Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2019

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31.12.2018 na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Data publikacji artykułu: 29.11.2018
Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

NOWA CZĘŚĆ „D” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z projektem rozporządzenia, jedną ze zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie dodatkowej części do akt osobowych, tj. części D, która ma zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Z uwagi na specyfikę części D, projektodawca przewiduje w tym przypadku możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej, bądź np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Zgodnie bowiem z projektem rozporządzenia, dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Pisma dotyczące pierwszej kary przechowuje się w części D1, kolejne odpowiednio D2, D3 itd. Dokumenty w każdej części muszą być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane, a wykaz dokumentów musi dotyczyć każdej części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Przykład:
Na pracownika została nałożona kara porządkowa w postaci upomnienia. Odpis zawiadomienia o zastosowaniu kary został umieszczony w części D1 akt osobowych pracownika. Do części D1 trafiło również pismo pracownika dotyczące wniesienia sprzeciwu od kary upomnienia. Pracodawca poinformował pracownika o odrzuceniu sprzeciwu. To pismo również trafiło do części D1 akt osobowych pracownika. Po upływie 6 miesięcy od nałożenia na pracownika kary upomnienia, na pracownika została nałożona kara nagany. Cała dokumentacja związana z nałożeniem na pracownika kary nagany została umieszczona w części D2 jego akt osobowych.

CZEŚĆ „A” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z projektem rozporządzenia, w części A przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1, pkt 1, 1(1) i 1(2) Kodeksu pracy).
Gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów dotyczyć będzie oczywiście przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Art. 229. [Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie]
§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1(1), podlegają:
1)osoby przyjmowane do pracy;
(…)
§ 1(1). Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:
1)przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
2)przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.
§ 1(2). Przepis § 1(1) pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Projekt rozporządzenia nie zawiera katalogu dokumentów, które pracodawca miałby przechowywać w części A akt osobowych, ale w związku z wypracowaną praktyką wynikającą z przepisów obowiązujących do 31.12.2018, nadal w tej części będą przechowywane dokumenty potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie pracownika, takie jak: świadectwo lub świadectwa pracy, dyplom lub świadectwo ukończonej szkoły oraz dokument zawierający dane osobowe pracownika. Dokumentem tym może być kwestionariusz osobowy (jak to ma miejsce do 31.12.2018) lub po prostu oświadczenie w postaci kwestionariusza, które będzie zawierało dane osobowe, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na mocy art. 22(1) Kodeksu pracy. Można posługiwać się obowiązującymi do 31.12.2018 pomocniczymi wzorami kwestionariuszy, dostosowując je jednak do nowych przepisów. Natomiast po wejściu w życie zmian, zamieszczonych w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, ww. dokumenty lub oświadczenia będą obejmowały dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, których katalog zostanie zmodyfikowany na mocy tej ustawy (projektowany art. 22(1) – 22(1b)).

Art. 4. W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629) wprowadza się następujące zmiany:
1) art. 22(1) otrzymuje brzmienie:
„Art. 22(1). § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”;

Projektodawca wyraźnie wskazuje, że w części A akt osobowych należy przechowywać nie tylko orzeczenia lekarskie, ale także skierowania na badania lekarskie w przypadku osób:
– przyjmowanych do pracy, (w takim przypadku konieczne jest wykonanie wstępnych badań lekarskich i przedłożenie do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie; pracodawca przechowuje również egzemplarz skierowania do wykonania tych badań lekarskich),
– przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; (komentarz: w takim przypadku nie ma konieczności kierowania pracownika do wykonania wstępnych badań lekarskich, a w części A akt osobowych, bez zmian, przechowuje się uprzednio uzyskane przez pracownika aktualne orzeczenie lekarskie i skierowanie do wykonania badań lekarskich),
– przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, (komentarz: w takim przypadku, pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich oraz skierowanie do wykonania tych badań),
– przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (komentarz: w takim przypadku pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony oraz skierowanie do wykonania tych badań).

Mając na względzie zasadę minimalizacji danych, zawartą w art. 5 ust. 1 lit c. rozporządzenia 2016/679, warto pamiętać, aby w aktach osobowych pracownika przechowywać kopie tych dokumentów, które będą istotne dla realizacji uprawnień lub obowiązków pracownika lub pracodawcy (np. kopie świadectwa pracy celem ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), a nie wszystkie (nie ma podstaw do gromadzenia np. kopii dowodu osobistego pracownika, tym bardziej, iż dochodzi w ten sposób do przetwarzania wizerunku pracownika).

CZĘŚĆ „B” AKT OSOBOWYCH

Część B ma zawierać (jak dotychczas) oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
– oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (komentarz: takie oświadczenia będą mogły mieć postać dotychczasowych, zaktualizowanych kwestionariuszy lub oświadczenia pracownika, w którym pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy),
– umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
– zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, (komentarz: przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazywania informacji na temat zakresu jego obowiązków na piśmie; pracodawca może poinformować pracownika o zakresie jego obowiązków na piśmie),
– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138), (komentarz: np. takie jak: pismo informujące o dodatku za uciążliwe warunki pracy; pismo informujące o dodatkowych uprawnieniach z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze),
Dodatkowo, zgodnie z projektem rozporządzenia, w części B akt osobowych mają się znaleźć dokumenty potwierdzające przekazanie pracownikowi informacji, których pracodawca jest obowiązany udzielić na mocy przepisów Kodeksu pracy, a także oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się z dokumentami, z którymi pracodawca powinien pracownika zapoznać.

W części B akt osobowych ma się znaleźć:
– potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
– z treścią regulaminu pracy (art. 104(3) § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(4) § 3 Kodeksu pracy),
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
– potwierdzenie poinformowania pracownika:
– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 Kodeksu pracy),
– o warunkach zatrudnienia (art. 29(1) § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 Kodeksu pracy), (komentarz: w przypadku delegowania pracownika do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc),
– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),(komentarz: jeśli w zakładzie pracy jest zastosowany monitoring wizyjny lub monitoring poczty elektronicznej),
– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
– potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy).

Ponadto w części B akt osobowych mają się znaleźć:
– dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
– oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
– dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 Kodeksu pracy),
– dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
– dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
– dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
– dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182(1e) Kodeksu pracy),
– dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186(7) Kodeksu pracy),
– oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),
Art. 189(1). [Zakaz kumulacji uprawnień związanych z rodzicielstwem]
Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186(7) § 1 i art. 188 może korzystać jedno z nich.

– dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 Kodeksu pracy),
– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
+ wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), (komentarz: w przypadku pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe w trakcie zatrudnienia)
+ okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),
– umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101(1) § 1 Kodeksu pracy),
– wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151(7) § 6 Kodeksu pracy),
– dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
– dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Wskazany w projektowanym rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Nie jest to jednak katalog zamknięty, wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych.

W części C znajdą się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
– oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
– wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
– dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
– kopię wydanego świadectwa pracy,
– potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
– umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy),
– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

KOPIE POTWIERDZONE „ZA ZGODNOŚĆ Z PRZEDŁOŻONYM DOKUMENTEM”

Projektodawca doprecyzowuje kwestie gromadzenia dokumentacji w wersji papierowej, której odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, mają być poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę. Do tej pory kwestia poświadczania dokumentacji „za zgodność” nie była uregulowana.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, jak do tej pory – przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

PODCZĘŚCI AKT OSOBOWYCH

Nowością, w stosunku do przepisów obowiązujących do 31.12.2018 jest to, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części.
Przykładowe podczęści akt osobowych: część A1 – dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, część C1 – oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, część C2 – wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.).

Przykład:
Pracodawca przechowuje świadectwa pracy osoby ubiegającej się o zatrudnienie w części A akt osobowych. Wszystkie świadectwa pracy dodatkowo umieścił w części A1 ze względu na fakt, że są ze sobą powiązane tematycznie. Pracownik doniósł w trakcie zatrudnienia kolejne dwa świadectwa pracy. Pracodawca umieścił kopie doniesionych dokumentów również w podczęści A1. Wszystkie dokumenty w tej podczęści zostały ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane i umieszczone w wykazie dotyczącym tej podczęści akt osobowych.

AKTA W WERSJI ELEKTRONICZNEJ

W związku z wprowadzoną od 01.01.2019 możliwością prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, projekt rozporządzenia zawiera również szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 projektu;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4; projektu
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.
Zapewnienie możliwości „skutecznego wyszukiwania dokumentacji” w systemie teleinformatycznym, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.
Natomiast określenie „funkcjonalność” odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (§ 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 (§ 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10).

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować, wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzgledniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.
W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca mimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, nadal będzie musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący awansu czy też podwyżki. Pracownik w takim przypadku będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Dla celów porządkowych, dobrą praktyką będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminu pracy, tak aby pracownik nie miał wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego do niego pisma.

KOPIE DOKUMENTÓW

Projektodawca raz na zawsze rozstrzyga kwestie związane z wydawaniem pracownikowi kopii dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych.
W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
– w postaci papierowej, opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
– w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
– w postaci elektronicznej, albo
– w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w projekcie rozporządzenia oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo najbliższemu członkowi rodziny pracownika, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek dołącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika, w zależności od tego czy wydanie pracownikowi kopii całości lub części dokumentacji nastąpiło w trakcie zatrudnienia czy już po jego zakończeniu.

WYDANIE PRACOWNIKOWI CAŁOŚCI DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Przepisy przewidują również konieczność wydania pracownikowi, byłemu pracownikowi lub najbliższemu członkowi rodziny pracownika, całości dokumentacji pracowniczej w dwóch przypadkach:
1) zmiany postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej, czy to z wersji papierowej na elektroniczną czy z wersji elektronicznej na papierową,

2) po okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, która od 01.01.2019 ma wynosić 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Znowelizowany art. 94(9) Kodeksu pracy [Obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej]
(…)
§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
1)dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
2)przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
3)małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
4)rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

W obu, wskazanych powyżej przypadkach, pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi albo byłemu pracownikowi, informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca dokonuje tego doręczenia, za pośrednictwem:
– operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481, z późn. zm. 2)), zwanego dalej „operatorem” lub
– osoby upoważnionej przez pracodawcę lub
– środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

W przypadku braku możliwości doręczenia informacji lub zawiadomienia operator, pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika, byłego pracownika albo najbliższych członków rodziny pracownika (czyli osób wskazanych w art. 94(9) znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy), bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku nieodebrania informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni licząc do dnia pozostawienia wiadomości, operator pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Doręczenie informacji lub zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu,
ww. 14 dniowego terminu i w takim przypadku informację lub zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Jeśli informacja lub zawiadomienie dotyczyło możliwości odebrania poprzedniej wersji dokumentacji, to egzemplarz dokumentu umieszcza się w części B akt osobowych. Jeśli informacja lub zawiadomienie dotyczyło możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu na jego przechowywanie to dokument ten należy przechowywać w części C akt osobowych.

Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą:
– pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, albo
– osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy.

Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji, np. po przedstawieniu przez taką osobę do wglądu dokumentu poświadczającego fakt spełniania ustawowych przesłanek do odbioru dokumentacji w postaci aktu urodzenia, w przypadku, gdy pracownikiem był ojciec takiej osoby.
Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:
– na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
– za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba której dokumentacja pracownicza ma być wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

„Jednoznacznie zidentyfikowana” osoba, o której mowa powyżej, dotyczy identyfikacji osoby fizycznej możliwej do ustalania na odległość, gdyż taka właśnie identyfikacja będzie niezbędna w przypadku wydania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Celowo nie wskazano technicznego sposobu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, ponieważ może być przy tym wykorzystany środek identyfikacji elektronicznej rozumiany jako materialna lub niematerialna jednostka zawierająca dane identyfikujące osobę i używaną do celów uwierzytelniania dla usługi online (w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym) jak również usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w tych przepisach, a także inne metody w tym nawet zwykła poczta elektroniczna, jeżeli adresat potwierdzi chęć otrzymania i następnie otrzymanie dokumentacji podpisem elektronicznym umożliwiającym ustalenie jego tożsamości.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.
Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w projekcie rozporządzenia, tj.
– każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami dotyczącymi formatów plików oraz
– do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML.

EWIDENCJA

Projektowane rozporządzenie określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Są to: dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy ma być gromadzona (jak dotychczas) poza aktami osobowymi pracownika. Projektodawca doprecyzowuje jakie dokumenty mają się znaleźć w tzw. ewidencji czasu pracy i są to:

1) karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

3) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

4) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),
Ponadto, oddzielnie pracodawca ma prowadzić dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (czyli może to czynić jak do tej pory, przechowując wnioski urlopowe np. w odrębnym segregatorze) oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy).

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak również do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy pozostają w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie rozporządzenia.
Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 12 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.
Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6, w których mowa o konieczności wprowadzenia dodatkowej części akt osobowych, tj. części D, konieczności poświadczania kopii i odpisów dokumentacji „za zgodność z oryginałem”, możliwości przechowywania dokumentacji w częściach powiązanych tematycznie, oraz dokumentach, które należy przechowywać w ewidencji czasu pracy; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.
Jeżeli do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem dochodzi w przypadku, o którym mowa w art. 94(5) Kodeksu pracy, a rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy z tym pracownikiem nastąpiło przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, pracodawca dostosuje sposób prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika do przepisów rozporządzenia, w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym pracownikiem.

Art. 94(5). [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]
§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do niniejszego rozporządzenia, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.
Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

---

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.

---

TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:

Zastanawiasz się czy uległ zmianie kwestionariusz osobowe po wejściu w życie RODO? Podania jakich danych osobowych może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika? Czy kwestionariusze osobowe nadal mają moc prawną? Na jakiej podstawie pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata do pracy i pracownika?

Odpowiedź znajdziesz tutaj: KWESTIONARIUSZ OSOBOWY PO WEJŚCIU RODO

---

Od 1 stycznia 2019 zacznie obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja ustawy Kodeks pracy, pod numerem: Dz.U.2018.917 t.j. z dnia 2018.05.16

Dowiedz się jakie zmiany przygotował dla nas ustawodawca: ZMIANY W KODEKSIE PRACY OD 01.01.2019