację z agencją lub agencjami pracy i złożeniem zapotrzebowania na pracowników albo samodzielny wybór kandydatów do pracy. Inni przedsiębiorcy, tak jak w naszym przykładzie, mają już swoich pracowników, których wystarczy dodać do platformy i można zapomnieć o wszystkich formalno-prawnych obowiązkach związanych z zatrudnieniem. 

Umożliwiamy klientom wybranie konkretnych osób do pracy. Co ważne, dzięki dostępowi do platformy zarówno agencja pracy jak i pracodawca użytkownik nie muszą samodzielnie kontrolować limitów wykonywania pracy tymczasowej, a platforma stanowi narzędzie do rejestrowania 

Pamiętajmy, że zarówno agencja pracy jak i pracodawca użytkownik ponoszą odpowiedzialność wykroczeniową powierzając mu wykonywanie pracy z naruszeniem limitów wykonywania pracy tymczasowej. Pracodawca użytkownik dodatkowo ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników. Wszystkie wykroczenia przewidziane w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych mają być zagrożone karą grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000 zł.

Nowy model zatrudnienia w praktyce

Z powyższego wniosek, że proces polega na tym, że jestem klientem i potrzebuję pracownika mam alternatywę taką: szukam ludzi w Internecie albo na platformie; na platformie szukam kandydata do pracy; jedyne co trzeba zrobić to przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną albo nawet nie; kandydat do pracy otrzymuje informację z agencji pracy o możliwości podjęcia zatrudnienia, umowę i wszystkie formalności załatwiane są za pośrednictwem technologii, podpisu elektronicznego.

Kandydat otrzymuje natychmiastowy dostęp do aplikacji dzięki, której pracodawca udostępnia mu grafiku i dostęp wynagrodzenia, a także umożliwia samodzielną rejestrację czasu pracy, czy wypłatę części wynagrodzenia w dowolnym momencie. 

W każdej chwili pracownik może sprawdzić zaplanowany grafik i stan potwierdzonych obecności. Pracownik rejestruje swój czas pracy z poziomu swojego telefonu, bez konieczności poszukiwania kierownika ze skanerem RCP. Samodzielnie wypłaca część swojego wynagrodzenia jeszcze przed zakończeniem zmiany. Aplikacja umożliwia Użytkownikom dostęp do danych administrowanych przez firmę ich zatrudniającą, lub tę w której realizują oni swoją pracę. To Udostępniający decyduje o tym kto otrzymuje dostęp i jaki jest poziom tego dostępu.

Okazuje się, że model wypłaty umożliwiający wypłatę przez pracownika wynagrodzenia w czasie rzeczywistym, już nawet po minucie pracy skutecznie i pozytywnie wpływa na zmianę świadomości zatrudnienia na podstawie minimalnej stawki godzinowej. Ludzie są gotowi pracować za niższe pieniądze z prostej przyczyny –  mają do nich dostęp w czasie rzeczywistym. To jest argument, który potwierdza skuteczność realizowania skutecznych kampanii rekrutacyjnych na podstawowe stanowiska. Z punktu widzenia przedsiębiorców, każda forma dbania o dobrostan swoich pracowników sprawia, że pracownicy czują się znacznie bardziej zmotywowani, a zarówno ich zaangażowanie, jak i produktywność rosną. Aby to osiągnąć, można zaoferować pracownikom elastyczne wynagrodzenie, czyli formułę wynagrodzenia, która jest coraz częściej pożądana, biorąc pod uwagę, że kryzys gospodarczy zamyka drzwi do podwyżek płac, a nowe przepisy tzw. ustawy antylichwiarskiej zmieniły zasady udzielania pożyczek pozabankowych.

Pożyczka i outsourcing? Przecież to już znamy

Powiem szczerze, że sama chętnie skorzystałabym z takiego narzędzia będąc osobą zatrudnioną w ramach umowy o pracę albo bez konieczności czekania na zapłatę faktury. Można usłyszeć głosy sugerujące, że taka forma wypłaty wynagrodzenia to zwyczajna pożyczka pracownicza. Do tego przychodzi mi na myśl outsourcing, czyli przekazanie zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej. Czym zatem różni się jobel.pro i aplikacja do samodzielnej wypłaty od outsourcingu i pożyczki pracowniczej?

Istnieją dwa modele wypłaty wynagrodzenia w czasie rzeczywistym. Wykorzystywane są modele pożyczkowe, tzw. wypłaty na życzenie, na wniosek pracownika albo takie jak “wypłatateraz”, czyli zleceniobiorcy mają możliwość wypłaty części wynagrodzenia już po minucie świadczonej pracy, ze środków finansowych zapewnianych przez zewnętrznego partnera platformy. W modelu wypłatyteraz mamy do czynienia ze standardową listą płac, która dzięki zaprojektowaniu zgodnego z przepisami systemowi w aplikacji – automatycznie ją generuje każdorazowo gdy pracownik zdecyduje się na wcześniejszą wypłatę. Pracodawca płaci tylko jedną, zbiorczą fakturę na koniec miesiąca.
Proces naliczania i wypłacania wynagrodzenia odbywa się automatycznie, nie są konieczne angażujące procedury. Pracownik nie musi składać wniosków do księgowości i czekać na ich rozpatrzenie – korzysta z intuicyjnej, łatwej w obsłudze aplikacji. Nie ma potrzeby rozliczania wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę w jego własnym systemie, wypłaca je partner, a pracodawca otrzymuje na koniec miesiąca zbiorczą fakturę za obsługę, a wszystkie wypłaty są od razu rozliczane w systemie księgowym. Platformę bez problemu można zintegrować z wykorzystywanymi już w organizacji systemami kadrowo-płacowymi.

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przejęciu realizacji zadań kadrowo-płacowych przez outsourcera, na rzecz zleceniodawcy. Z tego co wiem, żadna firma outsourcinga nie posiada systemu usprawniającego współpracy z agencjami pracy tymczasowej, nie dostarcza kandydatów do pracy, nie ma dostępu do aplikacji dla zleceniobiorców i do tego w dużej mierze wciąż posługuje się dokumentacją w wersji papierowej. Outsourcing kadrowo-płacowy to taki zewnętrzny dział kadr i płac. 

Opisany model biznesowy zatrudnienia to prosty proces, narzędzie do rejestracji czasu pracy wysyłane jest automatycznie do pracodawcy, aplikacja udostępniana jest użytkownikom. Rynek pracy tego nie ma, a agencje pracy wciąż bronią się przed zautomatyzowaniem procesów.
Takie rozwiązania pomagają przedsiębiorcom, oszczędzają ich czas i koszty. Wielu zatrudnionych dałoby dużo aby móc wypracować dodatkowe godziny po kodeksowych normach czasu pracy. Wystarczyłoby powiedzieć swoim pracownikom jedną rzecz: mamy ofertę dla osób, które chcą dodatkowo dopracować i że część wypracowanego wynagrodzenia mogą wypłacić niemalże od razu, w dogodnym dla siebie momencie. Skuteczne, proste, przyjemne. Ponadto dzięki takiemu rozwiązaniu, przedsiębiorca przestaje się wstydzić, że korzysta z pracy tymczasowej, wręcz przeciwnie – chce mówić o tym głośno. Firmy chcą podkreślać otwartość na nowe technologie, automatyzację i zapewniać elastyczność. Mało tego, można przestać być specjalistą od wszystkiego. W prosty i tani sposób uwalniasz zasoby dzięki temu, że przekazujesz większość procesu związanego z zatrudnieniem pracowników tymczasowych firmie zewnętrznej. Mamy do czynienia z absolutnym uproszczeniem modelu.

Dodatkowa motywacja

Z tego co mówisz,  wynika, że pracownicy zyskają dostęp do aktualizowanej na bieżąco informacji na temat swojego wynagrodzenia. Pamiętajmy, że stres finansowy może wpływać na motywację i wydajność pracowników, a to bezpośrednio przekłada się to na koszty firmy dlatego nie ma co ryzykować i warto już dziś umówić się na rozmowę na temat możliwości wykorzystania myjobel.pro w firmie.

Ponadto aplikacja umożliwia zleceniobiorcy samodzielną, błyskawiczną wypłatę wypracowanego wynagrodzenia w czasie rzeczywistym, które w zależności od banku pracownika – co do zasady natychmiast trafia na konto bankowe zatrudnionego, zapewniając płynność oraz komfort finansowy, bez zbędnych formalności i wysokiego oprocentowania. Z zakulisowej rozmowy z Tobą wiem też, że ten nowy model wypłaty już funkcjonuje i to z powodzeniem. Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród użytkowników beFlexi wyraźnie wskazują, że dostęp do aplikacji myjobel.pro zmniejsza rotację wśród pracowników, wynagrodzenie zyskuje dodatkową motywacyjną moc, bo jest dostępne właśnie wtedy, gdy jest potrzebne!

Jak pokazują wyniki ankiety przeprowadzonej z pracownikami BeFlexi, korzystającymi z “wcześniejszej wypłaty wynagrodzenia” za pośrednictwem aplikacji myJobel.pro, dla 38,1 % możliwość wcześniejszej wypłaty wynagrodzenia jest ważnym, a dla 20,6% bardzo ważnym czynnikiem przy wyborze oferty pracy. Zdecydowana większość poleciłaby pracę z takim modelem wynagradzania swoim znajomym lub rodzinie. 

Wyniki badania sprawiają, że warto z uwagą przyjrzeć się efektom stosowania takiego rozwiązania. To bardzo ważne informacje dla przedsiębiorstw zmagających się z brakami kadrowymi, którzy oferując zatrudnienie przy wykorzystaniu, tzw. wypłaty na życzenie, realnie wpływają na zwiększenie zainteresowania kandydatów do pracy. Ankiety wśród pracowników przeprowadzone metodą pogłębionego wywiadu jednoznacznie wykazały, że dzięki dostępowi do “wypłaty teraz” pracownicy tymczasowi chętniej przychodzili do pracy, ich motywacja do pracy wzrosła, a dostępność do takiej formy wypłaty znacząco wpłynęła na wybór agencji pracy tymczasowej, dla której chciałby pracować.

Przyszłość rynku pracy

Czeka nas niemała rewolucja na rynku pracy. Osobiście wierzę, że to rozwiązanie jest odpowiedzią na rosnącą potrzebę elastyczności, dostępności do wynagrodzenia, szybkości komunikacji, usprawnienia procesów i realnego zmniejszenia kosztów.
Przejście na paradygmat cyfrowego HR pomaga organizacjom efektywniej i bardziej spójnie optymalizować zasoby ludzkie dzięki technologiom mobilnym, analitycznym i chmurowym.
Podsumowując,  platforma Jobel.pro oraz aplikacja myjobel.pro to wg mnie nowa generacja, pierwsza technologicznie usługa zamiany listy płac na jedną fakturę. Korzyści płynące z tego rozwiązania wykraczają daleko poza oszczędność kosztów i automatyzację. Zarządzanie zatrudnieniem jest łatwiejsze i co najważniejsze, pozwala nie tylko zoptymalizować procesy związane z zatrudnieniem ale także skutkuje lepszą zgodnością, bezpieczeństwem oraz błyskawicznymi wypłatami. Warto zainteresować się nowymi technologami, które nie tylko odciążają przedsiębiorców w zakresie obsługi pracowników ale również wpływają na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Podcast – kadr w pigułce

Ten podcast jest dla Ciebie❗️ Uważasz, że nie❓Czasem słyszę:
👉 nie znam się na prawie pracy
👉 temat prawa i rynku pracy nie jest dla mnie interesujący
👉 wolę słuchać podcastów z innego obszaru

Ten podcast jest dla Ciebie❗️Wiesz dlaczego❓
👉 jesteś uczestnikiem rynku pracy
👉 przepisy prawa pracy wpływają na decyzje strategiczne w firmach i oddziałują bezpośrednio na pracodawców i osoby wykonujące pracę
👉 nowe technologie są wśród nas, warto wiedzieć co w trawie piszczy, bo nigdy nie wiesz kiedy przyjdzie zoptymalizować i zautomatyzować procesy w organizacji
👉 wszyscy szukamy elastyczności w życiu prywatnym i zawodowym, rynek pracy dostarcza coraz to nowsze, bardziej elastyczne formy zatrudnienia
👉 szukasz pracowników, a może sam jesteś kandydatem do pracy co oznacza, że temat HR, prawa i rynku pracy nie jest Ci obcy 😎

Jeśli nie posłuchasz nie mów mi, że temat ten nie jest dla Ciebie❗️