OC biura rachunkowego a KSeF – czy Twoja polisa nadąża za zmianami?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko rewolucja technologiczna w obiegu dokumentów, ale przede wszystkim nowe wyzwania w obszarze odpowiedzialności cywilnej biur rachunkowych.

Wiele biur zadaje sobie pytanie: czy ubezpieczenie OC zawodowego chroni nas przed błędami związanymi z obsługą faktur ustrukturyzowanych? Odpowiedź zależy od tego, jakie czynności wykonujemy i jak skonstruowana jest nasza polisa.

Wystawianie faktur w KSeF a ochrona ubezpieczeniowa

Zgodnie z wykładnią przepisów, czynność wystawiania faktur (zarówno w systemie KSeF, jak i poza nim) nie jest uznawana za prowadzenie ksiąg rachunkowych. To kluczowe rozróżnienie dla ubezpieczycieli.

W konsekwencji, standardowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego może nie obejmować ochrony w przypadku błędów przy wystawianiu faktur w imieniu klienta. Jeśli Twoje biuro oferuje taką usługę, musisz zweryfikować zakres polisy.

Rozszerzenie ochrony w ramach Sekcji I

Dobrą wiadomością jest to, że obowiązkowe ubezpieczenie (Sekcja I) można i warto rozszerzyć o dodatkowe klauzule.

W ramach Sekcji I możliwe jest dokupienie rozszerzeń obejmujących specyficzne ryzyka: Wystawianie faktur (w tym KSeF): Dodatkowa ochrona za błędy przy generowaniu dokumentów w imieniu klienta.
Kadry i płace: Dodatkowa ochrona dla biur obsługujących obszar pracowniczy (tzw. ochrona dla kadrowych).

Pobieranie faktur z KSeF – czy to bezpieczne?

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pobierania faktur z systemu. Ma to charakter czynności techniczno-administracyjnej. Jeśli obowiązek ten wynika z umowy zawartej z klientem, odpowiedzialność za uchybienia (np. pominięcie faktury przy księgowaniu) jest objęta ochroną w ramach Sekcji II (prowadzenie ksiąg do celów podatkowych).
Analogicznie, ochrona w tym zakresie obejmuje również:

zagubienie dokumentów klienta (w formie cyfrowej lub papierowej),

niedotrzymanie ustawowych terminów.

Odpowiedzialność pracowników kadr i płac – jak się zabezpieczyć?

Częstym pytaniem w branży jest to, jak wygląda odpowiedzialność osób zatrudnionych w biurze na stanowiskach specjalistycznych.

Zasada 3-krotności wynagrodzenia

Zgodnie z Kodeksem pracy, za szkodę wyrządzoną nieumyślnie klientowi biura, pełną odpowiedzialność przed podmiotem zewnętrznym ponosi pracodawca (właściciel biura).

Pracownik odpowiada wobec pracodawcy jedynie do wysokości 3-krotności swojego miesięcznego wynagrodzenia.

Dobrowolne ubezpieczenie dla pracowników

Mimo ograniczonej odpowiedzialności kodeksowej, pracownicy kadr i płac (oraz księgowi) mogą ubezpieczyć się dobrowolnie. Takie ubezpieczenie:
Może stanowić dodatkową umowę do OC zawodowego biura.
Chroni pracownika przed roszczeniami regresowymi pracodawcy.
Zapewnia ochronę prawną w przypadku sporów.

Kompleksowa ochrona – Sekcje III, IV i V

Nowoczesne biuro rachunkowe w dobie KSeF powinno rozważyć pełną strukturę polisy, aby uniknąć luk w ochronie:
Sekcja III – ZUS: Obejmuje prowadzenie spraw pracowniczych, płace i ubezpieczenia społeczne.
Sekcja IV – Odpowiedzialność karno-skarbowa: Chroni przed osobistą odpowiedzialnością ubezpieczonego (np. właściciela lub głównej księgowej) wobec US i ZUS.
Sekcja V – Cyber i RODO: Kluczowa przy KSeF, obejmuje roszczenia i kary za naruszenie ochrony danych oraz skutki ataków hakerskich.

Podsumowanie dla właścicieli biur:

Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, przejrzyj swoje umowy ubezpieczeniowe. Upewnij się, że zakres czynności, które wykonujesz dla klientów (szczególnie wystawianie faktur), znajduje odzwierciedlenie w posiadanych rozszerzeniach.

Najważniejsze kwestie w pigułce

Jakie zmiany w ubezpieczeniu OC biura rachunkowego wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Wprowadzenie KSeF wymaga od biur rachunkowych dostosowania polis OC, aby zapewnić ochronę przed błędami związanymi z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.

Czy standardowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego chroni przed błędami w KSeF?

Standardowe ubezpieczenie OC może nie obejmować ochrony za błędy przy wystawianiu faktur w KSeF, dlatego warto zweryfikować zakres polisy.

Jakie rozszerzenia można dodać do obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego?

Można dokupić rozszerzenia obejmujące specyficzne ryzyka, takie jak wystawianie faktur w KSeF oraz ochrona dla kadrowych.

Jakie są zasady odpowiedzialności pracowników biura rachunkowego w kontekście KSeF?

Pracownicy odpowiadają wobec pracodawcy do wysokości 3-krotności swojego wynagrodzenia, co oznacza ograniczoną odpowiedzialność za błędy.

Jakie sekcje polisy OC biura rachunkowego są kluczowe w dobie KSeF?

Warto rozważyć pełną strukturę polisy, w tym Sekcje III, IV i V, które obejmują ZUS, odpowiedzialność karno-skarbową oraz ochronę danych osobowych.

Chcesz sprawdzić czy masz polisę dostosowaną do wymogów KSeF? Skontaktuj się ze mną!