Co należy wiedzieć przy podpisaniu umowy o pracę?

Podpisanie umowy o pracę oznacza nawiązanie stosunku pracy. Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Na co należy zwrócić uwagę przy podpisaniu umowy o pracę?

Co należy wiedzieć przy podpisaniu umowy o pracę?

Umowa o pracę jest jedną z częściej stosowanych umów w Polsce, na podstawie której, osoba zatrudniona wykonuje pracę. Stronami umowy o pracę jest pracodawca oraz pracownik. Wszelkie kwestie związane z obowiązkami oraz z uprawnieniami przysługującymi z tytułu zawartego stosunku pracy reguluje ustawa – Kodeks pracy. Zgodnie z przepisami ustawy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Natomiast pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Na co warto zwrócić uwagę przy podpisaniu umowy o pracę?

Udostępnianie danych

Warto wiedzieć, że pracodawca ma prawo żądać ujawnienia konkretnych danych osobowych. Dotyczy to nie tylko zatrudnionego już pracownika, ale również kandydata do pracy. Dane te są niezbędne w celu ustalenia przysługujących pracownikowi uprawnień, przygotowania umowy o pracę, zgłoszenia do ubezpieczeń i spełnienia wszystkich ciążących na pracodawcy obowiązków związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, pracodawca ma prawo żądać wyraźnie wskazanych w Kodeksie pracy danych osobowych. Są to: imię lub imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz informacje o dotychczasowym przebiegu zatrudnienia.

Pracodawca może wymagać przedstawienia również innych danych osobowych pracownika. Dotyczy to imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika oraz numeru PESEL jeżeli podanie takich danych jest konieczne w celu skorzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień lub których obowiązek podania pracodawcy wynika z odrębnych przepisów.

W praktyce, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie wypełnienia kwestionariuszy osobowych. Inny dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a inny dla pracownika.

Wzory kwestionariuszy osobowych zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Kwestionariusze osobowe nie wyczerpują listy dokumentów, ~~do których wypełnienia zobowiązany~~ o których wypełnienie można poprosić przyszły pracownika. Należą do nich m.in:

oświadczenie rodzica wychowującego dziecko do lat 4 lub do lat 14,
oświadczenie PIT-2 do celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
numer rachunku bankowego w przypadku zgody na wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy,
oświadczenie pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego o pracę.

Inne dokumenty wymagane przy podpisaniu umowy o pracę

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy przedłożenia dokumentów, takich jak: świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku, dyplomu ostatnio ukończonej szkoły ale również orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Pracodawca może wymagać przedłożenia wszystkich świadectw pracy, które posiada zatrudniana osoba. Ma to na celu ustalenie przysługujących pracownikowi dodatkowych uprawnień, np. prawa do dodatku stażowego lub nagrody jubileuszowej. W interesie pracownika jest dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów w celu otrzymania dodatkowych uprawnień. Mogą one wynikać, np. z zapisów regulaminowych obowiązujących w danym zakładzie pracy.

Wstępne badania lekarskie

Pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Skierowanie na wstępne badania lekarskie wydaje pracodawca i to on pokrywa koszty związane z wykonaniem tych badań.

Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko lub stanowisko o tych samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy,
które są przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie,
przyjmowane do pracy, które jednocześnie pozostają w stosunku pracy z innym pracodawcą jeżeli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Konieczność podpisania umowy

Jednym z ciążących na pracodawcy obowiązków jest potwierdzenie na piśmie ustaleń zawartych między stronami. Pracodawca powinien przygotować umowę o pracę w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy pracownika, a pracownik powinien potwierdzić jej odbiór własnoręcznym podpisem.

Umowa o pracę to nie jedyny dokument, z którego treścią będzie musiał zapoznać się nowozatrudniony. Obok umowy o pracę, nieodłącznym elementem łączącego strony stosunku pracy jest informacja o warunkach zatrudnienia, która jak sama nazwa wskazuje, zawiera dodatkowe informacje na temat warunków zatrudnienia danej osoby.

Inne dokumenty przy podpisaniu umowy o pracę

Pracodawca jest zobowiązany potwierdzić na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy informacje dotyczące:

obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, nie jest zobowiązany do utworzenia regulaminu pracy. W takiej sytuacji musi dodatkowo poinformować pracowników o:

porze nocnej,
miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

Dodatkowe dokumenty, z którymi nowozatrudniony może się spotkać na etapie dopełniania formalności związanych z zatrudnieniem, to m.in.:

szczegółowy zakres czynności wykonywanych na danym stanowisku,
upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
dokument potwierdzający zapoznanie z treścią regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy,
dokument potwierdzający zapoznanie z zagrożeniami i ryzykiem zawodowym występującym na danym stanowisku pracy
zobowiązanie do przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
informacja o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych i ewentualnej wypłacie świadczeń urlopowych,
zgoda na udostępnienie pracodawcy danych osobowych zawartych w kwestionariuszach osobowych,
dokument potwierdzający zapoznanie się z przepisami dotyczącymi równego traktowania,
umowa o zakazie konkurencji.

Przepisy Kodeksu pracy nie uzależniają ważności umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Stosunek pracy można zawrzeć pomimo niezachowania formy pisemnej. Na przykład w sytuacji gdy umowa o pracę została zawarta ustnie lub poprzez dopuszczenie pracownika do pracy.

Treść umowy o pracę

Warto wiedzieć jakie elementy umowy o pracę powinny znaleźć się w jej treści i na co szczególnie zwrócić uwagę. W myśl przepisów Kodeksu pracy, umowa o pracę powinna określać strony umowy, rodzaj zawartej umowy, datę jej zawarcia oraz miejsce wykonywania pracy, wysokość ustalonego wynagrodzenia za pracę, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.

Data zawarcia umowy

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Dzień zawarcia umowy staje się równoznaczny z terminem rozpoczęcia pracy, jeżeli pracodawca nie wskazał jej w umowie.

Rodzaj umowy

Istnieje kilka rodzajów umów, które mogą zostać zawarte z pracownikiem. Warto zwrócić na to uwagę gdyż w zależności od rodzaju umowy różny będzie okres wypowiedzenia tej umowy.

Umowa o pracę można zawrzeć na:

okres próbny,
czas zastępstwa nieobecnego pracownika,
czas określony,
na czas nieokreślony,
czas wykonywania określonej pracy.

Jeśli z pracownikiem zawarto umowę na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy (choćby na okres 6 miesięcy i jednego dnia), w treści umowy może pojawić się dodatkowy element w postaci klauzuli o możliwości wypowiedzenia umowy z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Taką możliwość daje art. 33 Kodeksu pracy, bez tej klauzuli umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązuje się dopiero z upływem czasu, na który umowa została zawarta.

UWAGA! OD 0D 22.02.2016 r. OKRES WYPOWIEDZENIA UMOWY ZAWARTEJ NA CZAS OKREŚLONY USTALANY JEST NA PODSTAWIE ART. 36 § 1 KODEKSU PRACY.

Miejsce wykonywania pracy

Miejsce wykonywania pracy najczęściej określane jest poprzez wskazanie nazwy zakładu pracy oraz poprzez wskazanie konkretnego adresu. Może nim być siedziba pracodawcy, oddział bądź filia lub kilka miejsc i adresów. Może być nim również pewien obszar, np. miasta, województwa, a nawet całego kraju. Wszystko zależy od charakteru wykonywanej pracy. Dlaczego warto zwrócić uwagę na miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie o pracę?

Jednym z warunków uznania, że wyjazd pracownika należy traktować jako podróż służbowa, jest wykonywanie przez niego pracy na polecenie pracodawcy poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, natomiast przebywanie w podróży służbowej rodzi roszczenia o należności z tytułu diet.

Wynagrodzenie za pracę

Wynagrodzenie za pracę można ustalić poprzez wskazanie w umowie o pracę konkretnej kwoty wraz z innymi dodatkowymi składnikami wynagrodzenia. Informacja o wynagrodzeniu można zawrzeć w umowie o pracę poprzez odesłanie do właściwych przepisów wewnątrzzakładowych. Jednym z nich jest regulamin wynagradzania, który wyraźnie wskazuje wysokość wynagrodzenia pracowników pracujących na konkretnym stanowisku lub w konkretnym dziale.

Wynagrodzenie pracownika powinno wskazywać kwotę wynagrodzenia brutto. Nawet jeśli w umowie o pracę nie określono czy jest to kwota brutto czy netto, przyjmuje się, że pracownika obowiązuje kwota wynagrodzenia wskazana w umowie o pracę przed dokonanymi potrąceniami składkowo-podatkowymi.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy nie może otrzymywać wynagrodzenia niższego niż kwota minimalnego wynagrodzenia. Jednak w umowie o pracę może wskazać kwotę niższą od obowiązującego w danym roku kalendarzowym minimalnego wynagrodzenia. Ważne aby pracownik osiągnął kwotę minimalnego wynagrodzenia wraz z przysługującymi mu innymi świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy. Są to na przykład: dodatek stażowy lub premia.

Wysokość wynagrodzenia pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy, nie może być niższa niż 80 % wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy określa ilość godzin i dni do przepracowania w obowiązującym w danym zakładzie pracy okresie rozliczeniowym. Należy go ustalić przy podpisaniu umowy o pracę. Okres rozliczeniowy to przedział czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który planowana jest praca. Po jego upływie praca zostaje rozliczana.

Jeśli wymiar czasu nie został wskazany w umowie o pracę, uznajemy, że pracownika obowiązuje do przepracowania pełen wymiar czasu pracy. Oznacza to 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z pewnymi zastrzeżeniami. Chyba że przepisy szczególne przewidują inną normę czasu pracy do przepracowania, tak jak w przypadku lekarzy, których dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin 35 minut oraz przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Podstawa prawna:

art. 22. § 1, art. 221, art. 25, art. 26, art. 29, art. 775 § 1, art. 94, art. 1011, art. 129. § 1, art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2014.1502 j.t.)
Ustawa z dnia 10 października 2012 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U.2002.200.1679)
art. 93 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U.2015.618 j.t.)
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2014.1182 j.t)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286)

Kategorie