Wdrożenie HRnest to dopiero początek

Wdrożenie HRnest w organizacji to świetny krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia procesów kadrowych. Ale jak sprawić, by to narzędzie pracowało na pełnych obrotach i naprawdę odciążyło zespół HR oraz menedżerów?

W tym artykule pokażemy krok po kroku, jak maksymalnie wykorzystać możliwości HRnest

Przyjrzymy się również temu jak inne firmy z różnych branż zoptymalizowały swoje działania dzięki HRnest.

Ustawienia podstawowe 

Po wprowadzeniu podstawowych danych, takich jak:

• struktura organizacyjna,
• lista pracowników,
• limity urlopowe i typy wniosków,

warto przejść dalej i wykorzystać funkcje, które robią różnicę.

Funkcje HRnest – które naprawdę robią różnicę

Prawdziwe oszczędności czasu i usprawnienia zaczynają się wtedy, gdy wykorzystasz pełen potencjał systemu. Oto przewodnik po dostępnych funkcjach i ich praktycznych zastosowaniach:

Ewidencja czasu pracy (ECP)

Funkcja umożliwia:

• tworzenie grafików pracy (w tym pracy zmianowej),
• rejestrowanie obecności, nadgodzin, pracy zdalnej,
• generowanie gotowych zestawień czasu pracy.
• 8 sposobów rejestracji czasu pracy dopasowane do potrzeb firmy, 
• wskazywanie miejsca pracy (biuro, zdalnie, delegacja) – kontrola nad trybem pracy i lokalizacją bez potrzeby zewnętrznych narzędzi,
• podział uprawnień (HR, przełożony, pracownik) do podglądu i edycji rejestracji czasu.
• możliwość weryfikacji i zatwierdzania harmonogramów,
• historię edycji czasu pracy, filtrowanie po osobie, dacie, dziale, statusie itd.
• rejestrację czasu poprzez harmonogramy i z możliwością podziału na konkretny projekt czy stanowisko.

Plusy: zgodność z Kodeksem pracy, szybki eksport danych do działu kadr, ułatwienie rozliczeń, pełna przejrzystość, zgodność z wymogami ewidencji, ułatwianie audytów.

Urlopy i nieobecności

To najczęściej wykorzystywana funkcja, która pozwala:

• pracownikom składać wnioski urlopowe i sprawdzać limity online,
• menedżerom zatwierdzać urlopy jednym kliknięciem,
• działowi kadr prowadzić ewidencję zgodną z przepisami i eksportować dane do systemów kadrowo-płacowych,
• na wskazanie osoby zastępującej podczas składania wniosku urlopowego co ułatwia zachowanie ciągłości pracy – zautomatyzowana informacja o zastępstwach,
• prowadzić kalendarz urlopów pracownika, działu lub całej organizacji – co wpływa korzystnie na przejrzystość i dostępność danych – zarówno dla HR, jak i dla pracowników i menedżerów,
• na filtrowanie po typie wniosku, dacie, osobie, dziale,
• eksport do iCal i Excela oraz integrację z kalendarzami,
• masowe dodawanie oraz akceptację/odrzucanie wniosków,
• możliwość wystawiania wniosków za pracowników – duża oszczędność czasu przy obsłudze dużych zespołów.

Plusy: koniec z papierowym obiegiem i błędami w Excelu, lepsza organizacja pracy w zespole.

Delegacje

Automatyzuje proces:

• zgłaszania delegacji – wystawiania Polecenia Wyjazdu Służbowego (PWS)
• rozliczania kosztów podróży służbowych, połączenia PWS z rachunkami co gwarantuje pełną przejrzystość rozliczeń
• dołączania załączników: zdjęcia/skanów faktur, rachunków i biletów,
• archiwizacji dokumentów.

Ponadto masz dostęp do historii dokumentu: kto i kiedy dodał lub go zatwierdził.

Plusy: mniej ręcznych formularzy, kontrola nad wydatkami, uproszczony proces akceptacji.

Dokumenty

Umożliwia:

• elektroniczne udostępnianie dokumentów pracownikom (PIT-y, zaświadczenia, instrukcje, regulaminy),
• wsparcie w onboardingu, dzięki możliwości udostępniania dokumentów, przechowywania zasobów i kompetencji i możliwości zapoznania się z dokumentem,
• ustawienia powiadomień o kończących się szkoleniach z obszaru BHP, badaniach lekarskich i końcach umów,
• oznaczanie zapoznania się z dokumentem oraz dostęp do listy pracowników, którzy to zrobili,
• uporządkowane przechowywanie plików kadrowych.

Plusy: zgodność z RODO, eliminacja maili i drukowania dokumentów, łatwe potwierdzanie odbioru.

Integracje z innymi systemami

HRnest umożliwia integrację z:

• zewnętrznymi systemami kadrowo-płacowymi (np. Enova, Symfonia, Optima),
• kalendarzami Google/Outlook (automatyczne przenoszenie nieobecności),
• systemem ATS –  eRecruiter – dla obsługi rekrutacji.

Plusy: oszczędność czasu, automatyzacja przepływu danych, brak konieczności ręcznego wprowadzania danych w kilku systemach.

Raporty i zestawienia

Z każdej funkcji można tworzyć:

• raporty obecności, urlopów, delegacji,
• zestawienia czasu pracy,
• dane do kontroli i analiz HR  czyli możliwość eksportu do PDF, Excela, zewnętrznych programów.

Raporty dają  szerokie możliwości filtrowania, szeregowania i wybierania co ma się pojawić w raporcie!

 Plusy: gotowe raporty do ZUS, PPK, audytów; wsparcie w decyzjach kadrowych oraz przy kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych.

Co dalej?

1. Ustal osoby odpowiedzialne za obsługuję poszczególnych modułów
2. Zaplanuj szkolenie użytkowników
3. Zbieraj feedback od menedżerów
4. Rozwijaj konfigurację w oparciu o nowe potrzeby

HRnest to nie tylko narzędzie – to sposób na efektywne zarządzanie HR w praktyce.

Jednak aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia, warto przyjrzeć się, jak inne firmy z różnych branż zoptymalizowały swoje działania dzięki HRnest.

Automatyzacja procesów HR – przykład Morele.net

Firma Morele.net, będąca klientem HRnest od ponad 8 lat, z powodzeniem zautomatyzowała swoje procesy HR. Dzięki HRnest, Morele.net:

• Uprościło zarządzanie urlopami i nieobecnościami.
• Zintegrowało system z innymi narzędziami używanymi w firmie.
• Oszczędziło czas działu HR, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania danych.

Jak podkreśla Anna Szwagrzyk-Jakacka, Specjalista ds. Kadr i Płac w Morele.net:

„Łatwość obsługi, intuicyjność, dobra komunikacja z usługodawcą, spełnianie różnych potrzeb klienta. To właśnie te cechy sprawiły, że morele.net jest z HRnest do dzisiaj i to jest najlepsza rekomendacja.”

Eliminacja papierologii – doświadczenia ZEME

Firma ZEME, zajmująca się gospodarką odpadami, dzięki HRnest:

• Zrezygnowała z papierowych wniosków urlopowych.
• Ujednoliciła procesy HR w całej organizacji.
• Zintegrowała HRnest z firmowym kalendarzem, co ułatwiło planowanie nieobecności.

Anna Łowińska, Administration Manager w ZEME, zauważa:

„Od wdrożenia HRnest nie muszę martwić się przygotowaniem raportów i zestawień wysyłanych do działu kadr. Pani kadrowa ma ciągły dostęp do systemu i w razie potrzeby kontroluje sytuację w firmie.”

Poprawa komunikacji i efektywności – case study Zaufane

Zaufane.pl to narzędzie do pozyskiwania, zarządzania i publikowania opinii produktowych i o sklepie, dzięki HRnest:

• zautomatyzowano m.in. wnioski urlopowe i ewidencję czasu pracy, co zmniejszyło ilość ręcznej pracy i papierologii,
• pracownicy działu HR zyskali więcej czasu na inne, bardziej strategiczne zadania,
• zyskała możliwość korzystania z systemu z dowolnego miejsca ułatwiła pracę zdalną i hybrydową, a także bieżący dostęp do danych,
• managerowie zyskali czytelny wgląd w plany urlopowe swoich zespołów i mogli lepiej planować pracę,
• wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu i są dostępne tylko dla uprawnionych osób,
• system generuje raporty, które pozwalają podejmować decyzje w oparciu o konkretne dane,
• wdrożenie nie było skomplikowane, a wsparcie techniczne było na wysokim poziomie.

Sebastian Horoszko – Prezes zarządu podkreśla:

“Każdy pracownik Zaufane oszczędza około 2 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji procesów HR. Dział Administracji oszczędza jeszcze więcej, ponieważ na koniec miesiąca nie musi wszystkiego szukać na mailach i odpowiadać na różnego rodzaju pytania. Po prostu eksportuje gotowy raport.” 

Szybszy obieg informacji – doświadczenia ExpertSender

ExpertSender, firma z branży marketing automation, dzięki HRnest:

• Zautomatyzowała obieg dokumentów.
• Ułatwiła kontrolę nad urlopami i delegacjami.
• Zwiększyła efektywność działu administracji i finansów.

Joanna Gładkowska, Administration & Finance Specialist w ExpertSender, zauważa:

„Wdrożenie systemu HRnest bardzo usprawniło pracę w naszej firmie. Mamy większą jasność przepływu informacji, jesteśmy odciążeni ze żmudnych działań, które obecnie są w dużym stopniu zautomatyzowane.”

HRnest jako użytkownik własnego systemu

HRnest, jako firma, również korzysta ze swojego systemu od momentu pojawienia się pierwszych pracowników. Ponadto w HRnest nie wydrukowano ani jednego papierowego wniosku urlopowego!  Dzięki temu:

• Wszystkie procesy HR są uporządkowane i działają bardzo sprawnie.
• Pracownicy mają dostęp do danych z dowolnego miejsca.
• Oszczędzają czas i nerwy związane z tradycyjnymi procesami HR.

Marek Jereczek, CEO HRnest, podkreśla:

„Dzięki systemowi online zyskuję co najmniej 20 godzin miesięcznie.”

Podsumowanie – korzyści z pełnego wykorzystania HRnest

Obszar	Korzyści
Automatyzacja procesów	Mniej ręcznego klikania, więcej czasu na ważne rzeczy. System sam przypomina, zlicza, raportuje.
Eliminacja papierologii	Koniec z segregatorami i szukaniem dokumentów. Wszystko online, dostępne z każdego miejsca.
Poprawa komunikacji	Pracownicy wiedzą, gdzie sprawdzić urlopy. Kadry nie muszą odpowiadać na te same pytania.
Efektywność administracyjna	Mniej błędów i chaosu, szybsze rozliczenia. HR działa sprawniej bez zwiększania zespołu.
Dostępność danych	Masz pod ręką aktualne informacje – kto pracuje, kto jest na urlopie, co trzeba zatwierdzić.

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach HRnest? Odwiedź stronę https://hrnest.pl/klienci/ i zapoznaj się z dodatkowymi case studies oraz opiniami klientów.