Czy można wysłać umowę mailem?

Forma elektroniczna nie jest tym samym co postać elektroniczna. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest wymagany ilekroć w Kodeksie pracy umowa o postaci elektronicznej. Jako wystarczające uważa się przesłanie skanu dokumentu pisemnego lub wiadomości e-mail.

Przykład 1:

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika wymagają formy pisemnej, czyli muszą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej (elektroniczna = podpis kwalifikowany).

Przykład 2:

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o jego warunkach zatrudnienia, co oznacza, że jeśli nie sporządzi dokumentu w formie pisemnej, będzie mógł przekazać informacje zawarte w art. 29 § 3 Kodeksu pracy np. drogą mailową, na służbowy adres email pracownika.

Przykład 3:

Art. 94¹. [Informacja o przepisach dotyczących równego traktowania]

Pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Oświadczenie woli

Dobrze jest zapamiętać, że zgodnie z art. 78(1) ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Przepis ten oznacza w praktyce, że o formie elektronicznej mówimy wtedy, gdy oświadczenie woli składającego zostało opatrzone: