Nowe obowiązki pracodawców od 1 września 2016 r.

Z dniem 1 września 2016 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące wprowadzenia obowiązku potwierdzania pracownikowi na piśmie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jakie nowe obowiązki będą dotyczyć pracodawców?

Przede wszystkim pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi umowę o pracę lub potwierdzenie pisemne. Obejmuje ono ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Należy to zrobić jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Pojęcie dopuszczenia do pracy

Ustawodawca nie sprecyzował pojęcia „przed dopuszczeniem” do pracy. Można jednak przyjąć, że wręczenie pracownikowi niezbędnej dokumentacji powinno odbyć się zanim ten rozpocznie wykonywanie swoich obowiązków. Zatem nie jest dopuszczeniem do pracy fizyczne stawienie się nowo zatrudnionego w zakładzie pracy w dniu rozpoczęcia pracy. Nie jest dopuszczeniem do pracy udział w szkoleniu BHP zanim pracownik rozpocznie wykonywanie powierzonej pracy. Nie ma zatem konieczności wręczania pracownikowi umowy o pracę czy potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia z wyprzedzeniem, np. w przeddzień rozpoczęcia przez niego pracy. Wystarcza wręczenie umowy o pracy w momencie stawienia się pracownika do pracy z wymaganą przepisami prawa dokumentacją i gotowością do rozpoczęcia pracy. Zatem w jego pierwszym dniu zatrudnienia zanim rozpocznie wykonywanie swoich nowych obowiązków.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa o pracę została wręczona pracownikowi z wyprzedzeniem. Jednak chciałabym zaznaczyć, że taki obowiązek nie wynika z nowych przepisów Kodeksu pracy.

Nowe obowiązki pracodawców i treść nowych przepisów

Jakie jest brzmienie nowego przepisu?

W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 29 § 2 otrzymuje brzmienie:
„§ 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”;

2) w art. 104(3) § 2 otrzymuje brzmienie:
„§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.”;

3) w art. 200(1) § 5 otrzymuje brzmienie:
„§ 5. Pracodawca jest obowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed dopuszczeniem go do pracy.”;

4) w art. 281 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, „.

Jakie zasady obowiązywały przed nowelizacją?

Przed nowelizacją ustawy – Kodeks pracy pracodawca miał obowiązek wręczyć pracownikowi umowę o pracę lub potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Zgodnie z przepisami mogło to nastąpić w dowolnym momencie tego dnia, nawet na koniec roboczej dniówki pracownika.

Dzień rozpoczęcia pracy to dzień wskazany w treści umowy o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy. Jednocześnie jest to pierwszy dzień zatrudnienia i fizycznego rozpoczęcia wykonywania pracy u nowego pracodawcy.

Zapoznanie z treścią regulaminu pracy

Nowelizacja ustawy Kodeks pracy nie zmienia zasad dotyczących zapoznawania nowozatrudnionego z treścią regulaminu pracy.

Zarówno przed nowelizacją, jak i po nowelizacji, pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy. Powinien to zrobić przed rozpoczęciem przez niego pracy, doprecyzowując: przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Nowe obowiązki pracodawców wobec pracowników młodocianych

Pracownik młodociany może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę przy wykonywaniu prac lekkich. Ich wykaz ustala pracodawca i umieszcza w treści regulaminu lub innego aktu funkcjonującego w zakładzie pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie młodocianego z wykazem tych prac przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

Przepis ten ujednolicono. Zatem po nowelizacji brzmi: „Pracodawca jest obowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed dopuszczeniem go do pracy”.

Przyczyna nowelizacji

W projekcie nowelizacji ustawy – Kodeks pracy czytamy: „Jak wynika ze sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2014 r. „nielegalne zatrudnienie polegające na powierzeniu pracy bez potwierdzenia na piśmie rodzaju umowy o pracę i jej warunków oraz niezgłoszeniu osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego stwierdzono w 18% kontrolowanych podmiotów (w 2013 r. – w 18%, w 2012 r. – w 16%). Nieprawidłowości te dotyczyły 6,2% osób objętych kontrolą (w 2013 r. – 7,4%, w 2012 r. – 6,6%), tj. ponad 10,3 tys. pracobiorców (w 2013 r. – 13,1 tys., w 2012 r. – 11,7 tys.).

Projekt ustawy i w związku z nim podpisana przez Prezydenta nowelizacja ustawy – Kodeks pracy ma na celu walkę z nielegalnym zatrudnieniem.

Obowiązujący przed 1 września 2016 przepis dawał pracodawcom swobodę co do momentu potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia pracownikowi. Często stawał się argumentem w walce z zarzutami Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie brakującej dokumentacji.

Nowy przepis ma na celu zapewnienie pracownikom gwarancji otrzymania pisemnego dokumentu potwierdzającego warunki zatrudnienia jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.

Przesłanie wiadomości drogą mailową, skanem lub w inny sposób bez zaopatrzenia go w bezpieczny podpis elektroniczny nie jest spełnieniem obowiązku potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Podstawa prawna:

– Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U.2016.910 z dnia 2016.06.27)