Lista obecności 2019

LISTA OBECNOŚCI

Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.  Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

Obowiązujące przepisy nie określają, w jaki sposób pracownicy powinni potwierdzać fakt rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dlatego też pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

„Lista obecności” nie jest dokumentacją pracowniczą w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie wymienia „listy obecności” jako dokumentu, który wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

– akta osobowe pracownika,

– dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,

– dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

– karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

– karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i wykonywania pracy. Ta nowelizacja w przepisach prawa pracy wynika z potrzeby ułatwienia przeprowadzania kontroli inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie czasu pracy pracownika. Informacje dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pozwalają ustalić czy pracownikowi zapewniono 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek dobowy i 35-godzinny odpoczynek tygodniowy i czy nie dochodzi do łamania doby pracowniczej.

Mimo konieczności umieszczania dodatkowych informacji w tzw. karcie ewidencji czasu pracy dotyczących godzin rozpoczęcia i wykonywania pracy, pracodawca nadal obowiązany jest do stosowania przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Obowiązek potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy to dwa odrębne zagadnienia, które często są ze sobą mylone przez pracodawców.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 Kodeksu pracy). Natomiast to regulamin pracy lub umowa o pracę (gdy nie obowiązuje regulamin wynagradzania) powinny wskazywać na  przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe.

W związku z tym, że „papierowa lista obecności” czy też inny dokument (w tym elektroniczny) potwierdzający przybycie i obecność w pracy nie w chodzą w skład pojęcia dokumentacji pracowniczej, nie dotyczą ich nowe zasady okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii okresu przechowywania dokumentów potwierdzających przybycie i obecności w pracy, zatem uznaje się, że okres ten wynosi 3 lata, bowiem roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Dokument potwierdzający przybycie i obecność w pracy mogą stanowić dokument dowodowy w sporze między stronami stosunku pracy.

Lista obecności może stanowić zbiorczą listą wszystkich zatrudnionych pracowników zawierającą ich imiona i nazwiska. Lista obecności co do zasady służy jedynie do potwierdzania godziny przybycia i obecności w pracy, zatem na liście obecności powinna być odnotowana jedynie godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podpis pracownika. Nie ma konieczności prowadzenia indywidualnej listy obecności dla każdego pracownika.

W kolejnym artykule: Lista obecności a RODO

Już wkrótce: do pobrania ROCZNA KARTA EWIDENCJI CZASU PRACY

SUBSKRYBUJ MÓJ NEWSLETTER ABY OTRZYMYWAĆ INFORMACJE O NOWYCH TREŚCIACH NA BLOGU 🙂

TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:

Czy wiesz, że od 25 listopada 2018 na mocy art. 65 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, została znowelizowana ustawa Kodeks pracy? Ustawa określa m.in. warunki ustanowienia zarządu sukcesyjnego, zasady powołania zarządcy sukcesyjnego, zasady ogólne dotyczące wykonywania zarządu sukcesyjnego, stosunki między właścicielami przedsiębiorstwa w spadku a zarządcą sukcesyjnym a także prawa i obowiązki wykonywane przez zarządcę sukcesyjnego.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszam do przeczytania artykułu: ZARZĄD SUKCESYJNY

Podsumowanie zmian w Kodeksie pracy 2019: ZMIANY W KODEKSIE PRACY OD 01.01.2019

Do pobrania: ZAKŁADKA DO CZĘŚCI D AKT OSOBOWYCH ZAKŁADKA DO CZĘŚCI D